Pengertian Administrasi Dan Supervisi Pendidikan

Pengertian Administrasi Dan Supervisi Pendidikan

1. Pengertian Administrasi

Untuk menjelaskan arti administrasi pendidikan, kita tidak dapat melepaskan diri dari pengertian ilmu administrasi pada umumnya. Bahkan dapat pula dikatakan bahwa administrasi pendidikan adalah penggunaan atau aplikasi ilmu administrasi ke dalam pendidikan. Oleh karena itu, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu apakah yang dimaksud dengan administrasi.

Secara bahasa, kata administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari kata ad dan ministrrte. Kata ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam bahasa Inggris, yang berarti "ke" atau "kepada". Dan kata ministrare sama artinya dengan kata to serve atau to conduct yang berarti "melayani", "membantu" atau "mengarahkan". Dalam bahasa Inggris to administer berarti pula "mengatur", "memelihara" (to look after dan "mengarahkan).

Jadi kata "administrasi dapat diaertikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai tujuan.

Meskipun praktek administrasi sejak dahulu kala dilaksanakan orang, namun administrasi sebagai ilmu, baru muncul pada permulaan pertengahan abad ke-19. Frederick Taylor (1856) dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen berdasarkan ilmu pengetahuan. Dengan demikian, ia dapat dikatakan sebagai pelopor dari timbulnya ilmu administrasi. Ia pernah bekerja sebagai buruh rendahan sampai tingkat yang paling tinggi di dalam perusahaan. Berdasarkan pengalamannya itu, ia mengemukakan dalam tulisannya beberapa prinsip manajemen dengan pengelolaan perusahaan.

Perkembangan ilmu administrasi yang pada mulanya bergeraka di dalam dunia industri dan perusahaan, kemudian menjalar ke pemerintahan atau negara, sehingga kita mengenal adanya administrasi negara.

Sekarang kita mengenal administrasi pendidikan sebagai salah satu cabang dari administarsi pada umumnya. Para ahli pendidikan mulai menyadari bahwa meskipun prinsip-prinsip administrasi dalam berbagai lapangan memiliki kesamaan, baik dalam proses maupun tujuannya, dalam dunia pendidikan mempunyai kekhususan yang tidak dapat disamakan begitu saja dengan dunia perusahaan atau pemerintahan. Jika perusahaan yang diolah adalah benda-benda mati bahkan bahan-bahan mentah, maka dalam dunia pendidkan yang diolah adalah benda-benda hidup atau anak-anak didik. Demikian pula jika kita tinjau tujuanya. Tujuan perusahaan adalah memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya atau menghasilkan produksi yang sebanyak-banyaknya dengan kualitas yang tinggi. Demikian pula dalam dunia pendidikan, hasil produksi dan kualitas yang tinggi menjadi tujuan; namun hasil produksi dan kualitas tinggi yang diharapkan itu berbeda sifatnya dengan hasil perusahaan.

2. Administrasi Pendidikan

Administrasi pendidikan ialah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu, baik personil, spiritual maupun material, yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan. Jadi, di dalam proses administrasi pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat di dalam proses pencapaian tujuan pendidikan itu diintegrasikan, diorgansisasi dan dikoordinasi secara efektif, dan semua materi yang diperlukan dan yang telah ada dimanfaatkan secara efektif dan efisien. Sedangkan pendidikan, baik diartikan sebagai proses maupun produk, adalah masalah perseorangan. Anak didik sendirilah yang harus membuat perubahan dan dalam dirinya sesuai dengan yang dikehendakinya. Proses pendidikan terjadi di dalam diri individu, dan produk pendidikan menyatakan diri di dalam tingkah lakunya. Demikianlah pendidikan pendidikan tidak sama dengan administrasi pendidikan.

Administarsi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan, kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi : perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan dan pembiayaan, dengan menggunakan fasilitas yang tersedia, baik personil, materil maupun spiritual, untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.

Pendapat lain dikemukakan oleh Good Carter V, bahwa administrasi pendidikan adalah "segenap teknik dan produser yang dipergunakan dalam penyelenggaraan lembaga pendidikan sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan".

