Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi
A. HUBUNGAN KOMUNIKASI
Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan. Secara umum. Komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi; (2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.
Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Penelitian yang dilakukan oleh J. Michael Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen dari hari-hari kerja mereka dengan menggunakan komunikasi verbal, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Tetapi, tidak berarti bahwa bentuk komunikasi yang lain, yaitu komunikasi nonverbal tidak penting bagi suatu organisasi.
Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.
a. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat formal maupun nonformal. Untuk dapat menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak, manajemen menengah, manajemen bawah dan karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.
Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam menetapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut, sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit yang ada dalam organisasi tersebut.
b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang dalam organisasi tersebut membuat keputusan-keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan/alternatif yang ada, dengan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut harus dilaksanakan, dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
c. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, antara lain: biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan tingkat persediaan yang ada.
d Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, ia harus mengumumkan secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.
Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi umpan balik (feedback) atas prestasi yang telah dia capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.
e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan eksternal) atau pelanggannya dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan berbagai macam bentuk simbol seperti arah panah, dan sejenisnya juga merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhubungan dengan pelanggan atau konsumennya.
Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer service), komunikasi juga mempunyai peranan penting, misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon dari konsumen, maupun penanganan masalah-masalah yang berkaitan dengan pengaduan dari konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya menggunakan banyak komunikasi.
f. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi dengan pernasok maupun pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yang terkait.
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.
g. Membuat Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Scorang perancang (designer) merancang produk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan manajer penjualan melakukan penjualan. Kegiatan-kegiatan di atas memerlukan banyak komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat.
Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, misalnya peraturan yang berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minumum regional (UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, dan penentuan lokasi usaha. Kegiatan-kegiatan. tersebut memerlukan. komunikasi pula.
B. POLA KOMUNIKASI
Meskipun sernua organisasi harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian mformasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit.
Bagaimana pola komunikasi terjadi dalam suatu organisasi? Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel).
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Selanjutnya, akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal (Montana, 1993; Greene, 1985).
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah
Secara sederhana, transformasi informasi dari pimpinan dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi dari atasan ke bawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Di samping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun buletin.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu:
1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.
4. Untuk memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
5. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanarnkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.
b. Komunikasi dari Bawah ke Atas
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom up atau upward communications) berarti alur informasi berasal dari bawahan menuju ke atasan. Informasi mula-mula berasal dari para karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi, dan akhirnya ke manajer umum.
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Kalau tidak, informasi sebagus apa pun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, karena yang muncul hanyalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.
Berikut ini adalah sebuah bagan organisasi yang menggambarkan alur komunikasi dari bawah ke atas.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan karena para bawahan beranggapan bahwa dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa arnan dalam suatu organisasi tersebut.
c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communications) atau sering disebut juga dengan istilah kornunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departernen yang merniliki kedudukan sejajar.
Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi dengan teman-temannya di departernen yang berbeda, terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam. suatu organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen.
d. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Kornunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara. dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pernasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manaJer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.
Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang dari bentukbentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi dari atas ke bawah. Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan menunjukkan bahwa, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi yang berskala besar, manakala terdapat saling ketergantungan (interdependence) di antara bagian atau departemen-departemen yang ada dalam organisasi tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, di antaranya adalah:
- Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional.
- Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Di samping memiliki kebaikan atau keuntungan, komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif.
e. Keterbatasan Komunikasi Formal
Meskipun saluran komunikasi formal sangat penting bagi organisasi besar, namun ia memiliki dampak yang kurang menguntungkan baik dari sudut pandang individual maupun perusahaan.
Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat frustrasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi besar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada di bawahnya. Artinya, banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara, langsung dengan manajer puncak.
Kemudian, bagaimana jika dipandang dari sudut pandang perusahaan? Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat menggambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalahpahaman.
Setiap pesan yang mengalir baik dari atas maupun bawah memungkinkan adanya perubahan terhadap pesan aslinya. Sebagai akibatnya, bawahan mungkin menerima suatu informasi yang kabur dari atasannya; begitu pula para atasan (manajer puncak) akan memperoleh suatu gambaran yang tidak lengkap atau kurang pas terhadap apa yang sebenarnya terjadi di tingkat bawah.
Kemudian, bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu cara untuk mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi dalam komunikasi adalah mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi flat/mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi. Struktur organisasi flat dapat digambarkan dalam bagan berikut ini.
1. Saluran Komunikasi Informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasi yang ada ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur hierarki yang ada. Namun dalam praktik, nampaknya garis-garis dan kotak-kotak yang tergambar dalam struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi antara yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu, keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tak dapat dielakkan. jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk memantau para karyawannya dalam melakukan tugas pekerjaan.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat dan kedudukan/ jabatan, dapat berkomunikasi secara luas Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron TV, kadangkala mereka juga bicara hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang yang lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber informasi dalam suatu organisasi. Mereka kadangkala tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap informasi yang berasal dari para manajer suatu organisasi.
C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi. Kedua hal tersebut dapat dijelaskan berikut ini.
