Pengertian dan Laporan Siklus Akuntansi

Pengertian dan Laporan Siklus Akuntansi

Siklus akuntan adalah langkah-langkah untuk menyusun laporan keuangan. Disebut sebagai sklus karena langakah ini akan berulang di setiap periode pelaporan. Siklus akuntansi dimulai dengan langkah (1) menganalisis transaksi, (2) mencatat transaksi ke dalam jurnal (3)memposting jurnal ke buku besar (ledger) (4) menyusun neraca saldo sebelum disesuaikan (unadjusted trial balance), (5) menyesuaikan akun dengan membuat jurnal penyesuaian, (6) menyusun neraca saldo setelah disesuaikan (adjusted trial balance), (7) membuat laporan keuangan, (8) membuat jurnal penutup dan mempostingnya, (9) membuat neraca saldo setelah penutupan (post closing trial balance), (10) membuat jurnal pembalik untuk accrued assets dan accrued liability. 

Langkah (1) sampai dengan (3) dilakukan setiap terjadi transaksi. Langkah (4) sampai dengan (9) dilakukan pada setiap akhir periode pelaporan. Langkah (10) bersifat pilihan, bisa dibuat bisa tidak. Jurnal pembalik dilakukan dengan membalik jurnal penyesuaian terkait dengan accrued assets dan accrued liability. Jurnal dibuat pada awal periode pelaporan.

Identifikasi dan Analisis Transaksi

Siklus akuntansi dimulai dengan langkah mengidentifikasi dan menganalisis transaksi. Identifikasi dan analisis transaksi didasarkan pada dokumen dasar. Dokumen dasar dapat berupa formulir-formulir atau catatan yang digunakan oleh perusahaan. Setiap transaksi yang terjadi di perusahaan didukung oleh keberadaan dokumen dasar ini. Contoh, dokumen faktur penjualan mengambarkan telah terjadinya transaksi penjualan. Cheks menggambarkan telah terjadinya transaksi pengeluaran kas.

Transaksi adalah pertukaran sumber daya antara dua pihak. Jika pertukaran dilakukan dengan pihak di luar perusahaan maka disebut transaksi eksternal. Misalnya penjualan ke pelanggan. Jika pertukaran dilakukan di dalam perusahaan sendiri disebut dengan transaksi internal. Misalnya pemakaian suplies, persediaan.

Untuk memahami proses pencatatan, diperlukan pemahaman terminologi dan elemen yang membentuk laporan keuangan. Laporan keuangan disusun atas 5 elemen yaitu (1) Assets, (2) Liabilities, (3) Equity, (4) Revenue, (5) Expense. Elemen assets, liabilities dan equity adalah elemen untuk menyusun Neraca. Elemen Revenue dan expense adalah elemen untuk menyusun laporan laba rugi. Di dalam Neraca dan laporan laba rugi, masing-masing elemen tersebut akan dirinci lagi dan disajikan dalam bentuk pos-pos laporan keuangan. Pos-pos ini merupakan ringkasan dari akun (account). Akun (account) adalah catatan bertambah atau berkurangnya suatu asset, liability, equity, revenue, atau expense tertentu. Catatan yang berisi semua akun yang digunakan perusahaan disebut dengan buku besar (general ledger). Selanjutnya informasi yang berasal dari akun, diringkas dalam bentuk pos dan disajikan dalam laporan keuangan. 

Dengan mengacu ke persamaan akuntansi maka jumlah semua akun Assets harus sama dengan penjumlahan semua akun liability dan akun Equity.

Akun Aset, aset adalah sumber daya ekonomi yang diekndalikan dan dipercayakan kepada manajemen untuk dikelola. Sumber daya ini diharapkan menghasilkan manfaat ekonomi di masa datang. Akun aset yang umum dimiliki perusahaan antara lain:

Cash, digunakan untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaran kas. Kas yang dimaksud adalah uang tunai atau media pertukaran lain yang diterima oleh bank, seperti check.

Account Reveivable, Piutang adalah hak perusahan untuk menagih pihak lain. Akun ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan atau pemberian jasa secara kredit. Transaksi ini terjadi jika perusahaan telah menyerahkan persediaan atau memberikan jasa namun belum mendapatkan pembayaran. Pembayaran akan diterima di masa yang akan datang. 

Notes Receivable, adalah janji tertulis dari pihak lain untuk membayar sejumlah uang ke perusahaan, pada tanggal yang telah di tetapkan. Piutang ini biasanya terkandung bunga dan periode yang lebih lama dibanding account receivable.