Pendapat di bawah ini hampir sama dengan yang dikemukakan oleh Carter, yaitu bahwa administrasi pendidikan adalah "suatu proses yang berurusan dengan penciptaan, pemeliharaan, stimulasi dan penyatuan tangan-tenaga-tenaga dalam suatu lembaga pendidikan dalam usaha merealisasikan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Berdasarkan beberapa pengertian administrasi pendidikan tersebut di atas, ternyata bahwa di dalam setiap kegiatan administrasi terdapat beberapa unsur yang selalu kait mengait satu sama lain. Beberapa unsur pokok di dalam administrasi yang dimaksud ialah :

a. Adanya sekelompok manusia (sedikitnya dua orang)

b. Adanya tujuan yang hendak dicapai bersama.

c. Adanya tugas atau fungsi yang harus dilaksanakan (kegiatan kerjasama).

d. Adanya perlengkapan atau peralatan yang diperlukan.

Semua unsur tersebut harus dikelola dan diatur sedemikian rupa sehingga mengarah kepada tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditentukan.

Dengan mengemukakan perumusan tersebut di atas, dapat tekankan disini, bahwa :

1) Administrasi pendidikan itu bukan hanya sekedar kegiatan tata usaha, surat menyurat seperti yang dilakukan di kantor-kantor tata usaha sekolah atau pun kantor-kantor inskepski pendidikan dan sebagainya.

2) Administrasi pendidikan mencakup semua kegiatan yang luas, yang meliputi antara lain perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan yang menyangkut bidang-bidang materil, personil dan spiritual dalam bidang pendidikan pada umumnya, dan khususnya pendidikan yang diselenggarakan di sekolah-sekolah.

3) Administrasi pendidikan itu merupakan proses keseluruhan dan kegiatan-kegiatan bersama yang harus dilakukan oleh semua pihak yang terlibat di dalam tugas-tugas pendidikan.

3. Bidang Garapan Administrasi pendidikan

Administrasi pendidikan mencakup bidang-bidang garapan yang sangat luas. Tercakup di dalamnya administrasi personil, administrasi kurikulum, kepemimpinan, kepengawasan, atau supervisi pendidikan, organisasi lembaga pendidikan dan sebagainya. 

Secara rinci, bidang garapan administrasi pendidikan dapat pula diuraikan sebagai berikut :

a. Administrasi tata laksana sekolah. Hal ini mencakup :

1). Organisasi dan struktur pegawai tata usaha (TU).

2). Organisasi dan anggaran belanja keuangan sekolah

3). Masalah kepegawaian dan kesejahteraan personil sekolah.

4). Masalah perlengkapan dan perbekalan.

5). Keuangan dan pembukuannya.

6). Korespondensi/Surat menyurat.

7). Laporan-laporan (bulanan, kuartalan, tahunan).

8). Masalah pengangkatan, mutasi, penempatan, dan pemberhentian pegawai.

9). Pengisian buku rapor, klaper (kumpulan nilai-nilai angka)

b. Administrasi personil guru dan pegawai sekolah. Hal ini meliputi antara lain :

1). Pengangkatan dan penemtapan tenaga guru.

2). Organisasi personil guru-guru.

3). Masalah kepegarwaian dan kesejahteraan guru.

4). Rencana orientasi bagi guru baru.

5). Kondite dan penilaian kemajuan guru

6). Pelatihan dan penataran bagi para guru

c. Administrasi siswa, hal ini meliputi antara lain :

1). Organisasi dan perkumpulan siswa.

2). Masalah kesehatan dan kesejahteraan siswa.

3). Penilaian dan pengukuran kemajuan siswa.

4). Bimbingan dan penyuluhan bagi siswa.

d. Supervisi pengajaran. Hal ini meliputi antara lain :

1). Usaha membangkitkan dan merangsang semangat guru-guru dan para pegawai tata usaha dalam menjalankan tugasnya masing-masing dengan sebaik-baiknya.

2). Usaha mengembangkan, mencari, dan menggunakan metode-metode baru dalam mengajar dan belajar yang lebih baik.

3). Mengusahakan cara-cara menilai ahsil-hasil pendidikan dan pengajaran.

4). Mengusahakan dan mengembangkan kerjasama yang baik antara guru, siswa dan pegawai tata usaha sekolah.

