Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis Melaui Outline
A. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. Bertele-tele
Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan
2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan, dan tidak penting, dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, di samping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit memahami poin-poin penting yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih besar menjadi terabaikan.
Keempat masalah tersebut sering terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.
B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik
Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.
b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik di samping membantu audiens dalam memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk kepada manajer toko, namun memperoleh jawaban yang tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan telah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, namun tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to thepoint).
c. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan waktu audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang di sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam dunia bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.
C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide; kemudian Anda menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting tahap pertarna ini.
Apabila Anda menyusun pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Hal ini karena dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline juga akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yang mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, maka tahap kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide Anda, Anda siap untuk memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan Langsung
Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) maupun pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih di antara kedua alternatif tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut :
a. Direct Request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) dapat berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat membuat surat permintaan langsung. Permintaan langsung menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika Anda memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap Anda, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, para audiens akan senang mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan langsung.
c. Pesan-pesan Bad News
Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung. Jika Anda mempunyai berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian. pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.
Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori, yaitu informasional dan analitikal.
