Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas

Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas 

PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern (internal control)

Seiring dengan perkembangan skala usaha dalam suatu perusahaan, pemilik perusahaan tidak mungkin untuk bisa melakukan pengawasan atas semua operasi perusahaan secara langsung atau dengan kata lain pemilik tidak mungkin bisa terlibat langsung dalam operasi perusahaannya. Untuk itu pemilik perusahaan perlu mendelegasikan wewenangnya kepada pimpinan manajemen perusahaan dan manajemen meneruskan kembali wewenang tersebut dengan menerapkan prosedur prosedur pengendalian intern.

Pengendalian intern meliputi semua perencanaan dari suatu organisasi dan semua metode serta prosedur yang diterapkan manajemen dalam rangka untuk:

1. Menjaga asset perusahaan dari pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yang dilakukan (fraud) oleh pihak-pihak tertentu, serta penggunaan harta kekayaan perusahaan yang tidak diotorisasi.

2. Meningkatkan akurasi dan kepercayaan dari catatan akuntansi dengan cara mengurangi risiko kesalahan (error) dalam proses akuntansi yang dilakukan.

Prinsip-prinsip Pengendalian Intern

Meskipun banyak perusahaan yang menetapkan prosedur pengendalian intern dengan “bahasa” aturan yang berbeda-beda, namun pada umumnya masing-masing mengandung prinsip-prinsip pokok pengendalian intern yang sama. 

Di antara prinsip prinsip pengendalian intern tersebut adalah:

1. Pembentukan pertanggungjawaban (establishment of responsibility)

2. Adanya pemisahan tugas secara tegas (segregation of duties)

3. Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan (documentation procedure)

4. Pengendalian secara fisik, mekanik, dan elektronik (physical, mechanical and electronic controls)

5. Verifikasi internal yang independen harus ada (independent internal verification)

Pembentukan Pertanggungjawaban

- Manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas.

- Tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya.

- Pembentukan pertanggungjawaban meliputi otorisasi dan persetujuan atas suatu transaksi.

Pemisahan Tugas

- Tanggung jawab atas pekerjaan dan tugas harus diberikan kepada individu yang berbeda, (misalnya pemisahan tugas antara petugas yang mengurusi penyimpanan kas dengan petugas yang mengurusi pencatatan kas).

- Tanggung jawab untuk memelihara catatan harus terpisah dengan tanggung jawab untuk menjaga keadaan fisik kekayaan perusahaan.

Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan

Dokumentasi yang baik diperlukan untuk melindungi kekayaan perusahaan dan menjamin bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yang telah ditetapkan.

Dokumentasi yang bisa dipercaya akan menjadi sumber informasi yang dapat digunakan manajemen untuk memonitor kegiatan operasi perusahaan.

Ada beberapa prinsip dalam prosedur dokumentasi, yaitu:

- Semua dokumen harus diberi nama terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan semua dokumen harus dipertanggungjawabkan.

- Dokumen sebagai bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi untuk menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat tepat waktu.

Pengendalian Secara Fisik, Mekanis dan Elektronik

Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektronik disamping cara mekanis dan fisik untuk menjaga kekayaannya. Sebagai contoh penerapan pengendalian mekanis adalah penggunaan kas register, cheque protector. 

Pengendalian mekanis menggunakan brankas (peti besi), ruang khasanah (strong room) dan contoh pengendalian elektronik adalah pemakaian mesin absensi elektronik sidik jari yang terhubung dengan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektronik,garment sensors.

Verifikasi Intern Independen

Meskipun sistem pengendalian intern telah dirancang dengan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan tetap saja bisa terjadi setiap saat. Misalnya kelelahan yang terjadi terhadap karyawan bisa mengakibatkan prosedur-prosedur yang ditetapkan diabaikan. Untuk itu diperlukan pengkajian ulang secara teratur dan berkesinambungan agar prosedur-prosedur dapat dijalankan secara teratur, tertib dan benar. Proses ini harus dilakukan oleh pemeriksa intern yang independen.

Pengendalian yang efektif dapat dicapai dengan membentuk bagian verifikasi yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga pengendalian intern. Untuk itu harus dilakukan:

- Verifikasi secara periodik dan mendadak

- Verifikasi oleh petugas yang independent

- Penyampaian saran kepada manajer untuk tindakan koreksi

Keterbatasan pengendalian intern

Keterbatasan pengendalian intern adalah sebagai berikut:

1. Adanya kemungkinan timbulnya beban (cost) untuk mendesain pengendalian intern yang lebih besar dibandingkan manfaat yang diperoleh.

2. Adanya faktor sumber daya manusia

3. Besarnya ukuran perusahaan.

PENGERTIAN KAS

Hampir semua transaksi perusahaan akan melibatkan uang kas, baik itu merupakan transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas dan transaksi-transaksi yang lain akan berakhir dengan rekening kas ini.

Kas merupakan harta yang paling lancer atau likuid, paling mudah diselewengkan, maka diperlukan suatu sistem dan prosedur akuntansi untuk mencatat dan mengendalikan kas.

Kas adalah alat pertukaran yang diakui oleh masyarakat umum dan oleh sebab itu merupakan dasar-landasan yang kuat untuk dipakai sebagai alat pengukur terhadap semua kegiatan ekonomi di dalam perusahaan.

Ada dua kriteria agar alat pembayaran dapat diklasifikasikan sebagai kas :

1. Harus dapat diterima umum sebagai alat pembayaran atau diterima oleh bank sebagai simpanan sebesar nilai nominalnya.

2. Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan sehari-hari.

Kas meliputi uang tunai dan instrumen atau alat-alat pembayaran yang diterima oleh umum, baik yang ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank (uang tunai kertas dan logam, cek, wesel cek, rekening bank yang berbentuk tabungan dan giro).

Kas memiliki sifat-sifat atau karakteristik:

1. Kas mempunyai sifat yang aktif tetapi tidak produktif

2. Kas (uang tunai) tidak mempunyai identitas kepemilikan dan mempunyai sifat yang mudah dipindahtangankan.

Dari dua sifat kas tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa unsur perencanaan dan pengawasan terhadap kas harus mendapatkan perhatian yang serius bagi manajemen.

