Analisa Saluran Dan Media Komunikasi

Analisa Saluran Dan Media Komunikasi

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition proces) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang telah dilakukan oleh seorang komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personel group yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu:

1. Perencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai.

2. Organisasi dan Komposisi

Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran Anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya.

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3. Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, maupun paragraf, perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya.

Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya, sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Oleh karena perkembangan dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah mernikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Seorang kornunikator tentunya ingin menjaga nama baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasinya.

Sebelum Anda memutuskan untuk menyarnpaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, maka perlu terlebih dahulu dijawab tiga pertanyaan penting, yaitu: apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuan tersebut dapat diterima di dalam organisasi tersebut.

Untuk dapat melakukan hal tersebut, pertama Anda harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan harus Jelas

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan Anda di dalam mencapai tujuan yang dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam, yang sangat tergantung pada jenis organisasinya.

Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain:

a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri "Apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak?" jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya penyampaian pesan ditahan dulu. Sebaliknya, bila isi pesan sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, maka pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan. mereka sesuai dengan harapan. komunikator? Tanpa mengetahui motif audiens-nya, komunikator tidak akan dapat menanggapi mereka dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukkan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktu pun akan terbuang percuma. Pada akhirnya, penyampaian pesan tidak akan mencapai sasaran yang dikehendaki.

a. Keputusan untuk Menetapkan Media yang Akan Digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan sangat tergantung pada tujuan yang kehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan. Misalnya, seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan anggotanya, ia dapat menggunakan tulisan sebagai media komunikasi.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi informasi (informing), persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens. Bagan 4.1 berikut ini menunjukkan pengaruh tujuan umum komunikasi.

a. Memberi Informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan memasang, website/situs di jalur internet. Masing-masing media komunikasi tersebut tentu memiliki keunggulan dan sekaligus kelemahannya, baik dilihat dari sisi jangkauan penerimaannya maupun biayanya. Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut.

b. Memberi Persuasi

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, masing-masing pihak perlu memahami prinsip win-win solution. Artinya kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi tersebut memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa harus ada yang dikorbankan atau gagal.

c. Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Kerja sama antar perusahaan di berbagai belahan dunia saat ini relatif mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, surat elektronik, dan teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam mempererat kerjasarna dalam dunia bisnis.

Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiens Anda akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan? Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang akan disampaikan.

Berikut ini adalah beberapa contoh dalam menyatakan tujuan umum dan khusus.

Tujuan Umum	Tujuan Khusus
Memberi Informasi	Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
Membujuk	Meyakinkan manajer pemasaran untuk  mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan
Kolaborasi	Membantu departemen personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru.

3. Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut ini:

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

b. Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan hendaknya masalah ketepatan waktu perlu dipertimbangkan. Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ada ide untuk melakukan ekspansi pabrik, padahal pada saat itu penjualan produk sedang menurun sampai 50 persen dibanding dari tahun sebelumnya. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya, sehingga kemungkinan besar tidak akan diterima.

c. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?

Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, usahakan pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah "tidak', maka sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak seperti yang diharapkan.

C. ANALISIS AUDIENS

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pernahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui? jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut, merupakan informasi yang sangat berharga, yang akan mempengaruhi cakupan materi yang diberikan pada audiens, dan cara mengatasi audiens.

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-gampang susah. Gampang, jika lawan berkomunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal dengan baik. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan, karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka, dan tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam kasus ini, komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Tetapi, untuk audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikernas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

b. Siapa Audiens-nya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang mernegang posisi kunci (penting) adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi. Namun bisa jadi seseorang yang posisinya rendah, karena kelebihannya dalam satu atau dua bidang tertentu, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan.

c. Reaksi Audiens

Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audiens, pedu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebut. Jika kornposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

d. Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar Anda tidak terlalu menggurui. Kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik pada pesan yang disampaikan.

e. Hubungan Komunikator dengan Audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, maka audiens harus dapat diyakinkan sebelurn penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan, dan nada suara komunikator saat menyarnpaikan pesan, dapat menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audiens. Nada suara (intonasi) saat berbicara dengan orang yang sudah dikenal tentu berbeda dengan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal.

