Hakikat, Definisi Dan Konteks-Konteks Komunikasi
A. Hakikat, Definisi dan Konteks Komunikasi
Apakah yang anda pikirkan bila mendengar kata “Komunikasi” ? Jawaban atas pertanyaan ini amat beraneka ragam, mulai dari berdoa (yang merupakan komunikasi dengan Tuhan), bersenda gurau, berpidato, hingga penggunaan alat-alat elektronik atau komputer yang canggih. Komunikasi adalah suatu topik yang amat sering diperbincangkan, bukan hanya dikalangan ilmuwan komunikasi, melainkan juga di kalangan awam, sehingga kata komunikasi itu sendiri memiliki terlalu banyak arti yang berlainan. Dalam wacana publik, kita sering mendengar kalimat atau frase yang mengandung kata komunikasi atau turunannya, seperti “Hewan pun berkomunikasi dengan cara mereka masing-masing”, “Kita harus mengkomunikasikan maslah ini kepada mahasiswa pada saat kuliah nanti”, “Komputer adalah sarana komunikasi yang tercanggih”, “Kami belum menerima komunikasi dari perusahaan itu”, “Orangnya tidak komunikatif”, dan sebagainya. Pendeknya istilah komunikasi sudah sedemikian lazim di kalangan kita semua, meskipun masing-masing orang mengartikan istilah itu secara berlainan. Oleh karena itu, kesepakatan dalam mendefinisikan istilah komunikasi merupakan langkah awal untuk memperbaiki pemahaman atas fenomena yang rumit ini.
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin communis yang berarti “sama”, communico, communicatio, atau communicare yang berarti “membuat sama” (to make common). Istilah pertama (communis) adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal-usul kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama. Akan tetapi definisi-definisi kontemporer menyarankan bahwa komunikasi merujuk pada cara berbagi hal-hal tersebut, seperti dalam kalimat “Kita berbagi pikiran”, Kita mendiskusikan makna”, dan “Kita mengirimkan pesan”.
Kata lain yang mirip dengan komunikasi adalah komunitas (community) yang juga menekankan kesamaan atau kebersamaan. Komunitas merujuk pada sekelompok orang yang berkumpul atau hidup bersama untuk mencapai tujuan tertentu, dan mereka berbagi makna dan sikap. Tanpa komunikasi tidak akan ada komunitas. Komunitas bergantung pada pengalaman dan emosi bersama, dan komunikasi berperan dan menjelaskan kebersamaan itu.
Berbicara tentang definisi komunikasi, tidak ada definisi yang benar ataupun yang salah. Seperti juga model atau teori, definisi harus dilihat dari kemanfaatannya untuk menjelaskan fenomena yang didefinisikan dan mengevaluasinya. Beberapa definisi mungkin terlalu sempit dan dapat kita lihat dibawah ini :
- Everett M. Rogers : “Komunikasi adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka"
- Harold Lassewell : “Cara terbaik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect"
- Carl I. Hovland : “ Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang-lambang verbal) untuk mengubah perilaku orang lain (komunikate)."
- Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss : “ Komunikasi adalah proses pembentukan makna di antara dua orang atau lebih.”
Dari beberapa pengertian tersebut jika dianalisis pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yang mengirim dan menerima pesan yang terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai pengaruh tertentu, dan ada kesempatan untuk melakukan umpan balik. Gambar berikut menggambarkan apa yang dapat kita namakan model universal komunikasi. Ini mengandung elemen-elemen yang ada dalam setiap tindak komunikasi, terlepas dari apakah itu bersifat intrapribadi, antarpribadi, kelompok kecil, pidato terbuka, atau komunikasi massa.
Konteks-Konteks Komunikasi
Komunikasi tidak berlangsung dalam suatu ruang hampa-sosial, melainkan dalam suatu konteks atau situasi tertentu. Secara luas konteks disini berarti semua faktor di luar orang-orang yang berkomunikasi, yang terdiri dari :
- Aspek bersifat fisik seperti iklim, cuaca, suhu udara, bentuk ruangan, warna dinding, penataan tempat duduk, jumlah peserta dan lain-lain.