1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) adalah lebih banyak daripada dalam organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimumkan biaya tersebut, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.
a. Mengurangi Jumlah Pesan
Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber-sumber (uang/bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya pada seberapa banyak surat-surat yang akan dikirim ke luar. Di samping itu, organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan. Jika suatu pesan perlu disampaikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga. Tetapi, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti melalui telepon atau tatap muka.
b. Instruksi yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun, dalam hal ini manajer mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi mengetahui apa yang harus dilakukannya. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga dapat menghindarkan dirinya dari kesalahan dalam memberi instruksi. Komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis mempengaruhi arti setiap pesan. Di samping itu, manajer juga seharusnya tetap berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan untuk memberikan umpan balik terhadap perkembangan suatu pesan.
c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting, karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Coba Anda bayangkan, bila seorang manajer bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri.
d. Melatih Petugas
Seorang yang memegang pensil tidak harus menjadi penulis yang baik; seorang yang memiliki suara yang menarik juga tidak selalu dapat menjelaskan sesuatu dengan jelas kepada khalayak. Dalam kenyataannya, penulis maupun pembicara yang tidak memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan. Keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan atau tugasnya berhubungan erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.
2. Penanganan Krisis Komunikasi
Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kernampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.
Berikut ini adalah beberapa contoh kejadian yang menimpa suatu organisasi perusahaan yang harus ditangani dengan seksama.
a. Kasus Pertama
Perusahaan Jamu PT. Kuku Raksasa memproduksi obat pegal linu dalam berbagai macam bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul maupun kaplet. Seorang wanita dikabarkan meninggal dunia setelah minum obat pegal linu dari PT tersebut. Mendengar kejadian itu, aparat keamanan dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan dan pemeriksaan di tempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tersebut mengandung suatu campuran zat yang berbahaya bagi manusia. Setelah beberapa lama kematian itu terjadi, hasil pemeriksaan di laboratorium menunjukkan bahwa penyebab kematiannya berasal dari obat yang diproduksi PT. Kuku Raksasa. Melihat kejadian tersebut, bagaimana pendapat Anda?
b. Kasus Kedua
Dalam beberapa kejadian terpisah, menurut laporan konsumen dari beberapa provinsi, ditemukan campuran zat-zat pengawet makanan yang berbahaya dalam makanan bayi yang Anda produksi. Anda kemudian melakukan pengecekan ke beberapa daerah yang melaporkan hal tersebut, tetapi tidak menemukan bukti yang cukup mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan secara menyeluruh, tidak ditemukan masalah baik di bagian produksi maupun distribusi. Namun, perlu diingat bahwa berita tentang tercampurnya zat-zat kimia berbahaya tersebut telah menyebar ke beberapa daerah. Melihat kondisi itu, apa yang perlu dilakukan oleh perusahaan tersebut?
c. Kasus Ketiga
Sebuah perusa-haan penghasil penyedap masakan terpaksa didemo oleh warga masyarakat yang ada di sekitar wilayah perusahaan tersebut. Warga masyarakat berpendapat bahwa akibat pembuangan limbah pabrik tersebut, sawah-sawah milik para petani tersebut menjadi tidak subur lagi.
d. Kasus Keempat
Sebuah industri penghasil tahu yang berlokasi di lingkungan pemukiman warga, belakangan ini menjadi bahan pembicaraan warga masyarakat. Mereka berpendapat bahwa industri tahu di wilayah tersebut mengganggu warga terutama karena bau limbah tahu yang dialirkan melalui saluran-saluran air warga setempat. Di samping itu, saluran-saluran air warga setempat menjadi keruh dan kotor karena limbah tahu tersebut.
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Namun, yang jelas bahwa munculnya krisis dalam suatu perusahaan dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan, baik itu produk maupun reputasi perusahaan yang bersangkutan. Berapa banyak biaya yang harus diperlukan untuk memperbaiki citra suatu perusahaan yang sedang dilanda krisis? Apabila suatu perusahaan gagal dalam menangani krisis yang terjadi, maka reputasi perusahaan akan menjadi pudar dan kerugian tak dapat dihindarkan.
Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada dua falsafah dalam komunikasi, yaitu: (1) bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu; atau (2) katakan apa yang terjadi dan sesegera mungkin. Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil, sebagai contoh perusahaan Johnson & Johnson dan Gerber yang berpusat di Amerika.
Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:
1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
2. Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan. Yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah, segera mohon maaf.
5. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui tindakan nyata.
D. MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI
Sebagaimana Anda ketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan Anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan Anda sebagai komunikator. Bila Anda tahu dinamika komunikasi, Anda akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Keterampilan Anda dalam berkomunikasi akan sangat berpengamh terhadap keberhasilan Anda dalam dunia bisnis.
Apakah Anda seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan, pialang, peneliti, spesialis sumber daya manusia, spesialis informasi, atau lainnya, Anda perlu kemampuan berkomunikasi dengan orang lain secara efektif dan efisien. Namun demikian, beberapa jenis pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih besar daripada yang lain. Sebagai contoh, seorang salesman perlu menjadi komunikator yang baik, dan juga spesialis hubungan masyarakat (public relations).
Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam. komunikasi bisnis adalah:
1. Membaca.
2. Mendengar.
3. Percakapannya menarik.
4. Wawancara.
5. Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil.
6. Berpidato dan presentasi.
7. Menulis surat, memo, dan laporan.
Barangkali, tempat terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi secara jujur. Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin Anda adalah seorang pendengar yang baik, atau mungkin penulis yang baik. Dalam beberapa hari kemudian, coba perhatilcan kemampuan Anda berkomunikasi, ada perbaikan atau tidak. Coba perhatikan cara Anda berkomunikasi, yang benar dan yang salah. Selanjutnya, pusatkan dan kembangkan keterampilan Anda pada bidang-bidang yang paling lemah. Cara terbaik untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.