2. Cara Memuaskan Kebutuhan Akan Informasi Audiens

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk mernenuhi kebutuhan audiens, yaitu:

a. Temukan/Cari Apa yang Diinginkan Oleh Audiens

Untuk dapat mernenuhi kebutuhan informasi audiens, maka komunikator harus dapat menernukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera memberikan informasi yang diminta. Jangan ditunda-tunda.

b. Antisipasi Terhadap Pertanyaan yang Tak Diungkapkan

Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan tarnbahan informasi yang mungkin sangat mernbantu, meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan

Usahakan semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Dengan kata lain, informasi-informasi penting telah tercakup dalam pesan yang diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelurn pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens benar-benar sesuai dengan yang Anda kirimkan.

d. Yakinkan Bahwa Informasinya adalah Akurat

Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang benar-benar akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan memberikan informasi yang salah kepada audiens Anda. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam menyampaikan informasi, komunikator harus sesegera mungkin membetulkannya dan mohon maaf atas kekhilafan yang dilakukan.

e. Tekankan Ide-ide yang Paling Menarik Bagi Audiens

Cobalah untuk menemukan poin penting sangat yang menarik bagi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian ang lebih kepada poin penting tersebut. Apabila hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, berarti komunikator telah berhasil memberikan suatu kepuasan yang tak terhingga. kepala audiens-nya.

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan-pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mengubah perilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru.

Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa, sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan. mudah.

Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Contoh, jika seorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang telah ada sebelum menambah pinjaman baru yang lebih besar, komunikator dapat menggunakan argumentasi sebab akibat untuk menjelaskan bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yang telah diberikan sekarang ini.

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema/topik, pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah merupakan ide-ide pendukung (supporting idea).

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang lebih luas. Sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Dalam surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok merupakan tugas yang tidak mudah. Sebelurn dapat menentukan ide pokok, poin-poin yang penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu:

1. Teknik Brainstorming

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah brainstorming (curah pendapat) yang memberikan keleluasaan pikiran, untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji, berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain:

a. Storyteller's Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat diternukan dengan mudah.

b. Random List

Dengan pendekatan random list, untuk dapat menernukan ide pokok Anda perlu menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran Anda di atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide yang lain. Bagilah mereka ke dalam kelompok-kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak penting.

c. CFR (Condusions, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subyeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (condusions) dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan. Sebagai suatu contoh, penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan oleh masalah kebijakan penentuan harga. Oleh karena itu, rekomendasi kepada pihak manajemen berisi anjuran untuk menurunkan harga produk.

d. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok. jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana (where), dan. bagaimana (how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.

e. Question and Answer Chain

Barangkali pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Coba tanyakan pada diri sendiri: Apa pertanyaan pokok audiens Anda? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul? Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut, sehingga ide pokoknya dapat ditemukan.

2. Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga. dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yang skeptikal atau orang yang tidak dikenal sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia, sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau memilis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communications) adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang disampaikan adalah sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat, bila yang disajikan adalah informasi yang kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan.

Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar, workshops, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya.

Sedangkan presentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konvensi penjualan, rapat para pernegang saham, presentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris sebagai best seller, seringkali diadakan di auditorium.

Alat bantu audio-visual seperti film, video dip, audio rekaman, LCD projector, dan slide show seringkali digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu presentasi. Karena tidak mudahnya mengkoordinasi semua efek dari audio-visual, presentasi seperti ini harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis (written communications) adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format tulisan diperlukan jika informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk referensi di masa yang akan datang, dan jumlah audiens besar dan menyebar.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens. Kapan sebaiknya seseorang memilih komunikasi lisan atau tertulis dapat dilihat pada penjelasan berikut ini :

Perbedaan Karakteristik Komunikasi Lisan dengan Kom. Tertulis

Komunikasi Lisan	Komunikasi Tertulis
§   Anda menginginkan umpan balik segera dari audiensi §   Pesan Anda relatif sederhana dan mudah diterima §   Anda tidak memerlukan catatan permanen §   Anda dapat mengumpulkan audiensi lebih mudah atau ekonomis §   Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah	§   Anda tidak memerlukan umpan balik segera §   Pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati §   Anda memerlukan catatan permanen §   Anda ingin mencapai audiensi yang luas. §   Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan

Jenis-jenis Media Komunikasi Lisan dan Tertulis 

Media Komunikasi Lisan	Media Komunikasi Tertulis
§   Percakapan secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan. §   Telepon dan surat suara (voice mail) §   Audiotape dan videotape §   Teleconference dan videoconference	§   Surat-surat, memo, laporan, proposal §   E-mail §   Surat reguler dan khusus §   Faxsimile