Prepaid Account atau Prepaid Expense, adalah pembayaran beban (expense) di muka. akun ini digunakan untuk mencatat pembayaran beban namun pada saat dibayar perusahaan belum menikmati jasa expense tersebut. Contoh, sewa kantor, asuransi kendaraan dll. Akun ini akan dikurangi seiring dengan berlalunya waktu atau sudah dinikmatinya jasa expense tersebut. Prepaid rent akan dikurangi jika masa sewa telah terlewati. Bagian prepaid rent yang lewat masanya dicatat sebagai rent expense, sedangkan yang belum lewat masanya tetap sebagai prepaid rent (assets)

Supplies, adalah perlengkapan yang digunakan di kantor (office suppies), atau di pabrik (factory supplies) atau di toko (store supplies). Perlengkapan ini adalah persediaan yang akan habis karena dipakai, bukan dijual. Contoh, kertas, tinta printer dll. Bagian supplies yang telah digunakan akan dicatat sebagai supplies expense.

Equipment, adalah peralatan yang digunakan untuk operasional kantor (office equipment, operasional toko (store equipment), atau operasional pabrik (factory equipment). Contoh: komputer, etalase toko, kendaraan, mesin-mesin pabrik.

Building, adalah kantor, pabrik, gundang. Bangunan dibedakan dengan tanah (land). Land adalah tanah dimana kantor, pabrik, gudang berdiri. 

Akun Liability. Kewajiban (Liabilities) adalah klaim kreditor atas aset perusahaan. Klaim kreditor mencerminkan kewajiban perusahaan untuk menyerahkan asset, produk atau jasa kepada pihak lain. Akun kewajiban yang umum dimiliki perusahaan adalah:

Account payable, adalah janji perusahaan untuk membayar sejumlah uang dimasa akan datang. Account payable umumnya timbul karena pembelian persediaan atau jasa secara kredit.

Notes payable, timbul karena adanya perjanjian tertulis untuk melakukan pelunasan di masa yang akan datang. Notes payable timbul karena perusahaan tidak mampu membayar hutang dagang, atau perusahaan memperoleh pinjaman uang. Jangka waktu note payable lebih panjang disbanding dengan account payable. Notes payable biasanya dikenakan bunga.

Unearned Revenue. Disebut juga pendapatan diterima dimuka. Timbul karena adanya penerimaan kas, tetapi persediaan atau jasa yang menjadi obyek pendapatan belum dikirim atau belum dilakukan. Akun ini akan dikurangi jika persediaan atau jasa telah dikirimkan atau diselesaikan.

Accrued Liability atau Accued Expense. Digunakan untuk mencatat beban (expense) yang telah terjadi tetapi saat dibuat laporan keuangan belum dibayar. Contoh: listrik, telepon, air, gaji, pajak.

Akun Equity. Equity adalah klaim pemilik atas asset perusahaan, sehingga equity disebut juga dengan Owners’ Equity. Akun ini dipengaruhi oleh empat jenis akun yaitu: (1) Owner’s capital, (2) Owner’s withdrawals, (3) Revenue dan (4) Expenses. Akun Owner’s capital (yang biasanya disebutkan dengan nama pemilik) digunakan untuk mencatat investasi yang dilakukan pemilik. Akun Owner’s withdrawals (yang biasanya disebutkan dengan nama pemilik) digunakan untuk mencatat setiap pengambilan kas atau asset lain oleh pemilik. Sedangkan revenue dan expense untuk mencatat hasil operasional perusahaan. Pendapatan (revenue) berasal dari penjualan atau pemberian jasa kepada pelanggan. Beban (expense) adalah semua pengeluaran atau uapaya untuk mendapatkan revenue. Contoh: advertising expense, salaries expense, rent expense, utilities expense, insurance expense. Revenue akan meningkatkan equity sedangkan withdrawals dan expense akan mengurangi equity.

Pencatatan Transaksi

Kumpulan akun yang digunakan perusahaan disebut dengan buku besar (ledger). Ukuran perusahaan dan ragam industri akan mempengaruhi berapa banyak akun yang digunakan. Daftar semua akun yang digunakan perusahaan disebut dengan daftar akun (chart of account). Untuk memudahkan dalam identifikasi, akun diberi kode.

Setiap Akun memiliki dua sisi yang menggambarkan pengaruh suatu transaksi pada Akun tersebut. Hal ini biasa digambarkan dalam bentuk T (T-account). Sisi kiri disebut dengan debet, sisi kanan disebut dengan kredit. Memasukkan nilai transaksi ke sebelah kiri disebut dengan istilah men-debet. Sedangkan memasukkan ke sebelah kanan disebut dengan meng-kredit. 

Sistem akuntansi menganut prinsip double entry accounting, yaitu setiap transaksi minimal akan dicatat ke dalam dua akun yang berbeda. Dengan sistem ini maka jumlah nilai yang di-debet harus sama dengan jumlah nilai yang di-kredit.

Jika dikaitkan dengan persamaan dasar akuntansi maka, assets akan berada di sisi debet, sedangkan liability dan equity berada disisi kredit.

Hal ini berarti jika assets bertambah akan di-debet, jika liablity dan equity bertambah akan di-kredit. 