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP KAS

Akuntansi terhadap kas lebih dititik beratkan pada fungsi penyediaan informasi untuk kepentingan manajemen terhadap kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas harus diarahkan kepada dua hal yaitu : Administrative dan Accounting Control, yang secara umum terdiri dari:

1. Menyediakan kas yang cukup untuk operasi perusahaan sehari-hari (likuiditas)

2. Menghindarkan terjadinya kas yang menganggur (idle money)

3. Mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya penyalahgunaan terhadap kas.

Adanya suatu pengendalian intern yang memadai, merupakan syarat mutlak demi perlindungan dan keamanan terhadap kas. Sistem pengendalian intern meliputi semua sarana, alat dan peraturan-peraturan yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk :

1. mengamankan dan mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan ketidak-efisiensian dari sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.

2. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yang dihasilkan.

3. Mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Sistem pengendalian intern tidak dirancang untuk dapat mendeteksi adanya kesalahan- kesalahan, tetapi lebih mengutamakan pada usaha-usaha pencegahan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan. Harus ada pemisahan fungsi operasi, pencatatan dan penyimpanan dalam segala bidang kegiatan perusahaan. Berhubungan dengan kas, adanya pemisahan antara pengelola fisik uang (penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran ) dan pengelolan administrasinya mutlak diperlukan. Dalam fungsi penerimaan kas; pengawasan harus ditujukan agar semua uang yang seharusnya diterima, benar- benar diterima dan dicatat. Dan dalam fungsi pengeluaran kas; pengawasan harus diarahkan agar tidak terjadi pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang.

PENGAWASAN KAS

Sistem pengawasan intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis perusahaan bermacam-macam. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas sebagai berikut:

Penerimaan uang

Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan antara lain:

1. Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.

2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.

3. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas.

Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.

Pengeluaran uang

Beberapa prosedur pengawasan yang penting adalah sebagai berikut:

1. Semua pengeluaran uang menggunakan cek kecuali untuk pengeluaranpengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.

2. Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.

3. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.

4. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat pengeluaran kas.

5. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tertentu.

6. Diharuskan membuat kas harian.

DANA KAS KECIL (PETTY CASH FUND)

Dana kas kecil atau petty cash fund adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.

Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah.

Penambahan kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan.

Dalam hubungannya dengan kas kecil ada dua metode yang digunakan yaitu:

1. Sistem Imprest

2. Metode Fluktuasi

Sistem Imprest (imprest fund method)

Dalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.

Cek tersebut diuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Sistem Fluktuasi (fluctuating fund method)

Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest.

Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Pencatatan langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.

Berikut ini adalah contoh pencatatan akuntansi dalam kas kecil:

Dalam sebuah perusahaan yang menyelenggarakan kas kecil berdasarkan imprest fund system, terdapat transaksi-transaksi sebagai berikut:

4 Januari 2000 : Diserahkan selembar cek nomor 3542 sebesar Rp.2.000.000,00 untuk membentuk kas kecil.

5 Januari 2000 : Dibayar biaya telegram Rp. 60.000,00

7 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis untuk kantor Rp. 96.000,00

12 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 320.000,00

18 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 275.000,00

19 Januari 2000 : Dibayar uang makan untuk para karyawan yang lembur Rp. 150.000,00

21 Januari 2000 : Dibeli dari kantor pos, materai dan perangko sebesar Rp.102.000,00

22 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis kantor Rp. 70.000,00

22 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 190.000,00 dan biaya upah bongkar sebesar Rp. 72.000,00

24 Januari 2000 : Dibayar untuk parkir dan biaya serba-serbi Rp. 50.000,00

25 Januari 2000 : Dibayar biaya servis mesin-mesin kantor Rp. 80.000,00

26 Januari 2000 : Diadakan pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran melalui kas kecil dan setelah itu diterima pengganti dana dengan cek nomor 3575.

Diminta :

Catatlah transaksi-transaksi tersebut di atas dalam buku kas kecil. (untuk pencatatan dalam buku kas kecil, gunakanlah perkiraan-perkiraan sebagai berikut: perlengkapan kantor; biaya pengangkutan; biaya serba-serbi; biaya pos, telepon dan telegram; uang makan). Setelah itu buatlah ayat-ayat jurnal yang diperlukan.

Jawaban dengan metode imprest

Pencatatan transaksi dana kas kecil dengan menggunakan metode imprest (dana tetap):

Ayat jurnal yang harus dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil :

Tanggal           Perkiraan                                 Debet              Kredit

04-01-00          Dana Kas Kecil                       2.000.000

Kas                                                      2.000.000

 (untuk mencatat pembentukan dana kas kecil sebesar Rp. 2.000.000 dengan menggunakan cek nomor 3542)

Ayat Jurnal yang harus dibuat dalam transaksi pengisian kembali kas kecil:

Tanggal                       Perkiraan                                 Debet              Kredit

26-01-00          biaya pos, telepon dan telegram            60.000                       -

perlengkapan kantor                              96.000                       -

biaya pengangkutan                            320.000                       -

biaya pengangkutan                              75.000                       -

uang makan                                         150.000                       -

biaya pos, telepon dan telegram          102.000                       -

perlengkapan kantor                              70.000                       -

biaya pengangkutan                            262.000                       -

biaya serba-serbi                                    50.000                       -

biaya servis mesin kantor                      80.000                       -

Kas                                            -                     1.465.000

(untuk mencatat pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp. 1.465.000 dengan menggunakan cek nomor 3575).

Jawaban dengan metode fluktuatif

Untuk sekedar membandingkan kita akan mencoba melakukan pencatatan transaksi dengan menggunakan metode fluktuatif, berikut ini pencatatannya:

Ayat jurnal yang harus dibuat dalam transaksi pembentukan dana kas kecil : (jurnal yang dibuat identik dengan metode imprest)

Pengisian kembali kas kecil untuk metode fluktuatif tidak sebesar jumlah dana kas kecil yang dikeluarkan namun sebesar permintaan kasir pemegang kas kecil secara bebas. Sebagai contoh bila jumlah yang diminta kasir kas kecil untuk pengisian kembali kas kecil sebesar Rp. 1.750.000, maka dengan demikian saldo kas kecil akan berubah menjadi Rp. 2.285.000 (jumlah ini berbeda dengan saldo kas kecil pada saat dibentuk).

