Pengambilan Keputusan Terkait Desain Organisasi

Pengambilan Keputusan Terkait Desain Organisasi

"Organisasi" mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, se­perti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan or­ganisasi di alokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Dalam bab ini akan dibahas bermacam-macam aspek proses pengorganisasian.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya­sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah de­Partementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiat­an-kegiatFin yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisa­si, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi. Pemba­gian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu da­lam organisasi bertanggung jawab untuk dap melaksanakan sekum­pulan kegiatan yang terbatas. 

Pengertian Pengorganisasian

• Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam. penger­tian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini
• Cara manajemen merancang struktur formal untuk pengguna­an yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi. 
• Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-ang­gota kelompok. 
• Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan jabatan, tu­gas-tugas dan para karyawan. 
• Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mende­legasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut. 

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tu­uan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :

• Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. 
• Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pemba­gian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat di­selesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu. 
• Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk meng­koordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatu­an yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-eEisienan dan konflik-konflik yang merusak. 

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan mem­buat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan ter­cermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu : 

1) pembagian kerja, 

2) departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah iepartemen­tasi), 

3) bagan organisasi formal, 

4) rantai perintah dan kesatuan perintah, 

5) tingkat-tingkat hirarki manajemen, 

6) saluran komu­nikasi, 

7) penggunaan komite, 

8) rentang manajemen dan kelom­pok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan seba­gai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan keduduk­an, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-Deda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Chandler 2) te­lah menjelaskan hubungan strategi dan struktur organisasi da­lam studinya pada perusahaan-perusahaan industri di Amerika.

2. Dia pada dasarnya menyimpulkan bahwa "struktur mengikuti strategi". Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewe­nang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para mana­jer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, se­hingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga ber­ubah.

3. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi industri masal akan memerlu= kan tingkat standardisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi diban­ding perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan per­ubahan mode.

4. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam orga­nisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebu­tuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam me­rancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pem­buatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunika­si, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang di luar organisasi, seperti pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.

5. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan mau­pun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satu­an kerja (departementalisasi).

2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedui yang digu­nakan organisasi untuk menjamin" terlaksananya kegiatan seper­ti yang direncanakan.

3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam orga­nisasi.

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusapt, yang me­nunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam sua­tu kelompok kerja. 3 )

Pembagian Kerja

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoor­dinasikan dapat mencapai basil lebih daripada dilakukan perseorang­an. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisisian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memurigkinkan sy­nergy terjadi.

Sebagai contoh, pembagian kerja dalam team sepak bola : di mana ada manajer tim, kepala pelatih, asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini efektif ka­rena bila hanya omponen kecil dari pekerjaan yang dilaksanakan, kualifikasi personalia yang rendah digunakan, dan latihan jabatan le­bih mudah. Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerjaan yang besar diminimumkan. Lebih dari itu, pem­bagian kerja mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-me­sin yang efisien untuk meningkatkan produktivitas. Namun demikian, beberapa penulis telah menunjukkan adanya konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja, bila hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini dapat menimbulkan kebosanan, keletihan, monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efi­siensi.

Bagan Organisasi Formal

Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan se­cara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organi­zation chart) untuk menunjukkan struktur organisasi. Bagan organi­sasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digam­barkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komu­nikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu sturk­tur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satu­an organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan or­ganisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah me­nunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yang menghu­bungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah dala.m organisasi, seperti terlihat pada gam­bar. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer- puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, di mana setiap karya­wan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari se­orang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban juga hanya kepada seorang manajer.

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau Ndang tang­gung jawab yang berbeda.

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departementali­sasi).

5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manaje­men. 

Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat di perkirakan dengan membaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan bagaimana tugas-tugas dikelompok, kan. Garis menunjukkan rantai perintah yang merupakan aspek kun­ci koordinasi dalam setiap organisasi. Bagan juga dapat menunjukkan besarnya (size) dari organisasi, tetapi tanpa informasi tambahan akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas.

Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi su­byek perdebatan cukup lama di antara para penulis manajemen. Sa­lah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. Bila seseorang dibutuhkan un­tuk menangani suatu masalah khusus, bagan menunjukkan tempat di mana orang itu dapat ditemukan. Proses pembuatan bagan juga me­mungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang di mana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi.

Kelemahan atau kekurangan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai con­toh, tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tang­gung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak menunjuk­kan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi, di mana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi

Hemy G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organi­sasi, yaitu 

1. Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan, ka­rena sederhana, jelas dan mudah dimengerti. 

2. Bentuk vertikal. Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk pi­ramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas  ba­wah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya. 

3. Bentuk horizontal. digambarkan dariakiri Aliran ke kanan. jsatu Bentuk lingkaran. Bagan ini menekankan pada hubungan antara abatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.