5). Usaha mempertinggi mutu dan pengalaman guru-guru.

e. Pelaksanaan dan pembinaan kurikulum :

1). Mempedomani dan merealisasikan apa yang tercantum di dalam kurikulum sekolah yang bersangkutan dalam usaha mencapai dasar-dasar dan tujuan pendidikan dan pengajaran.

2). Menyusun dan melaksanakan organisasi kurikulum beserta mater-materi, sumber-sumber dan metode-metode pelaksanaannya, disesuaikan dengan pembaruan administrasi dan pengajaran serta kebutuhan masyarakat dan lingkungan sekolah.

4. Manajemen dan Administrasi Pendidikan

Istilah lain yang hampir sama artinya dengan administrasi pendidikan ialah manajemen. Hanya dewasa ini, istilah manajemen lebih terkenal dan umum dipakai di dalam dunia perusahaan/ekonomi daripada di dalam dunia pendidikan.

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lain secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan. Sebagaimana dalam Al Quran Surat Yunus ayat 3 dinyatakan sebagai beirkut :

إِنَّ رَبَّكُمُ اللهُ الَّذِي خَلَقَ السَّمَاوَاتِ وَاْلأَرْضَ فِي سِتَّةِ أَيَّامٍ ثُمَّ اسْتَوَى عَلَى الْعَرْشِ يُدَبِّرُ اْلأَمْرَ مَامِن شَفِيعٍ إِلاَّ مِن بَعْدِ إِذْنِهِ ذَلِكُمُ اللهُ رَبُّكُمْ فَاعْبُدُوهُ أَفَلاَ تَذَكَّرُونَ {يونس :3}

Artinya : "Sesungguhnya tuhan kamu ialah Allah yang menciptakan langit dan bumi dalam enam masa, kemudian Ia bersemayam di atas Arsy untuk mengatur semua urusan, tiada seorangpun yang akan memberi syafa'at kecuali sesudah izin-Nya. Dialah Allah Tuhan kamu maka sembahlah Dia. Apakah kamu tidak mengambil pelajaran (QS. Yunus:3)"

Manajemen merupakan sebuah proses kerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Walaupun Al Quran secara khusus tidak menyebutkan istilah manajemen, akan tetapi menyinggung istilah manajemen dengan menggunakan kalimat yudabbiru mengandung arti mengarahkan, melaksanakan, menjalankan, mengendalikan, mengatur, mengurus dengan baik, mengkoordinasikan, membuat rencana yang telah ditetapkan. Menurut Farker Follet, yang dimaksud dengan manajemen, ialah proses pencapaian tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan.

Para pakar manajemen mengemukakan pandangan yang berbeda tentang arti manajemen, antara lain :

Miftah Thoha berpendapat, bahwa manajemen diartikan sebagai “Suatu proses pencapaian tujuan organisasi lewat usaha orang lain”. Ungkapan senada dikemukakan oleh Hadari Nawawi, yaitu : “Manajemen adalah kegiatan yang memerlukan kerjasama orang lain untuk mencapai tujuan” 

Pendapat kedua pakar tersebut di atas, dapat penulis simpulkan, bahwa manajemen merupakan proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama.

Lebih lanjut, pengertian manejemen dinyatakan oleh Susilo Martayo, bahwa "Manajemen adalah usaha untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganiasian, penyusunan personalia atau kepegawaian, pengarahan dan kepemimpinan serta pengawasan.

Dari beberapa definisi atau pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Dalam manajemen dapat dipastikan adanya tujuan yang akan dicapai.

2. Dalam mencapai tujuan, pelaksanaan manajemen dilakukan secara bersama dari sekelompok orang (dua orang atau lebih)

3. Untuk mencapai tujuan organisasi atau manajemen, diperlukan adanya perencanaan yang baik, pelaksanaan yang konsisten dan pengendalian atau pengawasan secara kontinyu.

Selanjutnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan diperlukan adanya proses yang di dalamnya meliputi keterlibatan berbagai unsur yang terlibat dalam organisasi sesuai dengan planning atau perencanaan yang dilandasi oleh pengawasan yang berkesinambungan (kontinyu) dalam proses pelaksanaannya.