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil yang Lupa Dilakukan

Dalam praktek dunia bisnis kadang-kadang terjadi kasir kas kecil lupa meminta pengisian kembali kas kecil pada akhir periode akuntansi sehingga akan menimbulkan masalah yaitu dana kas kecil tidak dapat digunakan lagi atau diisi lagi pada awal periode akuntansi berikutnya.

Untuk mengatasi masalah tersebut diperlukan teknik dengan membuat jurnal pembalik. Untuk mempermudah pemahaman anda maka akan saya gambarkan bagaimana cara mencatat kejadian ini dengan menggunakan contoh soal tersebut di atas.

Ayat Jurnal yang harus dibuat dalam transaksi “pengisian kembali kas kecil yang lupa dilakukan”.

Tanggal                       Perkiraan                                             Debet             Kredit

31-01-00          biaya pos, telepon dan telegram                        60.000                       -          

perlengkapan kantor                                          96.000                       -

biaya pengangkutan                                        320.000                       -

biaya pengangkutan                                        275.000                       -

uang makan                                                     150.000                       -

biaya pos, telepon dan telegram                      102.000                       -

perlengkapan kantor                                          70.000                       -

biaya pengangkutan                                        262.000                       -

biaya serba-serbi                                                50.000                       -

biaya serba-serbi                                                80.000                       -

Dana Kas Kecil                                               -                      1.465.000

(untuk mencatat penutupan rekening dana kas kecil)

Dengan pembuatan ayat jurnal tersebut maka dari sisi akuntansi sudah tidak ada masalah karena pos-pos laporan keuangan sudah bisa dipertanggung jawabkan pada akhir periode akuntansi, namun demikian bila kita akan melanjutkan pengelolaan dana kas kecil pada awal periode berikutnya pasti terjadi masalah karena jurnal penutupan dana kas kecil di atas sudah tidak dapat diisi kembali secara akuntansi. 

Untuk dapat menyelesaikan masalah ini yang harus kita lakukan adalah dengan cara membuat jurnal pembalik agar dana kas kecil tersebut bisa diisi kembali, berikut cara pembuatannya:

Ayat Jurnal Pembalik:

Setelah ayat jurnal pembalik dibuat, selanjutnya kita dapat membuat jurnal pengisian kembali kas kecil. Sebagai contoh pada tanggal 2 Februari 2001 dilakukan pengisian kembali kas kecil, maka kita tinggal membuat ayat jurnal pengisian kembalinya seperti biasa.

Ayat Jurnal pengisian kembali dana kas kecil:

Saldo Dana Kas Kecil Terlalu Besar atau Terlalu Kecil

Pemegang dana kas kecil di perusahaan adalah operator kas kecil yang bertanggung jawab terhadap operasional penggunaan kas kecil dalam kegiatan pembayaran perusahaan, pemegang kas kecil bertugas melaporkan setiap penggunaan dan mempertanggung jawabkannya. Dalam praktek pemegang kas kecil kadang-kadang dihadapkan pada jumlah saldo kas kecil yang terlalu besar dan atau justru terlalu kecil. Untuk itu perlu adanya penyesuaian jumlah saldo yang dikelola oleh pemegang dana kas kecil agar sesuai dengan kebutuhan sehari-hari.

Bila saldo kas kecil terlalu besar

Misalnya saldo dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp. 2.000.000, tapi pemegang kas kecil merasa jumlah kas kecil terlalu besar sehingga meminta pengurangan saldo kas kecil sebesar Rp. 500.000. Berarti saldo dana kas kecil yang baru menjadi Rp.1.500.000. Maka ayat jurnal yang dibuat adalah sebegai berikut:

Tanggal                       Perkiraan                                 Debet                          Kredit

0x-0x-0x                      Kas                                          500.000                       -

Dana Kas Kecil                       -                       500.000

Bila saldo kas kecil terlalu kecil

Misalnya saldo dana kas kecil yang sudah ditetapkan sebesar Rp. 2.000.000 dirasa terlalu kecil maka pemegang kas kecil meminta penambahan saldo kas kecil sebesar Rp. 1.000.000. Berarti saldo dana kas kecil yang baru menjadi Rp. 3.000.000. Maka ayat jurnal yang dibuat adalah sebegai berikut:

Tanggal                       Perkiraan                                 Debet                          Kredit

0x-0x-0x                      Dana Kas Keci                        1.000.000                    -

Kas                              -                                   1.000.000

Penghentian Aktiva Tetap Dan Aktiva Tak Berujudpenghentian Aktiva Tetap Dan Aktiva Tak Berujud

Penghentian Aktiva Tetap Dan Aktiva Tak Berujudpenghentian Aktiva Tetap Dan Aktiva Tak Berujud 

PENGENTIAN AKTIVA TETAP. 

Dihentikan dari pemakaian. 

Aktiva tetap dijadikan barang tak terpakai lagi. 

Dijual. 

Aktiva tetap dijual kepada pihak lain. 

Ditukarkan. 

Aktiva tetap ditukarkan dengan aktiva tetap lain.

Apabila suatu aktiva tetap akan dihentikan, maka harus ditentukan dahulu nilai buku aktiva tetap tersebut.

Nilai buku adalah selisih antara harga perolehan dengan akumulasi depresiasi pada tanggal yang bersangkutan.

Apabila penghentian terjadi pada suatu tanggal tertentu pada suatu tahun, maka depresiasinya harus dihitung sampai dengan saat penghentian terjadi.

Selanjutnya nilai buku aktiva tetap harus dihapus dari pembukuan dengan mendebet rekening Akumulasi Depresiasi dan mengkredit aktiva yang bersangkutan sebesar harga perolehan.

PENGHENTIAN PEMAKAIAN AKTIVA TETAP.

Contoh.

PT ABC menghentikan pemakaian printer komputer yang memiliki harga perolehan Rp. 1.000.000. Pada saat dihentikan, akumulasi depresiasi aktiva tetap juga berjumlah Rp. 1.000.000. 

Jurnalnya :

            Akumulasi Depresiasi – Peralatan Kantor                  1.000.000.

                        Peralatan Kantor                                                                     1.000.000.

Apabila suatu aktiva tetap dihentikan dari pemakaian sebelum aktiva tersebut didepresiasi penuh dan aktiva bekas tersebut tidak laku dijual, maka perusahaan mengalami kerugian.

