Cara Merevisi Pesan-Pesan Bisnis
A. Keterampilan Merevisi
Menulis pesan-pesan bisnis tidaklah semudah menulis surat kepada saudara kandung, orang tua, atau teman akrab. Menulis surat bisnis tidak bisa ditulis sekali jadi. Menulis surat bisnis bukanlah permainan sulap, bim salabim langsung jadi. Untuk membuat surat bisnis yang baik perlu suatu proses yang cukup. Apabila penulisan draft telah diselesaikan, masih diperlukan penelaahan (review) dan perbaikan lagi, baik dari sudut isi maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan bahasa, serta format penulisannya :
1. Cara Mengedit Isi dan Pengorganisasiannya
Untuk mengevaluasi aktivitas suatu pesan bisnis secara menyeluruh, keseluruhan dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan cepat. Pada saat melakukan evaluasi, perlu dipusatkan perhatian pada isi, organisasi, dan alur surat-surat bisnis tersebut. Dilain pihak, dalam komunikasi bisnis, perlu Anda perhatikan bahan-bahan yang perlu, penting, dan relevan dengan pesan-pesan yang ingin Anda sampaikan. Jangan sekali-kali Anda memasukkan bahan-bahan yang tidak perlu, tidak penting, dan tidak relevan dengan pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Pada fase awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama mencakup subjek, maksud, dan organisasi bahan.
2. Mengedit Gaya Penulisan
Setelah Anda merasa yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan-pesan bisnis, maka Anda perlu memusatkan perhatian pada gaya penulisan. Cobalah tanya pada diri sendiri, apakah Anda telah mendapatkan suatu kesan yang baik bagi audiens Anda? Gunakan kata-kata frasa yang mampu menghidupkan pesan-pesan Anda, sehingga semakin menarik bagi audiens Anda. Pada saat yang sama, Anda perlu mencek apakah pesan-pesan yang disampaikan. jelas, tidak membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens, apakah informasi penting sudah dinyatakan, dan apakah transisi yang digunakan di antara kalimat dinyatakan secara jelas?
Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens Anda menangkap pesan-pesan Anda, maka perlu dibuat judul, sub-subjudul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.
3. Mengedit Format
Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan-pesan bisnis adalah mengedit format secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, dan tanda baca, maka format penulisannya tidak boleh diabaikan begitu saja. Kalau format penulisannya menarik, maka audiens Anda akan senang membacanya. Terlebih lagi, format penulisan yang ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik.
B. Memilih Kata Yang Tepat
Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang dipergunakan untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang disampaikan kepada orang lain mudah untuk dimengerti, Anda harus dapat memilih kata-kata dengan sebaikbaiknya.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peranan kata menjadi penting artinya. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang-buang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjacti terganggu. Oleh karena itu, agar maksud komunikasi dapat tercapai, maka perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :
1. Pilihlah Kata yang Sudah Familiar/Dikenal
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis gunakanlah kata-kata yang sudah familiar, kata-kata yang umum, kata-kata yang lazim digunakan, sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat bingung audiens.
2. Pilihlah Kata-Kata yang Singkat
Di samping Anda memilih kata-kata yang sudah familiar, Anda perlu juga memilih kata-kata yang singkat untuk penyampaian pesan-pesan Anda. Penggunaan kata-kata yang singkat, selain efisien juga mudah dipahami oleh audiens.
3. Hindarkan Kata-Kata yang Bermakna Ganda
Dalam memilih kata-kata untuk menyarnpaikan pesan-pesan bisnis, Anda perlu juga menghindarkan kata-kata yang memiliki berbagai pengertian. Pernilihan terhadap kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam-macam pada audiens. Akibat selanjutnya adalah kernungkinan tidak tercapainya maksud penyarnpaian pesan-pesan bisnis Anda.
C. Membuat Kalimat Efektif
Kalimat merupakan sarana untuk menyampaikan pesan kepada orang lain. Dengan kalimat Anda dapat memanggil, memarahi, menasehati, mengemukakan pendapat, menyuruh orang lain, memperingatkan orang lain, dan mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang Anda sampaikan dapat dengan mudah dimengerd pembaca, kalimat harus disusun secara efektif Apa yang dimaksud dengan kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang secara sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Sebagaimana Anda ketahui bahwa senap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Masing-masing subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan "siapa" atau "apa yang dilakukan oleh kata kerja. Subjek (subject) merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu-yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
Bagaimana Anda dapat mengenali subjek suatu kalimat? Untuk dapat mengenali subjek suatu kalimat, Anda dapat mengajukan pertanyaan "siapa" atau "api" sebelum kata kerja. Sebagai contoh sederhana adalah sebagai berikut:
Johni Mathis adalah penyanyi temama di Amerika Serikat.