Departementalisasi

Departementalisasi sebagaimana telah diterangkan di muka, merupakan proses penentuan bagian-bagian dalam organisasi yang akan bertanggung jawab dalam melaku­kan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi, khususnya dalam proses departementalisasi sebagaimana diuraikan di muka, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, berdasarkan produk, berdasarkan Pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks.

Pendekatan Fungsional

Penentuan sub-subbagian dari organisasi atau proses departementalisasi yang pertama adalah berdasarkan fungsi (functional departmentalization). Berdasarkan pen­dekatan ini, proses departementalisasi dilakukan berdasarkan fungsi-fungsi tertentu yang mesti dijalankan dalam sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi bisnis misalnya, ada pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan fungsi produksi, ada peketjaan-pekerjaan yang terkait dengan pelanggan atau pasar, sehingga dinamakan dengan fungsi pemasaran, dan lain sebagainya. Pada Gambar  ditunjukkan contoh sebuah desain organisasi melalui departementalisasi yang dibentuk berdasarkan pendekatan fungsional.

Seperti yang ditunjukkan oleh garis terputus-putus dalam Gambar di atas, setiap bagian dalam struktur organisasi dibentuk untuk menjalankan berbagai fungsi yang terkait dengan kegiatan bisnis perusahaan PT ABC. Bagian Keuangan, Produksi, Pemasaran, dan SDM memiliki fungsi yang khas dalam setiap pekerjaan bisnisnya. Dan, setiap bagian tersebut secara lebili rinci diturunkan menjadi subbagian promosi dan penjualan (bagian Pemasaran), produksi dan pergudangan (bagian Produksi), serta rekrutmen dan seleksi dan pelatihan dan pengembangan (bagian SDM).

Pendekatan Produk

Pendekatan kedua dalam departementalisasi adalah berdasarkan produk atau product departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yang dibuat oleh organisasi. Sebagai contoh, PT ABC memiliki beberapa jenis produk dari mulai produk susu, sabun mandi, pasta gigi, hingga mi instan, maka di bawah bagian produksi dapat juga dibuat subbagian.

Bagian-bagian produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan mi instan, seperti ditunjuk­kan dalam Gambar melalui garis putus-putus, merupakan contoh departementalisasi berdasarkan produk. Pada pelaksanaannya, departementalisasi berdasarkan produk ini tidak selalu harus berada di bawah bagian tertentu dalam struktur organisasi tertentu, akan tetapi juga dapat dibuat tersendiri dalam suatu organisasi. Seperti misalnya ditunjukkan dalam Gambar dibawah.

Pada Gambar diatas tersebut jelas bahwa bagian-bagian fungsional seperti Pemasaran, Produksi, Keuangan, dan SDM tidak selalu harus berada di atas subbagian berdasarkan produk, akan tetapi juga dapat menjadi subbagian dari departemen berdasarkan produk.

Pendekatan Pelanggan

Pendekatan ketiga dalam departementalisasi adalah berdasarkan pelanggan atau customer departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan karakteristik pelanggan yang menjadi sasaran pelanggan dari organisasi. Sebagai contoh, jika produk sabun mandi dari PT ABC di atas ternyata tidak hanya satu, tetapi ada saburi mandi untuk bayi, anak, remaja, dan dewasa, maka bentuk desain organisasi dapat dibuat sebagaimana ditunjukkan dalam Gambar berikut ini. 

Pendekatan Geografis

Pendekatan keempat dalam departementalisasi adalah berdasarkan faktor geografis. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi. Jika PT ABC memiliki daerah penjualan di empat daerah, misalnya Jakarta, Bandung, Makassar,, dan Medan, maka desain organisasi yang dapat dibentuk adalah sebagaimana ditunjukkan oleh Gambar berikut:

Berdasarkan Gambar di atas, tampak bahwa wilayah penjualan dari PT ABC mencakup empat daerah sebagaimana disebutkan di atas. Agar penjualan lebih dapat terkonsentrasi dan disebabkan karakteristik pelanggan dan lingkungan di wilayah geografis berbeda-beda, maka departementalisasi berdasarkan geografis bisa dilakukan. Pendekatan ini tidak saja dilakukan untuk menentukan bagian atau departemen di bawah bagian penjualan, tetapi juga dapat dilakukan dalam berbagai jenis organisasi lainnya. Organisasi yang memiliki berbagai cabang di berbagai daerah biasanya melaku­kan desain organisasi berdasarkan pendekatan ini. Perusahaan perbankan juga termasuk ke dalam organisasi yang melakukan departementalisasi berdasarkan geografis dikarena­kan perusahaan perbankan mengandalkan kantor-kantor cabangnya dalam meraih pangsa pasarnya.

Pendekatan Matriks

Pendekatan departementalisasi terakhir yang diperkenalkan dalam buku ini adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya merupakan proses departementalisasi yang menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lain, misalnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun berdasarkan pendekatan lainnya. Setiap pekerja yang berada di bawah departemen tertentu dalam kenyataannya juga merupakan bagian dari sebuah proyek tertentu atau bagian pekerjaan yang lain dari perusahaan. Jika kita kembali menggunakan contoh PT ABC tersebut di atas, dan melakukan penyesuaian desain organisasinya menjadi bentuk matriks, maka desain organisasi yang dapat dibuat adalah seperti ditunjukkan dalam Gambar dibawah berikut ini.