Contoh.

PT Delta menghentikan pemakaian sebuah mesin yang memiliki harga perolehan Rp. 20.000.000. Pada saat dihentikan, mesin tersebut didepresiasi sebesar Rp. 18.000.000.

Jurnalnya :

Akumulasi Depresiasi – Mesin                        18.000.000

Rugi Penghentian Aktiva Tetap                        2.000.000

            Mesin                                                                          20.000.000.

PENJUALAN AKTIVA TETAP.

Laba penjualan Aktiva tetap.

Pada tanggal 1 Juli 2008, PT ABC menjual sebuah mobil dengan harga Rp. 16.000.000. Mobil tersebut dibeli dengan harga perolehan Rp. 60.000.000. dan sampai dengan 1 januari 2008 telah didepresiasi Rp. 41.000.000.. Biaya depresiasi selama enam bulan untuk tahun 2008 berjumlah Rp. 8.000.000.

Jurnal untuk mencatat biaya depresiasi sampai tanggal 1 Juli 2008 :

            Biaya Depresiasi Mobil                                   8.000.000.

                        Akumulasi Depresiasi Mobil                                       8.000.000.

Harga perolehan mobil                                                60.000.000

Kurangi :         Akumulasi depresiasi

                        ( 41.000.000 + 8.000.000 )                 49.000.000  _

Nilai buku pada tanggal penjualan                              11.000.000

Hasil penjualan mobil                                                  16.000.000

Laba penjualan mobil                                                    5.000.000

Jurnal untuk mencatat penjualan dan laba penjualan mobil 1 juli 2008 :

Kas                                                                  16.000.000

Akumulasi Depresiasi Mobil                           49.000.000

            Mobil                                                                           60.000.000

            Laba penjualan Aktiva tetap                                         5.000.000

Laba penjualan aktiva tetap dilaporkan dalam laporan rugi – laba pada bagian pendapatan dan keuntungan lain – lain.

Rugi penjualan aktiva tetap dilaporkan dalam laporan rugi – laba pada bagian biaya dan kerugian lain – lain.

PERTUKARAN AKTIVA TETAP.

Aturan umum yang harus diikuti dalam pertukaran : 

Harga perolehan aktiva ( baru ) yang diterima adalah harga pasar aktiva ( lama ) yang diserahkan ditambah kas yang dibayar. 

Laba atau rugi pertukaran adalah selisih antara harga pasar dengan nilai buku aktiva yang diserahkan. 

Pertukaran Antara Aktiva tidak sejenis.

Contoh. Peralatan angkutan ditukar dengan tanah atau mobil ditukar dengan mesin pabrik.

Dalam hal ini terjadi pertukaran aktiva tidak sejenis, maka aktiva baru yang diperoleh mempunyai fungsi yang berbeda akativa yang diserahkan. Oleh karena itu laba atau rugi harus diakui.

Perlakuan bila diperoleh laba.

Misalnya. CV ABC memutuskan untuk menukarkan peralatan angkutan yang lama ditambah kas sebesar Rp. 31.000.000 dengan sebidang tanah yang akan digunakan untuk lokasi pembangunan gedung pabrik. Pada saat ini nilai buku peralatan angkutan yang lama adalah Rp. 12.000.000. Harga pasar peralatan lama yang akan ditukar adalah Rp. 19.000.000. 

Harga pasar peralatan angkutan lama             19.000.000.

Kas yang dibayarkan                                      31.000.000.+

Harga perolehan peralatan baru                 50.000.000.

Harga pasar peralatan angkutan lama             19.000.000.

Nilai buku peralatan angkutan lama                12.000.000.  _

Laba pertukaran                                             7.000.000

Jurnal :

Tanah                                                              50.000.000

Akumulasi Depresiasi Peralatan                      28.000.000

            Kas                                                                              31.000.000

            Peralatan Angkutan                                                    40.000.000

            Laba Pertukaran Aktiva Tetap                                      7.000.000

Perlakuan jika terjadi rugi.

Apabila harga pasar peralatan angkutan lama Rp. 3.000.000.

Harga pasar peralatan angkutan lama             3.000.000.

Kas yang dibayarkan                                      31.000.000.+

Harga perolehan Tanah                               34.000.000.

Harga pasar peralatan angkutan lama             3.000.000.

Nilai buku peralatan angkutan lama                12.000.000.  _

Rugi  pertukaran                                            9.000.000

Jurnal :

Tanah                                                              34.000.000

Akumulasi Depresiasi Peralatan                      28.000.000

Rugi Pertukaran Aktiva Tetap                          9.000.000

            Kas                                                                              31.000.000

            Peralatan Angkutan                                                    40.000.000

Pertukaran antara Aktiva Sejenis

Akuntansi untuk pertukaran aktiva sejenis, tergantung apakah dalam pertukaran tersebut terjadi laba atau rugi. 

Pertukaran aktiva lama mendatangkan laba. Maka laba tersebut harus diperlakukan sebagai pengurang terhadap harga perolehan aktiva baru ( jadi tidak dikreditkan sebagai laba pertukaran ). 

Pertukaran aktiva lama mendatangkan rugi, maka kerugian tersebut bisa segera diakui seperti halnya dalam akuntansi untuk pertukaran aktiva tidak sejenis. 

Perlakuan bila diperoleh laba.

Laba tidak diakui karena aktiva baru mempunyai fungsi yang sama dengan aktiva lama. Dengan demikian proses memperoleh keuntungan aktiva lama dianggap belum selesai. Oleh karena itu, laba yang diperoleh dari pertukaran aktiva sejenis harus ditangguhkan dengan cara menurunkan harga perolehan aktiva baru.

Contoh.

Misalnya. CV ABC memutuskan untuk menukarkan peralatan angkutan yang lama ditambah kas sebesar Rp. 31.000.000 dengan sebidang tanah yang akan digunakan untuk lokasi pembangunan gedung pabrik. Pada saat ini nilai buku peralatan angkutan yang lama adalah Rp. 12.000.000 ( Harga perolehan 40.000.000 – akumulasi depresiasi 28.000.000 ). Harga pasar peralatan lama yang akan ditukar adalah Rp. 19.000.000. 

Harga pasar peralatan angkutan lama             19.000.000.