Sumarni berbelanja di Pasar Klewer Solo.
Siapa penyanyi ternama di Amerika Serikat? Siapa yang berbelanja di Pasar Klewer Solo? Jawaban atas kedua pertanyaan tersebut merupakan subjek kalimat. Jadi, Johni Mathis dan Sumami adalah subjek suatu kalimat.
Predikat (predicate) biasanya kata kerja, berkaitan erat dengan apa yang menjadi subjeknya. Ia menjelaskan tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda dapat mengenali predikat iengan cara mengaJukan pertanyaan "melakukan apa" setelah subjek.
Manto membeli permen di toko Pqjok.
Seorang polisi menangkap pencuri ayam.
Manto melakukan kegiatan apa? Seorang polisi melakukan kegiatan apa? Jawaban atas kedua pertanyaan tersebut merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua kata tersebut, membeli dan menangkap, adalah kata. kerja yaitu suatu kata yang melakukan tindakan (action).
Di samping subjek dan predikat, suatu kalimat dapat dilengkapi dengan pelengkap (complements) yang akan memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara lain objek langsung (direct object) dan objek tik langsung (indirect object). Untuk dapat mengetahui objek langsung, Anda dapat mengajukan pertanyaan "siapa" atau "apa' setelah kata kerja. Sebagai contoh adalah sebagai berikut:
Jamal Mirdad menerima piala Citra.
Sumaryono terpilih sebagai ketua karang taruna.
Jamal Mirdad menerima apa? Sumaryono terpilih sebagai apa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tersebut, merupakan objek langsung.
Bagaimana dengan objek tak langsung? Objek tak langsung adalah kata benda yang menjelaskan kepada siapa atau kegiatan apa yang dilakukan oleh kata kerja. Sebagai contoh adalah sebagai berikut:
Ia menulis surat untuk Johny.
Majikan memberi bingkisan kepada karyawan.
la menulis surat untuk siapa? Majikan mernberi bingkisan kepada siapa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tersebut merupakan objek tak langsung.
1. Tiga Jenis Kalimat
Secara umum, ada tiga jenis kalimat, yaitu kalimat sederhana, kalimat majernuk, dan kalimat kompleks.
a. Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana (simpk sentence) hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun, tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tak langsung.
b. Kalimat Majemuk
Kalimat majernuk (compound sentence) berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mernpunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan anak kalimat yang dapat berdiri sendiri atau mernpunyai pengertian yang utuh. Sedangkan klausa dependen adalah anak kalimat yang tidak dapat berdiri sendiri, sehingga tidak memiliki pengertian yang utuh. Suatu kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung i dan, tetapi, atau.
c. Kalimat Kompleks
Kalimat kompleks (complex sentence) berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen.
Dalam menyusun suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling tepat atau sesuai dengan pernikiran atau ide yang Anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah ide yang memiliki tingkat kepentingan yang sama, maka Anda dapat memilih kalimat majernuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana. Namun, jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah ketimbang yang lain, maka Anda dapat memilih kalimat kompleks.
2. Cara Mengembangkan Paragraf
Secara urnum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat kesimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai dari kesimpulan kemudian baru diikuti dengan alasan-alasannya. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan dengan memberikan ilustrasi atau contoh, perbandingan (persarnaan dan perbedaan), pernbahasan sebab-akibat, klasifikasi, dan Pernbahasan pernecahan masalah. Pendekatan mana yang akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens, dan maksud suatu pesan.
a. Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat menggunakan suatu ilustrasi atau contoh yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan urnum.
b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan suatu paragraf dengan cara membandingkan persarnaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran.
c. Pembahasan Sebab-Akibat
Ketika Anda mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian. pada alasan-alasan terhadap sesuatu hal. Mengapa sesuatu hal. tersebut harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan?
d. Klasifikasi
Paragraf dapat dikembangkan dengan cara. melakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-ide urnum ke dalam ide-ide yang lebih khusus.
e. Pembahasan Pemecahan Masalah
Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan masalah, kernudian disajikan bagaimana cara pernecahan masalah tersebut.
Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan pengaruh yang Anda berikan kepada audiens adalah dengan memusatkan ide/gagasan tunggal (kesatuan ide) untuk setiap paragraf dan perlu tetap dijaga agar suatu parag penulisannya singkat saja. Oleh karena tidak ada ketentuan secara pasti bera kalimat untuk setiap paragraf, maka Anda dapat mengembangkan sendid berbagai macam variasi, jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalli panjang. Yang penting suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, jelas, dan menggunakan kata-kata transisi sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya.