- Aspek psikologis, seperti : sikap, kecenderungan, prasangka, dan emosi para peserta komunikasi
- Aspek sosial, seperti : norma kelompok, nilai sosial dan karakteristik budaya
- Aspek waktu, yakni kapan berkomunikasi (hari apa, jam berapa, pagi, siang, sore, malam)
Banyak pakar komuniaksi mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya. Sebagaimana juga definisi komuniaksi, konteks komunikasi ini diuraikan secara berlainan. Istilah-istilah lain juga digunakan untuk merujuk kepada konteks ini.
Indikator paling umum untuk mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya atau tingkatnya adalah jumlah peserta yang terlibat dalam komunikasi. Maka dikenallah :
1. Komunikasi intrapribadi
2. Komunikasi diadik
3. Komunikasi antarpribadi
4. Komunikasi kelompok (kecil)
5. Komunikasi publik
6. Komunikasi organisasi
7. Komunikasi massa.
Salah satu pendekatan untuk membedakan konteks-konteks komunikasi adalah pendeketan situasional (situational approach) yang dikemukakan oleh G.R.Miller.
Komunikasi massa melibatkan banyak komunikator, berlangsung melalui sistem bermedia dengan jarak fisik yang rendah (artinya jauh), memungkinkan penggunaan satu atau dua saluran indrawi (penglihatan, pendengaran) dan biasanya tidak memungkinkan umpan balik segera. Sebaliknya, komunikasi antarpribadi melibatkan sejumlah komunikator yang relatif kecil, berlangsung dengan jarak fisik yang dekat, bertatap-muka, memungkinkan jumlah maksimum saluran indrawi, dan memungkinkan unpan balik segera. Komunikasi kelompok kecil, publik dan organisasi berada diantara kedua kategori tadi.
B. Prinsip-prinsip dasar berkomunikasi
Dalam pembahasan yang lalu kita mendefinisikan komunikasi dan menjelaskan beberapa komponen komunikasi. Selanjutnya kita akan menggali sifat atau hakikat atau karakteristik komunikasi dengan menyajikan delapan prinsip komunikasi. Memahami prinsip-prinsip ini sangat penting untuk memahami komunikasi dalam segala bentuk dan fungsinya :
1. Komunikasi Adalah Paket Isyarat
Perilaku komunikasi, apakah ini melibatkan pesan verbal, isyarat tubuh, atau kombinasi dari keduanya, biasanya terjadi dalam "paket". Biasanya, perilaku verbal dan nonverbal saling memperkuat dan mendukung. Semua bagian dari sistem pesan biasanya bekerja bersama-sama untuk mengkomunikasikan makna tertentu. Kita tidak mengutarakan rasa takut dengan kata-kata sementara seluruh tubuh kita bersikap santai. Kita tidak mengungkapkan rasa marah sambil tersenyum. Seluruh tubuh baik secara verbal maupun nonverbal-bekerja bersama-sama untuk mengungkapkan pikiran dan perasaan kita. Dalam segala bentuk komunikasi, apakah antarpribadi, kelompok kecil, pidato di muka umum, atau media masa, kita kurang memperhatikan sifat paket dari komunikasi. Ia berlalu begitu saja. Tetapi bila ada ketidakwajaran bila jabatan tangan yang lemah menyertai salam verbal, bila gerak-gerik gugup menyertai pandangan yang tajam, bila kegelisahan menyertai ekspresi nyaman dan santai kita memperhatikannya. Selalu saja kita mulai mempertanyakan ketulusan, dan kejujuran orang yang bersangkutan.
2. Komunikasi Adalah Proses Penyesuaian
Komunikasi hanya dapat terjadi bila para komunikatornya menggunakan sistem isyarat yang sama. Ini jelas kelihatan pada orang-orang yang menggunakan bahasa berbeda. Anda tidak akan bisa berkomunikasi dengan orang lain jika sistem bahasa anda berbeda. Tetapi, prinsip ini menjadi sangat relevan bila kita menyadari bahwa tidak ada dua orang yang menggunakan sistem isyarat yang persis sama. Orang tua dan anak, misalnya, bukan hanya memiliki perbedaan kata yang berbeda, melainkan juga mempunyai arti yang berbeda untuk istilah yang mereka gunakan. Sebagian dari seni komunikasi adalah mengidentifikasikan isyarat orang lain, mengenali bagaimana isyarat-isyarat tersebut digunakan, dan memahami apa artinya. Mereka yang hubungannya akrab akan menyadari bahwa mengenali isyarat-isyarat orang lain memerlukan waktu yang sangat lama dan seringkali membutuhkan kesabaran. Jika kita ingin benar-benar memahami apa yang dimaksud seseorang, bukan sekadar mengerti apa yang dikatakan atau dilakukannya, kita harus mengenal sistem isyarat orang itu.