Seperti telah dijelaskan di atas bahwa, Equity akan bertambah karena adanya investasi oleh pemilik dan revenue serta akan berkurang karena adanya pengambilan oleh pemilik (withdrawals) dan adanya beban (expenses). Karena jika equity bertambah sebelah kredit maka adanya investasi oleh pemilik dan revenue akan di-kredit. Sedangkan bertambahnya withdrawals dan expense akan di-debet, karena withdrawals dan expense mengurangan equity.

Selisih antara total debet dan kredit suatu akun disebut dengan saldo akun (account balance). Jika total debet lebih besar dari total kredit, akun tersebut dikatakan bersaldo debet. Saldo Normal adalah posisi debet atau kredit yang seharusnya dari saldo suatu Akun sesuai dengan kelompoknya. Contoh: Cash bersaldo normal Debet, karena Cash termasuk kelompok Assets, sedangkan Service Revenue bersaldo normal kredit karena Service Revenue termasuk kelompok Revenue.

Pencatatan transaksi secara kronologis dengan mengikuti aturan double entry accounting disebut dengan menjurnal. Setiap jurnal akan memberikan informasi tentang (1) tanggal transaksi, (2) akun apa yang dipengaruhi (3) nilai transaksi dan (4) keterangan transaksi. Penulisan nama akun yang dipengaruhi dilakukan dengan aturan: akun yang di debet akan ditulis lebih dulu baru diikuti dengan akun yang di kredit, yang ditulis lebih masuk ke dalam.

Berikut ini adalah contoh transaksi yang ada di bab 1, jika dilakukan jurnal akan menjadi sebagai berikut: 

Transaksi 1: Investasi oleh pemilik. J. Scott mendirikan usaha Scott Company dan menginvestasikan $20,000 cash untuk memulai usaha. Transaksi ini akan menyebabkan assets (cash) bertambah dan equity (J. Scott, capital) bertambah sebesar $ 20.000. 

(1)        Cash                                                                20.000

                        J. Scott, Capital                                                           20.000

(Investasi oleh pemilik)

Transaksi 2: Pembelian suplies secara tunai. Scott Company membeli supplies secara tunai $1,000. Transaksi ini akan menyebabkan assets (supplies) bertambah dan assets (cash) berkurang sebesar $ 1.000.

Transaksi ini akan di-jurnal:

(2)        Supplies                                                           1.000

                        Cash                                                                            1.000

(Dibeli supplies)

Transaksi 3: Pembelian equipment secara tunai. Scott Company membeli equipment secara tunai $15,000. Transaksi ini akan menyebabkan assets (equipment) bertambah dan assets (cash) berkurang sebesar $ 15.000.

Transaksi ini akan di-jurnal:

(3)        Equipment                                                       15.000

                        Cash                                                                            15.000

(Dibeli equipment)

Transaksi 4: Pembelian supplies dan equipment secara kredit. Scott Company membeli supplies $ 200 dam equipment $1,000 secara kredit. Transaksi ini akan menyebabkan assets (supplies) bertambah $ 200, assets (equipment) bertambah $1.000 dan liabilities (account payable) bertambah sebesar $ 1.200.

Transaksi ini akan di-jurnal:

(4)        Supplies                                                              200

            Equipment                                                       1.000

                        Account Payable                                                                     1.200

(Dibeli supplies dan equipment secara kredit)

Transaksi 5: Diperoleh pinjaman dari bank. Scott Company memperoleh pinjaman dasri Nasional Bank $ 4.000. Transaksi ini akan menyebabkan assets (cash) bertambah $4.000, dan liabilities (notes payable) bertambah sebesar $ 4.000.

Transaksi ini akan di-jurnal:

(5)        Cash                                                                  4.000

                        Notes Payable                                                             4.000

(Diperoleh pinjaman dari Bank)

Transaksi 6: Diperoleh Revenue. Scott Company memberikan jasa konsultasi dan menerima pembayaran $ 3.000 secara tunai. Transaksi ini akan menyebabkan assets (cash) bertambah $3.000, dan equity (revenue) bertambah sebesar $ 3.000.

Transaksi ini akan di-jurnal:

(6)        Cash                                                                  3.000

                        Consulting Revenue                                                                3.000

(Diterima pendapatan)

Transaksi 7: Dibayar gaji. Scott Company membayar gaji karyawan $ 800 tunai. Transaksi ini akan menyebabkan assets (cash) berkurang $800, dan equity berkurang (expenses bertambah) sebesar $ 800.

Transaksi ini akan di-jurnal:

(7)        Salaries Expenses                                            800

                        Cash                                                                                        800

(Dibayar gaji)

Transaksi 8: Pengambilan untuk keperluan pemilik. J Scott mengambil kas untuk keperluan pribadi $500. Transaksi ini akan menyebabkan assets (cash) berkurang $500, dan equity berkurang (withdrawals bertambah) sebesar $ 500.

Transaksi ini akan di-jurnal:

(8)        J. Scott, Withdrawals                                      500

                        Cash                                                                                        500

(Diambil untuk keperluan pemilik)