Pengertian Dan Hakekat Organisasi
Setiap manusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi anggauta dari berbagai organisasi, seperti organisasi bidang sosial atau kemasyarakatan , organisasi bidang politik, organisasi bidang pendidikan dan sebagainya. Organisasi akan meresap ke dalam masyarakat atau kehidupan sehari-hari, dan manusia akan berada dalam lingkungan organisasi. Organisasi-organisasi ini mempunyai kesamaan dalam pengelolaannya. Kesamaan tersebut antara lain ada tujuan, keanggotaan, struktur dan sistem serta prosedurnya
Kesamaan yang pertama yaitu adanya suatu tujuan, tanpa tujuan organisasi tidak dapat dibentuk.. Tujuan ini tentunya sesuai dengan jenis organisasinya. Tujuan suatu organisasi biasanya tergambar pada sasaran-sasaran baik jangka panjang maupun jangka pendek. Secara umum sasaran dari tujuan organisasi adalah mencapai tingkat pertumbuhan, perkembangan, keuntungan dan keberlangsungan dari organisasi itu sendiri. Kesamaan yang kedua adalah bahwa organisasi mempunyai kumpulan orang-orang, satu orang yang berusaha mencapai tujuan secara sendiri tidak dapat dikatakan sebagai organisasi. Organisasi adalah sekumpulan atau sekelompok orang ( lebih dari dua orang) yang mempunyai maksud yang sama untuk mencapai tujuannya. Kesamaan yang ketiga adalah organisasi perlu mengembangkan suatu struktur agar anggota dapat melaksanakan pekerjaan dengan mudah dan baik. Struktur organisasi sebagai gambaran dari hubungan-hubungan wewenang dan tanggungjawab yang dapat dipergunakan sebagai alat penyalur tugas, informasi, resources, dan perintah-perintah. Struktur organisasi senantiasa harus disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan yang berubah-ubah, karena manusia yang menjalakan pekerjaan bukan struktur organisasinya. Kesamaan yang keempat adalah organisasi memiliki sistem dan prosedur. Organisasi mempunyai aturan-aturan yang ditetapkan bersama dan harus dijalankan dengan komitmen. Sistem dan prosedur dalam organisai tercermin dari kebujakan-kebijakan manajer tentang cara kerja, sistem rekrut, pengawasan, dan pelaporan.
Organisasi dapat memberi manfaat bagi masyarakat. antara lain;
- Organisasi mengubah kehidupan masyarakat. Manfaat ini dapat diamati dari banyaknya organisasi dapat membuat kehidupan menjadi lebih baik,. misal organisasi kesehatan membuat masyarakat menjadi sehat jasmani, organisasi pendidikan menjadi masyarakat menjadi cerdas, organisasi kemilteran dan kepolisian membuat masyarakat menjadi aman
- Organisasi sebagai penuntun pencapaian tujuan. Dengan berorganisasi pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.
- Organisasi menawarkan karier. Organisasi merupakan sekumpulan orang yang mempunyai ketrampilan, pengetahuan dan tujuan. Oleh karena itu orang yang ingin mengembangkan karienya dapat bergabung dalam suatu organisasi, karena organisasi akan selalu menawarkan karier pada seseorang yang mempunyai pengetahuan dan ketrampilan yang lebih.
- Organisasi sebagai cagar ilmu pengetahuan. Dengan berorganisasi pengetahuan dapat ditingkatkan terus. Sejarah masa lalu dapat didokumenkan, penelitian-penalitian dapat dikembangan, demikian juga dengan pekerjaan-pekerjaan yang tidak dapat dilakukan sendiri dapat dilakukan bersama. ( Amirullah, 2004, 6)
Organisasi sebagai sekelompok orang yang berkerja sama dalam suatu cara yang terstruktur, dan terkoordinasi untuk mencapai tujuan bersama. Untuk mencapai tujuan organisasi dapat menggunakan sumberdaya-sumberdaya yang ada di lingkungannya . Sumberdaya tersebut adalah manusia, finansial, fisik dan informasi. Sumberdaya manusia termasuk bakat manajerial dan tenaga kerja, sumberdaya finasial adalah modal yang digunakan organisasi untuk mendanai operasi yang berjalan baik operasi jangka panjang maupun jangka pendek, sumber daya fisik meliputi fasilitas gedung, kantor dan peralatannya,serta bahan yang dipergunakan dalam operasionalnya, sumber daya informasi adalah data-data yang digunakan dalam membuat keputusan yang efektif.