3. Komunikasi Mencakup Dimensi Isi Dan Hubungan
Komunikasi, setidak-tidaknya sampai batas tertentu, berkaitan dengan dunia nyata atau sesuatu yang berada di luar (bersifat ekstern bagi) pembicara dan pendengar. Tetapi, sekaligus, komunikasi juga menyangkut hubungan di antara kedua pihak. Sebagai contoh, seorang atasan mungkin berkata kepada bawahannya, "Datanglah ke ruang saya setelah rapat ini." Pesan sederhana ini mempunyai aspek isi (kandungan, atau content) dan aspek hubungan (relational).
Aspek isi mengacu pada tanggapan perilaku yang diharapkan—yaitu, bawahan menemui atasan setelah rapat. Aspek hubungan menunjukkan bagaimana komunikasi dilakukan. Bahkan penggunaan kalimat perintah yang sederhana sudah menunjukkan adanya perbedaan status di antara kedua pihak Atasan dapat memerintah bawahan. Ini barangkali akan lebih jelas terlihat bila kita membayangkan seorang bawahan memberi perintah kepada atasannya. Hal ini akan terasa janggal dan tidak layak karena melanggar hubungan normal antara atasan dan bawahan.
4. Ketidakmampuan Membedakan Dimensi Isi dan Hubungan
Banyak masalah di antara manusia disebabkan oleh ketidakmampuan mereka mengenali perbedaan antara dimensi isi dan hubungan dalam komunikasi. Perbedaan/perselisihan yang menyangkut dimensi isi relatif mudah dipecahkan: Relatif mudah untuk memeriksa fakta yang dipertengkarkan. Sebagai contoh, kita dapat memeriksa buku atau bertanya kepada seseorang tentang apa yang sesungguhnya terjadi. Tetapi, pertengkaran yang menyangkut dimensi hubungan jauh lebih sulit diselesaikan, sebagian karena kita jarang sekali mau mengakui bahwa per tengkaran itu sesungguhnya menyangkut soal hubungan, bukan soal isi.
5. Komunikasi Melibatkan Transaksi Simetris dan Komplementer
Hubungan dapat berbentuk simetris atau komplementer. Dalam hubungan simetris dua orang saling bercermin pada perilaku lainnya. Perilaku satu orang tercermin pada perilaku yang lainnya. Jika salah seorang mengangguk, yang lain mengangguk, jika yang satu menampakkan rasa cemburu, yang lain memperlihatkan rasa cemburu; jika yang satu pasif, yang lain pasif. Hubungan ini bersifat setara (sebanding), dengan penekanan pada meminimalkan perbedaan di antara kedua orang yang bersangkutan.
Cara lain melihat hubungan simetris adalah dalam bentuk persaingan dan perebutan pengaruh di antara dua orang. Masing-masing orang dalam hubungan simetris perlu menegaskan kesebandingan atau keunggulannya dibanding yang lain. Hubungan simetris bersifat kompetitif; masing-masing pihak berusaha mempertahankan kesetaraan atau keunggulannya dari yang lain. Jika, misalnya, salah satu pihak mengatakan bahwa sesuatu itu harus dilakukan dengan cara tertentu, pihak yang lain akan menangkapnya sebagai pernyataan bahwa ia tidak cukup kompeten untuk memutuskan bagaimana sesuatu itu harus dilakukan. Terjadilah perebutan pengaruh. Tentu saja, kericuhan ini sebenarnya tidak menyangkut tentang bagaimana sesuatu itu harus dilakukan. Kericuhan lebih menyangkut tentang siapa yang berhak memutuskan. Kericuhan ini lebih menyangkut siapa pihak yang lebih kompeten. Seperti dapat dengan mudah dipahami, tuntutan pengakuan akan kesetaraan (atau keunggulan) seringkali menimbulkan pertengkaran dan permusuhan.