Kas yang dibayarkan                                      31.000.000.+

Harga perolehan peralatan baru                 50.000.000.

Harga pasar peralatan angkutan lama             19.000.000.

Nilai buku peralatan angkutan lama                12.000.000.  _

Laba pertukaran                                             7.000.000

Laba pertukaran tersebut, kemudian dikurangkan terhadap harga perolehan aktva baru, sehingga dapat ditentukan harga perolehan aktiva baru.

Harga perolehan aktiva baru ( sebelum dikurangi laba )                     50.000.000

Laba pertukaran                                                                                    7.000.000 _

Harga perolehan aktiva baru ( setelah dikurangi laba )                      43.000.000

Jurnalnya :

Peralatan Angkutan ( Baru )                           43.000.000

Akumulasi Depresiasi Peralatan                      28.000.000

            Peralatan Angkutan ( Lama )                                      40.000.000

            Kas                                                                              31.000.000

Perlakuan jika diderita Rugi.

Misalnya. CV ABC memutuskan untuk menukarkan peralatan angkutan yang lama ditambah kas sebesar Rp. 31.000.000 dengan sebidang tanah yang akan digunakan untuk lokasi pembangunan gedung pabrik. Pada saat ini nilai buku peralatan angkutan yang lama adalah Rp. 12.000.000 ( Harga perolehan 40.000.000 – akumulasi depresiasi 28.000.000 ). Harga pasar peralatan lama yang akan ditukar adalah Rp. 10.000.000. 

Harga pasar peralatan angkutan lama             10.000.000.

Kas yang dibayarkan                                      31.000.000.+

Harga perolehan peralatan baru                 41.000.000.

Harga pasar peralatan angkutan lama             10.000.000.

Nilai buku peralatan angkutan lama                12.000.000. 

Rugi  pertukaran                                            2.000.000

Jurnalnya :

Peralatan Angkutan ( Baru )                           41.000.000

Akumulasi Depresiasi Peralatan                      28.000.000

Rugi Pertukaran Aktiva Tetap                          2.000.000

            Peralatan Angkutan ( Lama )                                      40.000.000

            Kas                                                                              31.000.000

AKTIVA TAK BERUJUD.

Adalah hak, hak istimewa dari keuntungan kompetitif yang timbul dari pemilikkan suatu aktiva yang berumur panjang yang tidak memiliki ujud fisik tertentu.

Akuntansi untuk aktiva tidak berujud.

Dalam hal ini penghapusan aktiva tak beruju namanya amortisasi ( bukan depresiasi ). Pencatatanya :

Biaya amortisasi didebet dan rekening aktiva tak berujud yang bersangkutan dikredit.

Hak Paten.

Adalah hak istimewa yang dikeluarkan oleh pemerintah yang memberikan kewenangan kepada pemegang hak untuk memproduksi, menjual, dan mengawasi penemuannya dalam jangka waktu tertentu sejak hak tersebut diberikan.

Pengeluaran untuk memperoleh hak paten dicatat dalam rekening Hak Paten ( atau sering disingkat paten ) dan diamortiasi selama masa tertentu.

Contoh.

PT Abc membeli hak paten dengan harga perolehan 60.000.000. Masa manfaat hak paten diperkirakan 8 tahun.

Dengan demikian amortisasi per tahun adalah 60.000.000 : 8 = 7.500.000.

Jurnalnya :

            Biaya Paten                             7.500.000

                        Hak Paten                                           7.500.000.

Biaya paten dikelompokkan dalam laporan rugi – laba sebagai biaya operasi.

Hak Cipta.

Adalah hak yang diberikan oleh pemerintah yang memberikan hak istimewa kepada pemegang hak tersebut untuk memproduksi dan menjual suatu kary seni atau karya tulis.

Harga perolehan suatu hak cipta terdiri dari pengeluaran untuk mendapatkan dan mempertahankan hak tersebut.

Merek Dagang dan Nama Dagang.

Merek dagang dan nama dagang adalah kata, rangkaian kata, logo, atau simbol yang membedakan atau memberi identitas suatu perusahaan tertentu atau produk tertentu.

Apabila merek dagang atau nama dagang dibeli, maka harga perolehan hak tersebut adalah harga belinya. Apabila dikembangkan sendiri oleh perusahaan, maka harga perolehan meliputi biaya hukum, biaya pendaftaran, biaya perancangan dan pengeluaran – pengeluaran lain yang langsung berhubungan dengan perolehan hak tersebut.

Arti Dan Penggolongan Laporan Bisnis

Arti Dan Penggolongan Laporan Bisnis

1. Pengertian Laporan Bisnis

Untuk dapat melakukan suatu kegiatan operasi secara efisien, perusahaan perlu berbagai macam jenis laporan. Apapun posisi Anda, baik sebagai pelatih manajemen, akuntan, ilmuan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau peneliti, Anda mungkin harus menulis suatu laporan kepada atasan Anda. Seringkali efektivitas suatu laporan yang Anda sajikan akan menjadi bahan pertimbangan terhadap promisi maupun gaji Anda. Untuk itu, Anda perlu mengetahui bagaimana membuat suatu laporan bisnis secara efisien dan efektif.

Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “Effective Busines Communications” memberikan definisi tentang laporan bisnis (busines report) sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan (bisnis) sebagai suatu pesan-pesan yang objektif, tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga yang lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.

Atas dasar definisi tersebut, maka dapat diambil suatu kesimpulan bahwa satu laporan bisnis mempunyai berbagai karakteristik seperti netral, tidak memihak, objektif, penyampaian informasi baik intern maupun eksten, biasanya diminta oleh mereka yang memiliki kewenangan yang lebih tinggi dan memiliki suatu tujuan tertentu, yaitu membantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Biasanya suatu laporan menyajikan secara lebih rinci yang dikemas dalam bentuk memo atau model satu halaman surat bisnis. Laporan memerlukan perhatian yang lebih dalam pengorganisasian, alat bantu visual, dan teknik-teknik lain yang memungkinkan suatu laporan dapat dan mudah dibaca. Laporan juga dapat memberikan manfaat dan tujuan suatu penyajian laporan yang akurat, informasi yang logis dan tidak emosional. Suatu laporan mungkin dapat kedua-duanya, baik tertulis atau lisan. 