Manajer dalam mencapai tujuan organisasi bertanggungjawab untuk mengkombinasikan dan mengkoordinasikan berbagai sumberdaya tersebut,misal seorang walikota (manajer ) akan menggunakan polisi, dana pemerintah, kantor polisi yang ada, data ststistik kejahatan yang terinci untuk membuat program pencegahan kejahatan. Bagaimana walikota dan manajer-manajer lainnya mengkombinasikan dan mengkoordinasikan berbagai jenis sumber daya tersebut.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa konsep dasar organisasi adalah
- Suatu organisasi selalu mempunyai tujuan
- Adanya spesialisasi dan pembagian kerja
- Spesialisasi akan mempunyai manfaat apabila dikoordinasi
- Koordinasi adalah mengintegrasikan kegiatan-kegiatan serta usaha-usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan
- Untuk meralisasi tujuan perlu ada prosedur kerja yang lebih rinci
- Kenyataan bahwa organisasi berada dalam suatu lingkungan yang dinamis karena yang menjadi odyek dan subyeknya adalah orang.
Organisasi mempunyai batasan-batasan tertentu (boundaries), dengan demikian seseorang yang mengadakan hubungan interaksi dengan pihak-pihak lain tidak atas kemauan sendiri, mereka sendiri, mereka dibatasi oleh aturan-aturan tertentu. Organisasi merupakan suatu kerangka hubungan yang berstruktur di dalamnya dan berisi wewenang, tanggung jawab, dan pembagian tugas untuk menjalankan sesuatu fungsi tertentu.
Setiap organisasi mempunyai struktur yang berbeda yang dapat mempengaruhi sikap dan perilaku anggotanya. Sebagaimana diketahui bahwa tujuan pengorganisasian antara lain adalah: membagi pekerjaan yang harus dilakukan menjadi departemen-departemen dan jabatan yang terperinci, membagi-bagi tugas dan tanggung jawab berkaitan dengan masing-masing jabatan, mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi, mengelompokkan pekerjaan-pekerjaan ke dalam unit-unit, membangun hubungan di kalangan individu, kelompok, dan departemen, menetapkan garis-garis wewenang formal, mengalokasikan dan memberikan sumber daya organisasi.
Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat, tepatnya struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini. Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi, inovasi, minimalisasi biaya dan imitasi dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.
Stuktur organisasi menentukan bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika mereka hendak mendesain struktur organisasi mereka. Keenam elemen tersebut adalah spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi serta formalisasi.
- Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
- Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
- Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
- Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
- Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
- Formalisasi sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Organisasi bukanlah sesuatu yang konkrit, karena organisasi tidak berwujud. Agar organisasi lebih konkrit, organisasi perlu diberi nama sesuai dengan kegiatan dan tujuan yang akan dicapai. Dengan demikian, agar organisasi lebih konkrit, organisasi harus mempunyai nama dan struktur organisasi. Struktur adalah cara bagaimana sesuatu itu disusun. Sesuatu yang ada dalam organisasi adalah pekerjaan-pekerjaan, dan pekerjaan-pekerjaan dalam organisasi itu saling berhubungan. Oleh karena itu struktur bertalian dengan hubungan-hubungan pekerjaan yang terdapat di dalam pekerjaan yang relatif pasti. Hubungan yang relatif pasti itu timbul sebagai hasil dari proses pemecahan atas empat masalah yang dilakukan oleh manajer, yaitu masalah pembagian pekerjaan, departemenisasi, rentang kendali, dan pendelegasian kekuasaan. Atas dasar itu, Gibson, Ivancdvich, dan Donnely memberikan petunjuk bahwa struktur organisasi adalah hasil dari proses yang ditempuh oleh para manajer untuk memecahkan empat bagian persoalan yang terdiri dari pembagian pekerjaan, departemenisasi, rentang kendali, dan delegasi. Pengertian tersebut memperlihatkan adanya satuan-satuan organisasi, hubungan-hubungan dan saluran wewenang yang ada di dalam organisasi.
Di dalam masyarakat pada kenyataannya terdapat berbagai bentuk organisasi diantaranya organisasi yang berstruktur sederhana / kecil dan ada juga organisasi yang besar / modern (biasanya berbentuk birokrasi). Pada bentuk organisasi tradisional / kecil biasanya tidak terdapat pembagian kerja yang sistematis, spesialisasi, standarisasi, maupun stabilitas. Kegiatan organisasi di dalam unit sosial tradisional seringkali tidak cukup kebal terhadap faktor pertimbangan yang tidak relevan, stratifikasi, maupun ikatan kekeluargaan sehingga akibat.