6. Rangkaian Komunikasi Dipunkuasi
Peristiwa komunikasi merupakan transaksi yang kontinyu. Tidak ada awal dan akhir yang jelas. Sebagai pemeran serta atau sebagai pengamat tindak komunikasi, kita membagi proses kontinyu dan berputar ini ke dalam sebab dan akibat, atau ke dalam stimulus dan tanggapan. Artinya, kita mensegmentasikan arus kontinyu komunikasi ini ke dalam potongan-potongan yang lebih kecil. Kita menamai beberapa di antaranya sebagai sebab atau stimulus dan lainnya sebagai efek atau tanggapan.
7. Komunikasi adalah proses transaksional
Komunikasi adalah transaksi. Dengan transaksi dimaksudkan bahwa komunikasi merupakan suatu proses, hahwa komponen-komponennya saling terkait, dan bahwa para komunikatornya beraksi dan bereaksi sebagai suatu kesatuan atau keseluruhan.
8. Komunikasi adalah Proses
Komunikasi merupakan suatu proses, suatu kegiatan. Walaupun kita mungkin membicarakan komunikasi seakan-akan ini merupakan suatu yang statis, yang diam, komunikasi tidak pernah seperti itu. Segala hal dalam komunikasi selalu berubah kita, orang yang kita ajak berkomunikasi, dan lingkungan kita.
9. Komponen-komponen Komunikasi Saling Terkait
Dalam setiap proses transaksi, setiap komponen berkaitan secara integral dengan setiap komponen yang lain. Komponen komunikasi saling bergantung, tidak pernah independen: Masing-masing komponen dalam kaitannya dengan komponen yang lain. Sebagai contoh, tidak mungkin ada sumber tanpa penerima, tidak akan ada pesan tanpa sumber, dan tidak akan umpan balik tanpa adanya penerima. Karena sifat saling bergantung ini, perubahan pada sembarang komponen proses mengakibatkan perubahan pada komponen yang lain. Misalnya, anda sedang berbincang-bincang dengan sekelompok teman, kemudian ibu anda datang masuk ke kelompok. Perubahan "khalayak" ini akan menyebabkan perubahan-perubahan lain. Barangkali anda atau teman-teman anda akan mengubah bahan pembicaraan atau mengubah cara membicarakannya. Ini juga dapat mempengaruhi berapa sering orang tertentu berbicara, dan seterusnya. Apa pun perubahan yang pertama, perubahan-perubahan lain akan menyusul sebagai akibatnya.
10. Komunikator bertindak sebagai satu kesatuan
Setiap orang yang terlibat dalam komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan yang utuh. Secara biologis kita dirancang untuk bertindak sebagai makhluk yang utuh. Kita tidak dapat bereaksi, misalnya, hanya pada tingkat emosional atau intelektual saja, karena kita tidak demikian terkotak-kotak. Kita pasti akan bereaksi secara emosional dan intelektual, secara fisik dan kognitif. Kita bereaksi dengan tubuh dan pikiran. Barangkali akibat terpenting dari karakteristik ini adalah bahwa aksi dan reaksi kita dalam komunikasi ditentukan bukan hanya oleh apa yang dikatakan, melainkan juga oleh cara kita menafsirkan apa yang dikatakan. Reaksi kita terhadap sebuah film, misalnya, tidak hanya bergantung pada kata-kata dan gambar dalam film tersebut melainkan pada semua yang ada pada kita pengalaman masa lalu kita, emosi kita saat itu, pengetahuan kita, keadaan kesehatan kita, dan banyak lagi faktor lain. Jadi, dua orang yang mendengarkan sebuah pesan seringkali menerimanya dengan arti yang sangat berbeda. Walaupun kata-kata dan simbol yang digunakan sama, setiap orang menafsirkannya secara berbeda.
11. Komunikasi Tak Terhindarkan
Anda mungkin menganggap bahwa komunikasi berlangsung secara sengaja, bertujuan, dan termotivasi secara sadar. Dalam banyak hal ini memang demikian. Tetapi, seringkali pula komunikasi terjadi meskipun seseorang tidak merasa berkomunikasi atau tidak ingin berkomunikasi. Dalam situasi interaksi, anda tidak bisa tidak berkomunikasi. Tidaklah berarti bahwa semua perilaku merupakan komunikasi; misalnya, jika sang murid melihat ke luar jendela dan guru tidak melihatnya, komunikasi tidak terjadi.
