Manfaat Teknologi Informasi Dalam Mendukung Komunikasi Dalam Organisasi

Manfaat Teknologi Informasi Dalam Mendukung Komunikasi Dalam Organisasi

Pengertian Komunikasi

Istilah manajemen komunikasi adalah relatif baru. Komunikasi itu sendiri bukan merupakan bagian penting dari perbendaharaan ka_ ta manajemen sampai akhir tahun 1940-an dan permulaan 1950-an. Tetapi, sejalan dengan organisasi menjadi semakin."sadar manusia" dalam pendekatan hubungan manusiawi (lihat bab 3) dan sejalan de­ngan para ahli perilaku mulai menerapkan penelitian-penelitian me­reka pada organisasi, komunikasi menjadi bagian penting yang diper­hatikan manajemen. Bagaimanapun juga, komunikasi tetap merupa­kan peralatan (tool) manajemen yang dirancang untuk mencapai tu­juan dan tidak dinilai atas dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sen­diri.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam ben­tuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang di­gunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, ti­tik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif me­merlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengi­rimkan berita dan menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan­ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) untuk membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang ber­maksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan be­rita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbag~ sa­tuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur : 

1. Suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti, 

2. Suatu sarana pengaliran informasi dan 

3. Suatu sistem bagi ter­jalinnya komunikasi di antara individu-individu. 

Pandangan tradisional tentang komunikasi telah banyak diubah oleh perkembangan teknologi, yaitu bahwa komunikasi tidak hanya terjadi antara dua atau lebih individu, tetapi mencakup juga komunikasi antara orang­-orang dan mesin-mesin, dan bahkan antara mesin dengan mesin lain­.

Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan komunikasi sebagai the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah proses di mana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung maupun tidak langsung, dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi langsung berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak langsung berarti sebaliknya. 

Berdasarkan pengertian di atas, maka komunikasi memiliki beberapa elemen penting, yaitu:

• Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yang efektif terkait dengan bagaimana orang-orang dapat berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif. 
• Komunikasi berarti terjadinya berbagi informasi atau pemberian informasi mau­pun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian informasi maupun pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu me­nyadari dan mengerti berbagai istilah atau pengertian yang mereka gunakan dalam melakukan komunikasi. Jika tidak, maka kemungkinan terjadinya salah persepsi dalam komunikasi sangat tinggi. 
• Komunikasi melibatkan simbol-simbol, yang berarti komunikasi dapat berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang dilakukan. 

Proses Terjadinya Komunikasi

Bagaimana sesungguhnya komunikasi terjadi? Gambar berikut ini menjelaskan mengenai proses komunikasi.

Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu dengan latar belakang, pendidikan, kepercayaan, ke­budayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang berbeda-beda. Tetapi bila individu-individu dalam organisasi berkomunikasi, apa yang di­perbuat ? Berikut ini akan dibahas model komunikasi dasar agar da­pat dipahami mengapa komunikasi sering gagal dan kegiatan-kegiatan yang perlu diambil manajer untuk meningkatkan efektifitas komu­nikasi.

Model Komunikasi Antar Pribadi

Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut :

Pengirim →→ Berita →→ Penerima

Model ini menunjukkan 3 (tiga) unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Sebagai con­toh, seseorang dapat mengirimkan berita, tetapi bila tidak ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak terjadi.

Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah kom­pleks. Sebagai satu gambaran kompleksnya proses komunikasi adalah "telephone", di mana pengirim menyampaikan suatu berita, tetapi penerima mungkin mendengar atau menerima berita bukan yang di­maksudkan pengirim.

Model proses komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsur­unsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara dan di antara para anggota organisasi, dapat digambarkan pada Gambar dibawah ini.

Sumber (source). Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang digunakan, dan sering saluran me­lalui mana berita dikirimkan. Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk mengkomu­nikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, informasi, dan sebagainya, ke­pada pihak lain.

Pengubahan berita ke dalam sandi/kode (encoding). Langkah kedua ini encoding the message megubah berita ke dalam berbagai bentuk simbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindah­kan pengertian, seperti kata-kata pencakapan atau tulisan, angka, ge­rakan, ataupun kegiatan.