Sebagaimana diketahui bahwa dalam masyarakat modern, semakin banyak organisasi yang terdiri dari jenis organisasi yaang besar. Mereka merasa perlu menciptakan lebih banyak lagi sarana untuk mengatur interaksi ekonomi maupun non ekonomi di dalam berbagai organisasi sehingga akan tercapai kepuasan, efektivitas dan mempererat hubungan antara organisasi tersebut. Sedangkan jika organisasi itu masih bersifat tradisional / sederhana (berstruktur kecil) maka hampir semua fungsi organisasinya akan dilaksanakan oleh keluarga yang sudah berkembang atau yang dipimpin kepala keluarga. Struktur tradisional ini walaupun bersifat simpel tetapi terbatas penggunaanya pada perusahaan yang kecil ukurannya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa suatu organisasi yang kecil itu tidak selamanya baik.
Struktur Organisasi Modern
Selama satu atau dua dasawarsa lalu, para manajer senior di sejumlah organisasi telah bekerja untuk mengembangkan pilihan-pilihan struktural baru yang bisa lebih membantu perusahaan mereka untuk bersaing secara efektif. Desain struktural tersebut: struktur tim, organisasi virtual, dan organisasi nirbatas.
1. Struktur Tim
Tim telah menjadi sarana yang sangat populer untuk mengorganisasi aktivitas kerja. Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktur ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.
Di perusahaan–perusahaan kecil, struktur tim menjadi ciri khas organisasi, sebagai contoh, Whole Foods Market, Inc. Toko pangan grosir terbesar di AS, terstruktur dalam tim-tim. Setiap toko Whole Foods merupakan sentral laba otonom yang terdiri atas rata-rata 10 tim swakelola, masing-masing dengan seorang pemimpin tim. Para pemimpin tim di tiap-tiap toko merupakan sebuah tim; para pemimpin toko di tiap-tiap wilayah merupakan sebuah tim; dan enam presiden regional perusahaan itu merupakan sebuah tim.
2. Organisasi Virtual
Mengapa harus memiliki kalau Anda bisa meyewa? Pertanyaan ini secara akurat menggambarkan hakikat dari organisasi virtual, terkadang juga disebut organisasi jaringan atau modular, yang biasanya merupakan organisasi inti kecil yang lalu menyubkontrakkann fungsi-fungsi utama bisnis. Dalam bahasa struktural, organisasi virtual sangat sentralistis, dengan sedikit departementalisasi atau tidak sama sekali.
Sebagai contoh Perusahaan Apex Digital yang bermarkas di California yang dijalankan oleh Acle hsu dan David Ji, perusahaan ini adalah salah satu produsen pemutar DVD terbesar di dunia, meskipun perusahaan ini tidak memiliki pabrik ataupun mempekerjakan seorang teknisi. Mereka menyubkontrakkan segala sesuatu ke perusahaan-perusahaan di Cina. Dengan investasi minim, Apex telah tumbuh dari bukan apa-apa menjadi perusahaan dengan penjualan tahunan lebih dari 500 juta dolar hanya dalam waktu tiga tahun. Organisasi virtual telah membangun jaringan hubungan yang memungkinkan mereka menyubkontrakkan kegiatan manufaktur, distribusi, pemasaran atau fungsi bisnis apa pun lainnya karena manajemen merasa bahwa pihak lain dapat melakukannya secara lebih baik dan murah. Dalam organisasi yang disebut terakhir ini, penelitian dan pengembangan dilakukan secara internal, produksi berlangsung di pabrik milik perusahaan, serta penjualan dan pemasaran dijalankan oleh karyawan perusahaan itu sendiri.
Kekuatan utama organisasi virtual terletak pada fleksibilitasnya. Sebagai contoh, organisasi semacam ini memungkinkan individu yang memiliki gagasan inovatif dan sedikit uang, seperti Ancle Hsu dan David Ji, berhasil bersaing dengan perusahaan-perusahaan seperti Sony, Hitachi. Dll. Kelemahan terbesar struktur ini adalah bahwa ia mengurangi kendali manajemen atas bagian-bagian terpenting dari bisnisnya.
Gambar Organisasi Virtual
Pada gambar di atas memperlihatkan sebuah organisasi virtual dimana manajemen menyubkontrakkan semua fungsi utama bisnisnya. Inti dari organisasi ini adalah sekelompok kecil eksekutif yang bertugas mengawasi langsung segala kegiatan yang dilakukan secara internal dan mengoordinasikan hubungan dengan organisasi lain yang membuat, mendistribusikan, dan menjalankan fungsi-fungsi krusial lainnya untuk organisasi virtual itu. Garis putus-putus dalam gambar di atas menggambarkan hubungan yang biasanya dibina berdasarkan kontrak. Pada hakikatnya, para manajer dalam struktural virtual menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk melakukan koordinasi dan mengontrol hubungan eksternal, biasanya melalui jaringan komputer.