Administrasi atau manajemen merupakan komponen integral dan tidak dapat dipisahkan dari proses pendidikan secara keseluruhan. Alasannya, karena tanpa manajemen yang baik tujuan pendidikan tidak akan berhasil secara optimal, efektif dan efisien. Konsep tersebut berlaku di lembaga-lembaga lain yang memerlukan manajemen. Manajemen pendidikan meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan.

Untuk itu, perlu dimengerti fungsi-fungsi pokok administrasi, yakni perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan (evaluasi dan pembinaan). Dalam prakteknya, keempat fungsi tersebut merupakan suatu proses yang berkesinambungan. 

Adapun langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut :

1) Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.

2) Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan.

3) Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan.

4) Menentukan tahap-tahap atau rangkaian tindakan.

5) Merumuskan bagaimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan. 

Menurut teori Kaufman, bahwa perencanaan harus melalui tahapan-tahapan sebagai berikut :

1) Perencanaan harus mampu mengindentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan.

2) Perencanaan harus mampu menentukan berbagai kebutuhan dalam pendidikan.

3) Perencanaan harus mampu menspesifikasikan rincian tiap-tiap kebutuhan.

4) Perencanaan harus mampu menentukan pilihan-pilihan yang diharapkan.

5) Perencanaan harus mampu memenuhi segala kebutuhan yang bisa dirasakan oleh semua.

6) Perencanaan harus mampu sebagai identifikasi strategik alternatif dan siap tolls keuntungan dan kerugian tiap-tiap strategik. 

Perencaan mempunyai unsur-unsur yang jelas dan saling berkaitan satu sama lain. Unsur-unsur perencanaan itu adalah sebagai berikut : 

1. Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan meliputi aspek-aspek :

a). Tujuan, asumsi dan harapan

b). Tindakan, yaitu unsur untuk melaksananakan keputusan

c). Struktur keputusan

2. Aspek pengetahuan yang baru

Setiap perencanaan mempunyai aspek pengetahuan yang baru yang mengacu kepada :

a). Dimensi waktu

Berdasarkan dimensi waktu, ada perencanaan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

b). Dimensi struktural

Pada structural atau bagian mana akan memperoleh resiko yang paling kecil.

c). Dimensi cara pengukuran

Perencanaan harus dapat diukur salah satu pengukuran dalam perencanaan. Penyuluh adalah membandingkan motivasi dengan moral atau pertimbangan antara motivasi dengan moral.

d). Kerja yang bersifat rasional

Perencanaan adalah usaha untuk melakukan perubahan yaitu sebagai proses sintesa dan antitesa dikenal dengan istilah equilbrium dan disequilbrium dan contoh yang tepat untuk itu adalah teori adopsi.

3. Memiliki strategi dan taktik

Strategi meliputi peraturan kebijakan kelembagaan dan nilai-nilai, sedangkan taktik adalah bagaimana mengimplementasikan perencanaan seperti anggaran keuangan dan lain-lain.

4. Perencanaan sebagai suatu teknologi

Perencanaan sebagai suatu teknologi, maka dalam perencanaan ada proses menata informasi dan memproses data. 

5. Perencanaan sebagai suatu struktur

Dalam hubungan dengan struktur, maka setiap tugas-tugas perlu diidentifikasi secara jelas. 

Ada beberapa sifat perencanaan yang perlu diikuti oleh perencana, yaitu :

a). Bersifat menyeluruh.

b). Bersifat integrasi yang fragmentasi (merangkum berbagai unsur, seperti dana, tenaga dan lain-lain).

c). Bersifat fleksibel

d). Menggunakan sarana yang bersifat analitis, sehingga dapat diperoleh pengukuran efisien.

e). Ada tatanan struktur, ada proses komposisi dan mempunyai sifat yang menetap (baku).

Prof. Komaruddin membagi aktivitas perencanaan sebagai berikut :

1. Meramalkan proyeksi yang akan datang

2. Menetapkan sasaran serta mengkoordinasikannya

3. Menyusun program dengan ukuran kegiatan

4. Menyusun kronologis jadwal kegiatan

5. Menyusun anggaran dan alokasi sumber daya

6. Mengembangkan prosedur dalam strandar

7. Menetapkan dan mengintervensi kebijakan.

Kini tergantung perencanaan apa yang akan dibuat hingga perencanaan mampu memprediksi program, baik jangka panjang atau jangka pendek, berskala mikro atau makro, pembiayaan serta antisipasi bila terjadi masalah atau kendala. 