Bagi suatu perusahaan, pada umumnya penulisan laporan bisnis digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain: 

1. § Untuk memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan. Misaln laporan operasional, laporan kegiatan personal. 
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan-kebijakan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Misalnya, kebijakan penempatan posisi kerja. 
3. Untuk memenuhi persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-pera yang berlaku bagi perusahaan. Misalnya laporan pajak, laporan anali dampak lingkungan, dan laporan ketenagakerjaan (perburuhan). 
4. Untuk mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik b keperluan internal maupun eksternal. Misalnya, laporan perk mban dan laporan akhir suatu kegiatan. 
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan bimbingan agi pengambilan keputusan-keputusan atas isu-isu tertentu. Misalnya, laporan penelitian/riset, laporan troubleshooting, dan laporan justifikasi. 
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru. Misalnya, proposal penjualan.

2. Penggolongan Laporan Bisnis

Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam berbagai cara penggolongan baik menurut fungsi, subjek, formalitas, keaslian, frekuensi, jenis atau penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan perternuan. Masing-masing penggolongan tersebut secara rinci dapat dijelaskan berikut ini.

a. Menurut Fungsinya

Menurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untuk memberi informasi atau untuk analisis. Suatu laporan yang bersifat memberi informasi (informational report) menyajikan fakta-fakta dan rangkuman-tanpa melakukan analisis, kesimpulan, atau rekomendasi. Nama lain untuk laporan informasional adalah Laporan Perkembangan (progress reports), Laporan Sementara (interm reports), dan Laporan Thwulan (quarterly Reports).

Laporan analitikal (analitycal report) menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsirkannya, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Laporan analitikal mungkin diberi label, misalnya laporan rekomendasi (recommendation reports), usulan (proposal), atau laporan justifikasi (justification reports).

b. Menurut Subjeknya

Menurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan pada departemen mana suatu laporan itu diperoleh. Sebagai contoh, laporan akuntAnsi, laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran, laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistik, dan laporan-laporan teknik.

c. Menurut Formalitasnya

Menurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah bersifat formal atau nonformal. Laporan formal sering disebut juga dengan istilah laporan panjang (long reports); sedangkan laporan nonformal sering disebut juga dengan istilah laporan singliat (short reports). Laporan formal umumnya panjang-lebih dari 10 halaman-dan mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang lebih dari 10 halaman dan “panjang” atau "pendek' adalah bervariasi, tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.

Laporan formal mencakup:

Body text: pendahuluan, isi, penutup.

Prefatory parts: sampul, judul, halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, daftar tabel.

Supplemental parts: lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks.

Laporan informal biasanya hanya mencakup body text. Namun demikian, beberapa laporan informal mungkin mencakup judul halaman, pengiriman, catatan akhir, dan lampiran.

d. Menurut Keasliannya

Menurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau sukarela; juga apakah publik atau swasta. Laporan otoritas (authorized reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau mendapat kuasa dari orang lain atau komite; laporan sukarela (voluntary reports) adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif Anda sendiri. Laporan swasta (private reports) adalah suatu laporan yang dibuat perusahaan-perusahaan swasta. Laporan publik (public reports) adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pernerintah, termasuk sekolahsekolah, rumah sakit-rumah sakit, atau lembaga-lembaga lain yang dibiaya oleh negara.

e. Menurut Frekuensinya

Menurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakah secara. berkala atau khusus. Laporan berkala (periodic reports) dapat dikeluarkan secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, atau tahunan. Yang termasuk laporan berkala antara lain laporan bursa saharn setiap jam, laporan penjualan tiap hari, laporan biaya tiap seminggu, laporan produksi setiap bulan, laporan kegiatan komite tiap kuartar, dan laporan anggaran tahunan. Laporan khusus ditulis manakala kebutuhan terhadap suatu informasi muncul. Laporan khusus (special reports) mencakup suatu situasi atau kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.

f. Menurut Jenisnya

Menurut jenis atau penampilannya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan. Jenlis laporan dapat bersifat informal (laporan singkat/short reports) maupun formal (laporan panjang/long reports). Laporan informal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan cetak. Laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.

1) Laporan Memorandum

Laporan memorandum (memorandum reports) merupakan suatu laporan yang menggunakan format memo yaitu kepada, dari, subjek, dan tanggal.

2) Laporan Surat

Laporan surat (letter reports) merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, di dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan bagian referensi. 

3) Laporan dalam bentuk cetakan

Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris kosong.

4) Laporan Formal

Laporan formal (formal reports) biasanya lebih panjang daripada laporan informal. Laporan formal sering juga disebut dengan laporan panjang (long reports).

g. Menurut Kegiatan Proyek

Dalam melaksanakan suatu proyek, terdapat figa jenis laporan, yaitu laporan pendahutuan (preliminary reports), laporan perkembangan, (progress reports), dan laporan akhir (final reports). Laporan pendahuluan mencakup bagaimana suatu proyek disiapkan, hasil yang diharapkan, dan bagaimana melakukan peladhan pegawai. Selanjutnya, setelah proyek berlangsung, perlu disusun laporan perkembangan secara berkala. Pada saat proyek berakhir, dibuatlah laporan akhir.

h. Menurut Pelaksanaan Pertemuan

Berdasarkan pelaksanaan pertemuan, laporan bisnis dapat dibedakan ke dalam agenda (agenda), resolusi (resolutions), notulen (minutes), dan laporan perternuan (proceedings). Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu Perternuan berlangsung. la mencakup jadwal pelaksanaan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan. Hal ini akan membantu peserta dalam mempersiapkan pertemuan. Resolusi adalah laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu perternuan yang telah berlangsung. la mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan adalah suatu laporan resmi yang cakupan bahasannya lebih luas dan berisi hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

A. Persiapan Sebelum Menulis Laporan Bisnis

Persiapan adalah sesuatu yang sangat penting dalam segala aspek, begitu nya dengan membuat laporan. Adapun persiapan yang diperlukan sebefum enulis laporan mencakup paling tidak 4 tahapan sebagai berikut:

1. Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup

Tahap pertarna perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang encakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan, seperti: Apa yang diinginkan?, Berapa banyak?, Mengapa?, dan kapan, akan membantu Anda dalam menetapkan masalah, tujuan, ruang up, keterbarasan (dana dan waktu), dan judul suatu laporan.