3. Organisasi Nirbatas
Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan. Karena perusahaan itu sangat mengandalkan teknologi informasi, sebagian kalangan menyebut struktur organisasi T-form.
Dengan menghapuskan batas-batas vertikal, manajemen meniadakan hierarki. Status dan peringkat diminimalkan. Tim lintas hierarki (yang meliputi eksekutif puncak, manajer menengah, penyelia, dan karyawan operasi), praktik pengambilan keputusan partisipatif, dan penggunaan penilaian kinerja 360 derajat (dimana teman sekerja dan orang lain yang berada di atas dan di bawah karyawan itu memberikan evaluasi kinerja).
Sebagai contoh, kini Xerox mengembangkan produk-produk baru melalui tim multidisiplin yang bekerja dalam sebuah proses tunggal ketimbang pada tugas-tugas fungsional yang sempit.
Kesesuaian Gaya Kepemimpinan pada Organisasi Modern
1. Kesesuaian Gaya Kepemimpinan pada Struktur Tim
Dari pembahasan mengenai ciri dan karakteristik stuktur tim diatas, gaya kepemimpinan yang cocok dengan tipe organisasi tersebut yaitu gaya kepemimpinan delegating dan gaya kepemimpinan kendali bebas.
Gaya Kepemimpinan Delegating
Perilaku pemimpin ini rendah dukungan dan rendah pengarahan atas tugas yang diberikan kepada bawahan. Bawahanlah yang memiliki kontrol untuk memutuskan tentang bagaimana cara menyelesaikan tugas. Pemimpin memberikan kesempatan yang luas bagi bawahan untuk melaksanakan pertunjukan mereka sendiri karena mereka memiliki kemampuan dan keyakinan untuk memikul tanggung jawab dalam pengarahan perilaku mereka sendiri.
Gaya Kepemimpinan Kendali Bebas
Gaya kepemimpinan kendali bebas merupakan model kepemimpinan yang paling dinamis. Pada gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin hanya menunjukkan sasaran utama yang ingin dicapai saja. Tiap divisi diberi kepercayaan penuh untuk menentukan sasaran minor, cara untuk mencapai sasaran, dan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya sendiri-sendiri. Dengan demikian, pemimpin hanya berperan sebagai pemantau saja.
2. Kesesuaian Gaya Kepemimpinan pada Organisasi Virtual
Dari pembahasan mengenai ciri dan karakteristik organisasi virtual diatas, gaya kepemimpinan yang cocok dengan tipe organisasi tersebut yaitu gaya kepemimpinan directing dan gaya kepemimpinan otokrasi.
Gaya Kepemimpinan Directing
Gaya kepemimpinan yang mengarahkan, merupakan respon kepemimpinan yang perlu dilakukan oleh manajer pada kondisi karyawan lemah dalam kemampuan, minat, dan komitmennya. Sementara itu organisasi menghendaki penyelesaian tugas-tugas yang tinggi.
Gaya Kepemimpinan Otokrasi
Pemimpin mengendalikan semua aspek kegiatan. Pemimpin memberitahukan sasaran apa saja yang ingin dicapai dan cara untuk mencapai sasaran tersebut, baik itu sasaran utama maupun sasaran minornya. Pemimpin juga berperan sebagai pengawas terhadap semua aktivitas anggotanya dan pemberi jalan keluar jika anggota mengalami masalah.
3. Kesesuaian Gaya Kepemimpinan pada Organisasi Nirbatas
Dari pembahasan mengenai ciri dan karakteristik organisasi nirbatas diatas, gaya kepemimpinan yang cocok dengan tipe organisasi tersebut yaitu gaya kepemimpinan participation dan gaya kepemimpinan demokrasi.
Gaya Kepemimpinan Participation
Pemimpin dengan gaya kepemimpinan partisipasi, lebih menekankan kepada dukungan tetapi rendah pengarahan, karena posisi kontrol atas pemecahan masalah dan pembuatan keputusan dipegang secara bergantian. Pemimpin dan pengikut saling tukar menukar ide dalam pemecahan masalah dan pembuatan keputusan. Tanggung jawab pemecahan masalah dan pembuatan keputusan sebagian besar berada pada pihak pengikut.
Gaya Kepemimpinan Demokrasi
Pada gaya kepemimpinan demokrasi anggota memiliki peranan yang lebih besar. Pada kepemimpinan ini seorang pemimpin hanya menunjukkan sasaran yang ingin dicapai saja, tentang cara untuk mencapai sasaran tersebut, anggota yang menentukan. Selain itu, anggota juga diberi kekuasan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.