2. Pengorganisasian

Kata organisasi berasal dari bahasa Yunani, “organon” dan istilah Latin “Organun” yang memiliki arti: alat, bagian, anggota atau badan.

James D. Mooney berpendapat, bahwa “Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Sedangan Chester I Bernand memberikan pengertian organisasi sebagai “suatu system daripada aktivitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih”.

Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, ada tiga cirri dalam suatu organisasi yaitu:

1. Adanya sekelompok orang-orang, dua atau lebih

2. Adanya hubungan yang terjadi dalam suatu kerjasama

3. Adanya kerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama didasarkan atas hak dan kewajiban atau tanggung jawab masing-masing individu atau personil.

Pengorganisasian merupakan tindakan atau langkah-langkah untuk menentukan komponen-komponen aktivitas yang diperlukan, kemudian membagi pekerjaan kepada kelompok pelaksana dan mendelegasikan wewenang kepada anggota-anggota organisasi. Menurut . F. Terry, fungsi-fungsi organisasi adalah sebagai berikut :

Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi daripad manajemen karena dengan pengorganisasian berarti memadukan seluruh sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya. Salah satu bagian penting dari tugas pengorganisasian adalah pengharmonisan suatu kelompok orang-orang yang berbeda, mempertemukan masalah-masalah kepentingan dan memanfaatkan kemampuannya ke a ah tententu yaitu arah tercapainya tujuan.

Dari penjelasan tersebut di atas dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.

2. Organisasi dalam arti bagian atau struktur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari orang-orang yang berada di dalamnya dalam rangka mencapai suatu tujuan.

Iklim organisasi merupakan factor utama lainnya yang berkaitan dengan kinerja organisasi. Hal ini sangat dipengaruhi oleh adanya interaksi beberapa elemen yang ada di dalam organisasi itu. Artinya dalam sebuah organisasi harus terdapat keterkaitan dalam dua hal, diantaranya: Pertama, budaya organisasi mencakup filosofi manajemen yang mencakup asumsi, keyakinan dan nilai-nilai budaya organisasi. Hal ini lebih banyak disebabkan karena bawahan sangat dipengaruhi oleh cara berfikir pihak pimpiman (atasan).

Beberapa kegiatan yang harus dilakukan dalam sebuah organisasi antara lain :

1. Mengembangkan struktur organisasi antara lain: tugas yang harus dilakukan oleh seorang manajer mampu untuk mengindektifikasikan dan mengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan.

2. Mendelegasikan, yakni tugas yang dilakukan oleh seorang manajer untuk mempercayakan tanggung jawab dan wewenang kepada personil dan menciptakan pertanggungjawaban atas hasil-hasil pekerjaan.

3. menetapkan hubungan, yaitu tugas yang dilakukan oleh seorang manajer untuk menciptakan kondisi yang perlu dalam usaha kerjasama antara semua personil.

4. Tanggung jawab, yakni tugas yang diberikan kepada suatu posisi.

5. Pertanggungjawaban. Kewajiban melaksanakan tanggung jawab dan mempergunakan wewenang sesuai dengan norma-norma kebijakan yang ditetapkan.

Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik atau dalam rangka membentuk suatu organiasi yang baik atau dalam usaha menyusun suatu organiasi, perlu diperhatikan beberapa azas atau prinsip-prinisp organisasi sebagai berikut :

1. Perumusan tujuan dengan jelas

a. Menunjukan pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa.

b. Landasan bagi organisasi yang bersangkutan.

c. Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan.

d. Menentukan program, prosedur (koordinasi, integrasi, implikasi, sinkronisasi dan mekanisasi).

2. Pembagian Kerja

a. Pembagian kerja atas dasar wilayah atau teritorial.

b. Pembagian kerja atas dasar jenis benda.

c. Pembagian kerja atas dasar langganan yang dilayani

d. Pembagian kerja atas dasar fungsi (rangkaian kerja).

e. Pembagian kerja atas dasar waktu.