Selanjutnya, bila kita dalam situasi interaksi, kita tidak bisa tidak menanggapi pesan dari orang lain. misalnya, jika kita melihat seseorang melirik ke arah kita, kita pasti bereaksi dengan cara tertentu. Seandainyapun kita tidak bereaksi secara aktif atau secara terbuka, ketiadaan reaksi ini sendiri pun merupakan reaksi, dan itu berkomunikasi. Kita tidak bisa tidak bereaksi. Sekali lagi, jika kita tidak menyadari lirikan itu, jelas bahwa komunikasi tidak terjadi.
12. Komunikasi Bersifat Tak Reversibel
Anda dapat membalikkan arah proses beberapa sistem tertentu. Sebagai contoh, anda dapat mengubah air menjadi es dan kemudian mengembalikan es menjadi air, dan anda dapat mengulang-ulang proses dua arah ini berkali-kali sesuka anda. Proses seperti ini dinamakan proses reversibel. Tetapi ada sistem lain yang bersifat tak reversibel (irreversible). Prosesnya hanya bisa berjalan dalam satu arah, tidak bisa dibalik. Anda, misalnya, dapat mengubah buah anggur menjadi minuman anggur (sari anggur), tetapi anda tidak bisa mengembalikan sari anggur menjadi buah anggur. Komunikasi termasuk proses seperti ini, proses tak reversibel. Sekali anda mengkomunikasikan sesuatu, anda tidak bisa tidak mengkomunikasikannya. Tentu saja, anda dapat berusaha mengurangi dampak dari pesan yang sudah terlanjur anda sampaikan; anda dapat saja, misalnya, mengatakan, "Saya sangat marah waktu itu; saya tidak benar-benar bermaksud mengatakan seperti itu." Tetapi apa pun yang anda lakukan untuk mengurangi atau meniadakan dampak dari pesan anda, pesan itu sendiri, sekali telah dikirimkan dan diterima, tidak bisa dibalikkan. (Ada pepatah Indonesia yang mengatakan, nasi telah menjadi bubur.)
Prinsip ini mempunyai beberapa implikasi penting komunikasi dalam segala macam bentuknya. Sebagai contoh, dalam interaksi antarpribadi, khususnya dalam situasi konflik, kita perlu hati-hati untuk tidak mengucapkan sesuatu yang mungkin nantinya ingin kita tarik kembali. Pesan yang mengandung komitmen pesan "aku cinta kepadamu" dengan segala macam variasinya juga perlu diperhatikao , lika tidak, kita mungkin terpaksa mengikatkan diri kita pada suatu posisi yang mungkin nantinya kitt sesali. Dalam situasi komunikasi publik atau komunikasi masa, di mana pesan-pesan didengar oleli ratusan, ribuan, bahkan jutaan orang, sangatlah penting kita menyadari bahwa komunikasi kita bersifat tak reversibel.
C. Pengertian-pengertian Komunikasi Bisnis
Sebelum membahas tentang bentuk dasar komunikasi, terlebih dahulu kita perlu memahami tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi dan komunikasi bisnis itu sendiri.
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communications: Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang seperti melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal.
Sementara itu, komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antarpribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi (interpersonal communications) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hari antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communications) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing-masing memiliki budaya yang berbeda.
Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi, verbal maupun nonverbal.
Dalam dunia bisnis, seorang komunikator yang baik tentu saja di samping harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, ia juga harus mampu menggunakan berbagai macam. alat atau media komunikasi yang ada untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif dan efisien, sehingga tujuan penyampaian pesan dapat tercapai.
Para komunikator sebaiknya mengetahui bagaimana menempatkan kata yang mampu membentuk suatu arti atau makna, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik dan menyenangkan, bagaimana mengajak peserta untuk berperan aktif dalam diskusi, bagaimana menyisipkan humor (lelucon) yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan atau mengatur ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, serta bagaimana memilih media komunikasi secara tepat, apakah melalui media tulisan (written) atau lisan (oral). Di samping itu, mereka juga dapat menggunakan gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh untuk memperkuat penyampaian pesan-pesan bisnis.