Berdasarkan Gambar diketahui bahwa PT ABC memiliki struktur organisasi fungsional di mana di dalamnya terdapat dari mulai bagian Keuangan, Pemasaran, SDM, serta Riset dan Pengembangan. Masing-masing bagian tersebut dikepalai oleh seorang manajer. Selain keempat fungsi tersebut, ada juga fungsi profit dari PT ABC yaitu yang terkait dengan bisnis yang dijalankan PT ABC untuk memperoleh profit yang terdiri dari produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan mi instan. Masing-masing profit project ini memiliki pengaturan keuangan tertentu; SDM tertentu yang dipekerja­kan, Pemasaran tertentu, dan juga Riser serta Pengembangan tertentu. Setiap pekerjaan ini mensyaratkan adanya tenaga kerja yang dipekerjakan. Berdasarkan pendekatan matriks, tenaga kerja selain misalnya ditugaskan di bawah sebuah departemen tertentu seperti Pemasaran, SDM, dan lain sebagainya, juga merupakan bagian dari kegiatan peraihan profit atau profit project.

Irisan kedua bagian ini digambarkan melalui lingkaran atau bentuk lonjong sebagai­mana ditunjukkan oleh Gambar  Berdasarkan pendekatan ini tenaga kerja tidak saja bertanggung jawab dan berkoordinasi kepada atasan fungsionalnya saja, tetapi juga kepada pimpinan proyek di mana tenaga tersebut terlibat.

Pendekatan Mana yang Lebih Baik?

Setiap pendekatan tentunya memiliki berbagai kelebihan sekaligus keterbatasan­nya. Pendekatan fungsional misalnya, memberikan kemudahan bagi organisasi untuk membagi-bagi pekerjaan berdasarkan fungsi-fungsi yang harus dilakukan dalam organisasi bisnis. Namun di sisi lain, pendekatan fungsional agak menyulitkan organisasi ketika misalnya terdapat perbedaan kepentingan antarbagian yang berbeda. Bagian Pemasaran yang bermaksud untuk menaikkan biaya promosi misalnya dapat konflik dengan bagian Keuangan, atau juga dengan bagian SDM yang menerima tuntutan pegawai untuk kenaikan gaji. Kelemahan dari pendekatan fungsional ini bisa diselesai­kan dengan pendekatan produk misalnya. Di setiap produk misalnya terdapat berbagai subbagian fungsional seperti Pemasaran, Produksi, dan lain-lain yang dengan demikian konflik antarbagian dapat dihindari. Namun, pendekatan ini juga belum tentu sesuai ketika misalnya organisasi memiliki cabang-cabang di berbagai daerah, atau organisasi tersebut bukan berupa organisasi bisnis. Bagi organisasi nonprofit misalnya, pendekatan berdasarkan produk belum tentu cocok, dan cenderung justru tidak efektif.

Sebagai kesimpulan setiap pendekatan memiliki keterbatasan sekaligus kelebihan­nya. Oleh karena itu penggunaannya juga sangat situasional dengan berbagai faktor yang dimiliki dan dihadapi oleh organisasi.

Struktur Organisasi Formal Dan Informal

Apa yang telah dibicarakan dalam bab ini adalah bagaimana organisasi melakukan proses pengorganisasian yang diawali dengan penyusunan desain organisasi berdasarkan berbagai faktor yang dimiliki dan dihadapi oleh organisasi. Struktur organisasi yang dihasilkan melalui keseluruhan proses tersebut kerap dikenal sebagai struktur organisasi formal. Struktur organisasi formal inilah yang dijadikan panduan bagi seluruh anggota organisasi untuk melakukan berbagai hal dalam upaya pencapaian tujuan. Dalam kenyataannya, beberapa bagian atau para pekerja sering kali mengelompokkan diri tidak hanya berdasarkan fungsi yang harus dilaksanakannya sesuai dengan struktur organisasi yang telah dibuat, akan tetapi juga dapat mengelompokkan diri berdasarkan kesamaan tuntutan, hobi, dan lain sebagainya. Kelompok-kelompok pekerja ini sering kali dinamakan dengan organisasi informal. Seorang manajer yang baik akan tetap memerhatikan dan mengakomodasi berbagai karakteristik pekerjanya termasuk dengan adanya fenomena organisasi informal tersebut. Dalam kondisi tertentu, organisasi informal tersebut dapat membantu manajer dalam mencapai tujuan organisasi. Namun, jika tuntutan organisasi informal ternyata tidak diakomodasi dengan baik, organisasi informal ini akan menyebabkan konflik internal yang akan menghambat pencapaian tujuan organisasi.