Oleh karena pembagian kerja dalam suatu organisasi ada baiknya, antara lain dipedomani hal-hal sebagai berikut :

a. Jumlah unit organisasi diusahakan sedikit mungkin sesuai kebutuhan.

b. Suatu unit harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan satu sama lain.

c. Pembentukan unit baru hanya dilaksanakan bila unit-unit yang ada tidak tepat lagi menampung kegiatan-kegiatan baru tersebut.

d. Secara garis besarnya dalam suatu organisasi dibedakan sesuai dengan aktivitas yang dilakukannya. 

3. Delegasi kekuasaan

Salah satu prinsip dalam suatu organisasi adalah delegasi kekuasaan (pelimpahan wewenang). Kekuasaan atau wewenang merupakan hak seseorang untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan sebaik-baiknya. Wewenang atau kekuasaan itu terdiri dari berbagai aspek, antara lain: wewenang mengambil keputusan, wewenang menggunakan sumber daya, wewenang perintah, dan wewenang memakai batas waktu tertentu.

Dalam mendelegasikan kekuasaan, agar proses pendelegasian itu efektif, sedikitnya ada empat hal yang harus diperhatikan, yaitu :

a. Pemimpin dapat memusatkan perhatiannya pada pekerjaan pokok saja.

b. Putusan dapat dibuat lebih cepat dan pada unit yang tepat.

c. Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivisir, sehingga bawahan tidak selalu menunggu perintah atasan.

d. Pendelegasian merupakan salah satu hal yang mendidik atau mengembangkan bawahan, sehingga mampu menerima tugas dan tanggung jawab yang lebih besar.

4. Rentangan kekuasaan

Rentang kekuasaan yang dimaksud adalah jumlah orang yang tepat menjadi bawahan bagi seorang pemimpin, sehingga pemimpin itu dapat memimpin, membimbing, dan mengawasi secara tepat.

Dalam menetapkan beberapa bawahan yang tepat dari seorang pemimpin, ada beberapa factor yuang harus diperhatikan, yaitu :

a. Jelas tidaknya tugas wewenang dan pertanggung jawaban masing-masing orang dalam suatu organisasi.

b. Jalinan hubungan kerja dari masing-masing bawahan satu sama lain.

c. Kemampuan orang-orang dalam suatu organisasi.

d. Corak pekerjaan.

e. Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja.

f. Jarak dan waktu.

5. Tingkat-tingkat pengawasan

Menurut prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedikit mungkin. Sehubungan dengan prinsip-prinsip tingkat-tingkat pengawasan ini, maka dalam organisasi terdapat beberapa jenis tingkatan, yaitu :

a. Dua sampai tiga tingkatan, bisa disebut organisasi pipih atau platop organization.

b. Empat tingkat, sering disebut struktur organisasi datar.

c. Lima tingkat, sering disebut struktur organisasi curam.

6. Kesatuan perintah dan tanggungjawab

Menurut prinsip di atas, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan dari siapa ia menerima perintah dan kepada siapa ia memberi pertanggungjawaban akan pelaksanaan tugasnya.

7. Koordinasi

Prinsip yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi adalah prinsip koordinasi.

Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara. Ada empat cara utama dalam usaha pemeliharaan koordinasi, yaitu :

a. Mengadakan pertemuan resmi antara unsur-unsur atau unit-unit yang harus dikoordinasikan.

b. Mengangkat seseorang, suatu tim atau panitia coordinator yang khusus bertugas melakukan kegiatan koordinasi.

c. Membuat buku pedoman, yang berisikan penjelasan tugas dari masing-masing unit dan koordinasi satu dengan yang lain.

d. Pimpinan atau atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya dalam rangka pemberian bimbingan, konsultasi dan pengarahan. 

Dalam pelaksanaan kerja hendaknya dibagi antara lain :

a. Penerangan atau pemberitaan

b. Pempublikasian dan perdokumentasian

c. Penyaringan informasi dan komunikasi.

Pengembangan tanggungjawab mulai dari tingkat terendah sampai tertinggi:

a. Masing-masing pribadi.

b. Masing-masing sub bagian.

c. Masing-masing unit kerja

d. Mansing-masing biro

e. Masing-masing departemen

f. Masing-masing lembaga.