Dari beberapa simbol yang tersedia, pengirim berita menye­leksi salah satu yang akan dapat memenuhi kebutuhan khusus. Pe­ngirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yang akan di­katakan tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan agar pengaruh yang diinginkan dari penerima terpenuhi. Jadi, berita harus disesuai­kan dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan pene­rima untuk mencapai konsekuensi-konsekuensi yang diinginkan. Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yang akan di­peroleh dari pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini pen­ting, karena ketidaksamaan pengertian akan menimbulkan salah ko­munikasi.

Pengiriman berita (transmitting the message). Langkah ketiga men­cerminkan pilihan komunikator terhadap media atau "saluran distri­busi". Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai sa­luran - telephone, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi pengiriman berita tertentu.

Manfaat komunikasi lisan, orang per orang, adalah kesempatan untuk berinteraksi antara sumber dan penerima, memungkinkan ko­munikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dan lain-lain), di sampaikannya berita secara cepat, dan memungkinkan umpan ba­lik diperoleh segera.

Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui salur­an-saluran seperti memo, surat, laporan, catatan, bulletin dewan di­rektur, manual perusahaan, dan surat kabar. Komunikasi tulisan mempunyai manfaat dalam hal penvediaan laporan atau dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.

Agar komunikasi lebih efisien dan efektif manajer perlu mem­pertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada. Sebagai con­toh, ucapan "selamat pagi" tidak perlu ditulis dalam bentuk memo, sebaliknya pemberian pesanan sebaiknya ditulis dengan bentuk me­mo.

Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak penerima. Pada dasanya, orang-orang menerima berita melalui ke lima pancaindera mereka penglihatan, pendengaran, pengecap, perabaan dan penciuman. Pengiriman berita belum lengkap atau ti­dak terjadi bila suatu pihak-belum menerima berita. Banyak Komuni­kasi penting gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.

Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pe­ngartian simbol-simbol oleh penerima. Proses ini dipengaruhi oleh la­tar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di sekitarnya. Selalu ada kemungkinan bahwa berita dari sumber, ketika diartikan oleh penerima, akan menghasilkan pengerti­an yang jauh berbeda dengan yang dimaksud oleh pengirim. Jadi, pe­nerima mempunyai tanggung jawab besar untuk efektifitas komuni­kasi, dalam hal komunikasi dua arah. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun penerima dalam suatu interak­si. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda-beda.

Umpan balik (feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan berita balasan yang ditujukan ke­pada pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi adalah proses yang berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selan­jutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.

Manajemen dapat mendistribusikan suatu bulletin yang berisi kebijaksanaan baru kepada kelompok-penyelia, tetapi sampai ada tanggapan dalam bentuk pertanyaan, persetujuan, komentar atau perilaku atau sampai telah adanya pengujian untuk melihat apakahkebijaksanaan dijalankan atau tidak, manajemen tidak akan tahu se­berapa efektif penyataan tersebut.

Komunikasi Organisasi

Semua faktor yang dibahas dalam model proses komunikasi di atas, dapat juga diterapkan pada komunikasi dalam organisasi. Kom­munikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita dari seseorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifi­tas komunikasi dalam organisasi pdipengaruhi oleh beberapa faktor khusus. Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 (empat) faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi iabatan dan apa yang disebut Lesikar sebagai "pemilikan informasi". 

Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komuni­kasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin mele­bar sesuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Sebagai con­toh, komunikasi efektif biasanya semakin sulit dicapai dalam organi­sasi yang besar dengan cabang-cabang yang menyebar. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat­tingkat organisasi. Sebagai contoh, karyawan lini perakitan hampir selalu akan mengkomunikasikan masalah-masalah pada penyelia (mandor) mereka dan bukan pada manajer pabrik. Keterbatasan ini mempunyai kebaikan (seperti menghindarkan manajer atas dari ke­banjiran informasi), tetapi juga mempunyai kelemahan (seperti meng­hindarkan manajer atas dari informasi yang seharusnya mereka per­oleh).

Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berko­munikasi dengan seseorang serta isi dan ketepatan komunikasi. Seba­gai contoh, percakapan antara direktur perusahaan dengan karyawan akan dibatasi formalitas dan kesopanan, sehingga tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengatakan sesuatu yang penting.

Spesialisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Para anggota suatu kelom­pok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan istilah, tujuan, tugas, waktu, dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelom­pok-kelompok yang sangat berbeda akan cenderung di hambat.

Pemilikan informasi berarti bahwa individu-individu mempu­nyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan mereka. Sebagai contoh, manajer produk akan mempunyai penga­matan yang lebih tajam dalam perumusan strategi-strategi pemasar­an, kepala departemen mungkin mempunyai cara tertentu yang efek­tif untuk menangani konflik di antara para bawahannya. Individu­individu yang memiliki informasi-informasi khusus ini dapat ber­fungsi lebih efektif daripada lainnya, dan banyak di antara mereka yang tidak bersedia membagikan informasi tersebut kepada yang lain.

Jaringan komunikasi dalam organisasi. Organisasi dapat merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara. Jaringan ko­munikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung. Jaringan semacam ini biasanya dimaksudkan untuk menghindarkan manajer atas dari informasi berlebihan yang tidak perlu dan menjaga kekuasa­an dan statusnya. Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih be­bas, di mana individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap tingkat. Jaringan seperti ini digunakan bila aliran komunikasi yang lebih bebas sangat diperlukan, seperti dalam depar­temen riset.

Ada 4 (empat) macam jaringan komunikasi, seperti terlihat da­lam gambar diatas. Dalam jaringan "lingkaran" ; sebagai contoh, B ha­nya dapat berkomunikasi dengan A dan C. Untuk berkomunikasi de­ngan E, B harus melalui A atau melalui C dan D. Pola "rantai" me­nunjukkan dua bawahan (A dan E) yang melapor kepada atasan me­reka (B dan D), yang selanjutnya oleh B dan D dilaporkan ke C. Pa­da jaringan "bintang"; C dapat berkomunikasi langsung dengan A, B, D dan E, walaupun mereka ini tidak dapat berkomunikasi langsung satu sama lain. Sebagai contoh, empat tenaga penjual (A, B, D, E) melapor ke manajer cabang (C). Sedangkan jaringan "huruf Y" ; bisa terdapat dalam bagian sekretariat di mana surat-surat diteri­ma oleh E, disortir oleh D dan distribusikan oleh C.

Jaringan "huruf Y" dan "bintang" adalah komunikasi yang ter­pusat, dengan C pada posisi pusat. Komunikasi yang disentralisasi ini lebih efektif untuk menyelesaikan masalah-masalah rutin dan tidak kompleks, karena lebih cepat dan lebih akurat. Tetapi bila masalah­nya kompleks, jaringan "lingkaran" dan "rantai" yang didesentrali­sasi, akan lebih cepat dan akurat penyelesaiannya. Kepuasan anggota kelompok juga cenderung lebih tinggi dalam jaringan jaringan yang didesentralisasi.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi da­pat diperoleh dengan mempelajari arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluran­saluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau ditunjukkan oleh berbagai sarana formal lainnya, tipe saluran-saluran dasar komunikasi ada­lah vertikal, lateral dan diagonal.

Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke ba­wah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward com­munication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke ba­wah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi, nase­hat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informa­si kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

Berita-berita ke bawah dapat berbentuk tulisan maupun lisan, dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lain­nya, bulletin, pertemuan atau rapat, dan percakapan serta melalui in­teraksi orang per orang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya pada usaha komu­nikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi ke atas.

Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication) ada­lah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas ten­tang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permin­taan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai da­ta atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.

Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan "pintu terbu­ka", sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen­karyawan, atau sistem inspektur jenderal dirancang untuk memudah­kan komunikasi ke atas ke manajemen puncak.

Komunikasi Lateral atau Horizontal

Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :

1. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.

2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-de­partemen pada tingkatan organisasi yang sama.

Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komu­nikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi kegiatan­kegiatan lateral, juga menghindarkan prosedur pemecahan masalah yang lambat.

Komunikasi Diagonal

Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Seperti telah dibahas dalam bab 10 bahwa hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL

Pembahasan aliran-aliran komunikasi di atas adalah berkenaan dengan yang disebut komunikasi "formal", sebagai saluran penyam­paian berita yang dirancang manajer organisasi untuk memudahkan hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga, ada­lah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komuni­kasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :

1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.

2. Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh yang monoton atau membosankan.

3. Pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain. 

4. Pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah 'grapevme " (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desas­desus, kabar angin atau "slentingan"). Sistem komunikasi "grapevme" cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap dan me­nyimpang. Selain itu, desas-desus cenderung bersifat membakar, tidak sesuai dengan kenyataan, lebih bersifat emosional daripada logika, dan kadang-kadang dirahasiakan dari anggota yang mempunyai we­wenang manajerial lebih tinggi. 

Di lain pihak, komunikasi "grapevme" mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi "grapevme" lebih cepat, lebih akurat dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini dengan informasi yang sengaja "dibocorkan".

Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan ter­utama "grapevme" tidak dapat dihilangkan. Bahkan, sebaiknya ma­najer perlu memahami dan menggunakan "grapevme" sebagai peleng­kap komunikasi formal. Peran salah komunikasi ini dapat diminimal­kan dengan merancang saluran komunikasi formal yang baik, dan me­nyebarkan informasi dengan cepat dan tepat.

EFEKTIVITAS KOMUNIIKASI

Berbagai pennyebab timbulnya masalah-masalah komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif telah dibahas di atas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.

Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif

Karena berbagai hambatan organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dilaiarkan terjadi begitu saja. Mana­jer' harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, di mana hanya dengan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.

Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan besar menggunakan para "ahli komunikasi". Para spesialis komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan masalah-masalah komunikasi internal; penen­tuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan "layoffs", penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi; serta pengukuran kua­litas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survey.

Penggunaan Umpan - Balik

Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan balik berita-berita yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalarn lebih efektif. Para manajer dapat melakukan paling sedikit dua. hal untuk mendo­rong umpan balik dan menggunakannya secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik, dan menda­patkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.

Cara manajer berkcmunikasi dengan para bawahannya dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Di sam­ping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunika­si penting dalam penentuan umpan balik macam apa yang akan dida­patkannya. Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai contoh, setelah memberikan penugasan suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, "Apakah saudara mengerti ?" atau "Apakah saudara mempunyai pertanyaan ?" atau "Apakah ada yang belum saya jelaskan ?" Tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong timbulnya jawaban ja­waban, sehingga pendekatan yang lebih langsung dapat dilakukan de­ngan mengatakan :"Pekerjaan ini adalah penting; sebab itu pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara lakukan".

Di lain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupa­kan cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektifi­tas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.

Menjadi Komunikator yang Lebih Efektif

Teknik-teknik komurikasi yang jelek mengganggu banyak ma­najer, seperti ha.lnya mengganggu hubungan mereka dengan para ba­wahannya di luar pekerjaan. Oleh karena itu, latihan-latihan dalam penulisan dan penyampaian berita secara lisan perlu dilakukan un­tuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan ba­hasa, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang penerima berita.

Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif oleh para psi­kolog, pembimbing, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active listen­ing,dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru ke­trampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini ada­lah penggunaan reflective statements (pernyataan balik) oleh pende­ngar. Bagaimanapun juga, posisi kunci para manajer dalam proses ko­munikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi komunikator yang lebih efektif.

Pedoman Komunikasi yang Baik

American Management Associations (AMA) telah menyusun se­jumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut "the Ten Command­ments of Good Communication" (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun untuk meningkatkan efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut:

1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomu­nikasikan.

2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.

3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.

4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam peren­canaan komunikasi.

5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.

6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala se­suatu yang membantu atau umpan balik.

7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.

8. Perhatikan konsistensi komunikasi.

9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.

10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.

Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan kepada para manajer pedoman untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.