Penetapan pengambilan keputusan kerja, di antaranya

a. Tahap identifikasi persoalan.

b. Tahap penetapan tujuan kerja.

c. Tahap solusi masalah

d. Tahap pemilihan alternatif.

3. Pengawasan

Fungsi pengawasan ini adalah aktivitas untuk mengevalausi dan mengoreksi penyimpangan-penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan dilaksanakannya fungsi pengawasan ini diharapkan dapat mengurangi penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga kemungkinan timbulnya kerugian yang besar dapat dihindarkan atau dapat ditekan sekecil mungkin.

Oleh karena itu pengawasan adalah salah satu fungsi dalam administrasi pendidikan untuk menjamin agar pelaksanaan kerja berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan kerja. Jika pelaksanaan kerja tidak berjalan, tidak sesuai dengan standar perencanaan, walaupun secara tidak sengaja tetap ke arah yang lebih baik. Hal ini tampak klasik dan tradisional. Dengan demikian melalui pengawasan dapat diawasi sejauhmana penyimpangan, penyalahgunaan, kebocoran, kekurangan, pemborosan, penyelewengan dan lain-lain serta bagaimana kendala dimasa yang akan datang.

Arifin Abdurrahman berpendapat bahwa ada beberapa factor yang membantu pengawasan dalam mencegah berbagai kasus penyelewengan serta penyalahgunaan wewenang, yaitu:

1. Filsafat yang dibuat bangsa tersebut.

2. Agama yang mendasari seseorang tersebut.

3. Kebijakan yang dijalankan.

4. Anggaran pembiayaan yang mendukung.

5. Penempatan pegawai dan prosedur kerjanya.

6. Kemampuan koordinasi dalam organisasi. 

Seorang manajer mengelola kegiatan organisasi agar dapat tercapai hasil yang diinginkan atau rencana organisasi dapat dicapai sesuai dengan hasil-hasil yang diinginkan atau direncanakan. Keberhasilan atau kegagalan perlu dipertimbangkan dari segi tujuan yang telah ditentukan. Adapun kegiatan pengawasan ini untuk dapat memastikan bahwa apa yang sedang dikerjakan atau akan dilaksanakan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. 

Fungsi pengawasan yang dilakukan menajemen merupakan unsur yang sangat penting untuk diperhatikan. Adapun aktivitas pengawasan yang biasanya dilaksanakan menurut Henry Simamora adalah sebagai berikut :

1. Mengumpulkan dan menganalisa data pengangkatan, seleksi penempatan dan promosi untuk meyakinkan bahwa terdapat pengamatan terhadap kesempatan kepegawaian yang sama.

2. Menganalisa catatan penilaian kinerja untuk menentukan upaya penilaian yang diisyaratkan telah dilaksanakan dengan cara obyektif dan tidak biasa.

3. Menganalisa statistik yang berhubungan dengan ketidak hadiran keluhan, dan kecelakaan kerja untuk menentukan bahwa masalah-masalah ini adalah penting dan apa yang seharusnya dilakukan untuk menguranginya.

Fungsi pengawasan dalam organisasi adalah semacam nilai tambah yang diberikan kepada peserta didik untuk memelihara fisik, jiwa dan raganya. Fungsi pemelihraan ini dapat memacu peserta didik untuk belajar dengan tekun, giat dan menguntungkan bagi pesantren. Ini merupakan nilai tambah. Dengan demikian pengawasan merupakan usaha pembinaan sikap dan pengembangan yang telah dilakukan sebelumnya.

Penyusunan program pengawasan ini haruslah didasarkan pada kondisi-kondisi nyata yang terdapat dalam organisasi atau lembaga dan kemungkinan masa yang akan datang yang kelak akan dihadapi. Yakni program pengawasan ini harus dilaksanakan melalui pertimbangan-pertimbangan yang cukup matang, termasuk sumber-sumber pendanaannya.

Oleh sebab itu, pengawasan tidak bisa dipisahkan dari kegiatan lembaga pendidikan tersebut, ia haruslah merupakan satu paket yang disusun dalam program pengembangan organisasi, sehingga pengawasan ini akan dapat terlaksana secara terus menerus.