2. Pertimbangkan Siapa Yang Akan Menerima Laporan

Memvisualisasikan pembaca atau pendengar Anda dan kebutuhan mereka adalah tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mepersiapkan laporan bisnis perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya, pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapat genai sasarannya.

3. Menentukan Ide atau Gagasan

Dalam tahap ini, tuliskan sernua ide yang terlintas, secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rind. Untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang Anda perlukan. Sebagai contoh, jika tujuan Anda adalah mencari penyebab tingginya tingkat perputaran dalam perusahaan, Anda dapat menuangkan ide-ide yang berkaitan dengan kondisi kerja, supervisi, gaji, dan kebijakan promosi. Kemudian Anda mungkin mempertimbangkan subdivisi dari topik-topik tersebut. Kondisi kerja dapat mencakup lingkungan fisik (lokasi kantor, pabrik, kafetaria) dan faktor-faktor nonfisik, seperti bau dan kebisingan.

4. Mengumpulkan Bahan Yang Diperlukan

Tahap keempat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumber-sumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data di dalam ingatan Anda. Meskipun demikian, Anda mungkin perlu juga mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dolcumen pernerintah, ensiklopedia) dan penelitian primer (mencari data dari catatan file organisasi, surat-surat, catatan harian, laporan-laporan, wawancara, daftar pertanyaan).

5. Menganalisis dan Menafsirkan Data

Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran Anda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta relevan.

6. Mengorganisasi Data dan Mernpersiapkan Outline Akhir

Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, Anda dapat mengorganisasikan hasil ternuan dan membuat outline akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan outline, Anda perlu tahu tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan outline.

Setelah Anda menyelesaikan 6 tahap persiapan, langkah berikutnya adalah adalah membuat bagian pokok laporan bisnis yang mencakup pendahuluan, teks (text), dan penutup.

B. Bagian Pokok Laporan Bisnis

1. Pendahuluan 

Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain:

a. Pemberi Kuasa adalah orang yang merninta laporan.

b. Layout atau Rencana Presentasi menceriterakan kepada pernbaca apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis.

c. Masalah biasanya didefinisikan pada awal-awal bab pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan.

d. Maksudpenulisan laporan bisnis harus nampak dalam. bagian. pendahuluan. Elemen tersebut merupakan hal. yang sangat penting dalam suatu laporan bisnis. Istilah lain yang serupa antara lain: tujuan, misi, strategi, atau sasaran.

e. Ruang Lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.

f. Metodologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Anda dapat memperoleh data dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan atau melakukan wawancara, survei, atau eksperimen.

g. Sumber-sumberprimer atau sekunder, yang meliputi antara lain: publikasi (majalah, jurnal, surat kabar), catatan perusahaan, surat, memo, hasil wawancara, karyawan, dan sebagainya. Jika Anda menulis laporan tentang pengalaman. bisnis Anda sendiri, maka pernyataan yang Anda tulis dalam. suatu laporan bisnis adalah merupakan sumber.

h. Latar Belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan, jika pembaca perlu latar belakang informasi untuk memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu pokok bahasan.

i. Definisi Istilah perlu dicantumkan jika Anda menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran. Anda harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang Anda maksudkan.

j. Keterbatasan misalnya dalam hal. dana, waktu, asisten peneliti, atau data yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan beberapa keterbatasan. yang ada sebelurn melakukan penelitian lebih lanjut. 

k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu di laporkan di dalam suatu laporan bisnis, misalnya keputusan antara membeli mesin baru atau mesin setengah pakai, restrukturisasi karyawan, pemberian uang pesangon, menambah perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardwar~), membangun kantor perwakilan, dan sebagainya. Karena pembaca membaca secara rinci dalam laporan, ia tahu bagaimana fakta yang ada berpengaruh terhadap keputusan yang telah diambil.

Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut, dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul "Pendahuluan". Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.

2. Teks

Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi teks (laporan). Dalam. bagian ini, Anda membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian. ini dapat membantu Anda mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan dan membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.

3. Penutup

Bagian penutup berfungsi umuk merangkum laporan secara menyeluruh mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi. Pengambilan kesimpular harus didasarkan pada isi teksnya dan tidak memasukkan bahan-bahan yan baru, yang sama sekali belum dibahas dalam bagian pembahasan. Pada bagian penutup, Informational Report disebut rangkuman dan Analytical Report disebu kesimpulan, rekomendasi, atau kesimpulan dan rekomendasi. Bagian penutup sendiri diberi j udul rencana tindakan atau proposisi.

a. Rangkuman

Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadang kala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian.

b. Kesimpulan

Kesimpulan berisi evaluasi fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi penulis.

C. Rekomendasi

Rekomendasi menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.

d. Rencana Tindakan

Rencana tindakan sebagai pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/proyek yang akan dilaksanakan.

e. Proposisi

Istilah proposisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.

Bentuk penyusunan suatu laporan mempunyai daya tarik tertentu yang akan mempengaruhi pembacanya. Oleh karena itu, selain maksud dan subjek laporan, calon. pembaca laporan juga harus Anda pertimbangkan manaka6 Anda. memilih rencaKia organisasional untuk seluruh tubuh laporan (body report) dan bagian teks. Kemudian, Anda perlu membuat topik bahasan dengan benar.

C. Organisasi Tubuh Laporan Bisnis

1. Cara Menyusun Tubuh Laporan Bisnis

Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun tubuh laporan bisnis yaitu cara deduktif (langsung) dan induktif (tak langsung). Kebanyakan laporan bisnis disusun secara deduktif karena pembaca ingin tahu lebih dini mengenai kesimpulan dan rekomendasi laporan bisnis. I

a. Cara Deduktif

Kata deduktif (deductive) atau langsung (direct), berard menggambarkan laporan dari belakang ke depan atau, menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu, sebelum hal-hal yang rinci dijelaskan. 

Dalam suatu laporan panjang, pembaca biasanya lebih suka menggunakan cara deduktif karena ia memberikan kepada pembacanya suatu gambaran yang cepat sebelum mereka mengetahui secara lebih rinci. jika bagian akhir tidak diungkapkan pada awal (permulaan) laporan, mungkin pembaca akan melewati atau mengabaikan bahasan yang rinci agar da at segera mengetahui bagian akhir (terminalsection) laporan baru kemudian, kembali lagi ke bagian awal. Secara umum, Anda dapat menggunakan cara deduktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Eksekutif yang sibuk.

2. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera.

3. Ingin mengetahui good news atau informasi netral.

4. Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan.

5. Ingin mengetahui pandangan penulis dengan segera.

6. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduktif

b. Cara Induktif

Cara induktif berbeda cara penyajiannya dengan cara deduktif. Dengan cara induktif Anda menjelaskan fakta-fakta yang ada sebelum ide-ide pokok, kesimpulan atau rekomendasi dikemukakan. Anda menyajikan fakta-fakta serta bahan-bahan pendukung lainnya, sebelum sampai pada bagian kesimpulan atau rekomendasi. Anda dapat menggunakan cara induktif, jika pembaca Anda memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya.

2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (badnews).

3. Mungkin merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya.

4. Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja.

5. Lebih menyukai laporan disusun dengan cara induktif

2. Cara Menyusun Teks Laporan Bisnis

Salah satu tugas yang cukup rumit dalam membuat laporan bisnis adalah memutuskan cara terbaik untuk menyusun fakta-fakta yang tersedia sehinggaterbentuk bagian teks laporan bisnis. Anda harus membuat keputusan sebelum mulai menulis laporan. Anda dapat mengembangkan teks dengan cara-cara berikut ini :

a. Membuat Topik-topik atau Kriteria

Cara ini merupakan hal yang umum dalam membuat suatu laporan.

Judul utarna laporan Anda mungkin menggunakan kriteria standar, faktor-faktor, pernecahan masalah, manfaat, atau karakteristik. Apabila tujuan laporan Anda adalah untuk menentukan apakah suatu perusahaan harus membeli, memproduksi sendiri, atau menyewa dari perusahaan lain, keputusan pertama adalah bagaimana menentukan kriteria yang paling penting.

b. Menyusun Urutan suatu Peristiwa atau Kijadian-kdadian

Dalam pembuatan agenda, program konvensi, dan laporan perkembangan dapat menggunakan aturan secara kronologis. Periode waktu, seperti tanggal, bulan, tahun, jam, musim akan lebih sesuai dengan pokok bahasannya.

c. Mendeskripsikan Lokasi atau Tempat

Organisasi ini adalah bermanfaat untuk mendeskripsikan lokasi atau tempat, apakah mereka di rumah, pabrik, kantor, pusat perbelanjaan, perusahaan internasional dengan cabang-cabangnya yang tersebar secara geografis ke berbagai penjuru dunia.

d. Menjelaskan suatu proses atau prosedur

Cara pengembangan ini hampir sama dengan pendekatan kronologis.

Metode ini menelusuri tahapan-tahapan, katakanlah suatu tahapan kebijaksanaan, operasi mesin, tahapan prosedur melakukart tabungan atau penarikan simpanan.

e. Menyusun Urutan Tingkat Pentingnya secara Alfabet

Pada urutan pertama menunjukkan ide-ide, kejadian-kejadian, atau topik yang paling penting, selanjutnya kurang penting, atau tidak penting.

f. Menyusun urutan tingkatjami & tritas

Cara pengembangannya dengan menyajikan hal-hal yang paling sederhana (simple) atau familiar kemudian meningkat ke hal-hal yang lebih kompleks atau yang kurang familiar. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan Anda akan lebih mudah memahami hal-hal yang sudah diketahui sebelumnya daripada yang tidak atau belum diketahui.

g. Menyusun sumber-sumberyang digunakan

Metode ini kurang diminati, kecuali Anda yakin terhadap pembaca bahwa mereka sangat tertarik terhadap sumber informasinya. Anda dapat menggunakan cara ini jika, misainya, Anda melaporkan seorang ahli yang berpidato di gedung perternuan pada perusahaan Anda dan Anda diminta untuk hadir.

h. Pemecahan Masalah

Cara yang populer ini membahas masalah terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan cara pernecahan masalahnya. Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu. presentasi yang bersifat persuasi.

3. Metode Outline

Setelah Anda menyusun atau mengorganisasi tubuh dan teks laporan, Anda akan mengatur judul (headings) dan subjudul (subheadings) dalam suatu outline. Suatu outline yang baik, khususnya untuk laporan yang panjangnya dua halaman atau lebih, outline merupakan alat yang paling penting dan hemat waktu. Ia akan menjadi penuntun Anda dalam menyusun laporan. Dalam suatu laporan panj ang (laporan formal), ia j uga akan menj adi daftar isi laporan Anda.

Sebelum Anda menulis laporan, outline membantu Anda untuk melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul, mengecek keterkaitan keseluruhan di dalam suatu susunan yang logis, dan menghilangkan tumpang tindih (overlapping). Sebelum Anda membahas judul dan subjudul, terlebih dahulu akan dibahas jenis-jenis judul, format outline, dan paralelisme dalam judul.

a. Jenis-jenis judul

Di dalam penulisan laporan, jenis-jenis judul dapat digolongkan kedalam 4 judul, yaitu: (1) judul topik (topic headings), (2) judul kalimat lengkap (complete sentence headings), (3) judul kalimat imperatif (imperative sentence headings), dan (4) judul variant (variant headings). judul topik merupakan judul yang paling familiar atau umum. Mereka terdiri atas kata tunggal (kata benda), beberapa kata, atau frase singkat. judul kalimat lengkap selalu mencakup subjek dan predikat. judul kalimat imperatif (seperti perintah) dimulai dengan suatu kata kerja dan tidak memiliki subjek. Judul variant biasanya dimulai dengan participle.

Berikut ini adalah contoh jenis-jenis judul:

• Judul Topik: Persiapan atau Persiapan Sebelum Menulis Laporan
• Judul Kalimat Lengkap : Persiapan Adalah Penting Sebelum Menulis Laporan atau Persiapan Adalah Penting
• Judul Kalimat Imperatif : Siapkan Secara Efisien atau Siap Sebelum menulis Laporan
• Judul Variant : Mempersiapkan Sebelum Menulis Laporan
• Judul yang baik seharusnya jelas dan menunjukkan subjek yang akan dijelaskannya. Di samping itu, apabila sebuah kata dipilih sebagai judul topik, maka usahakan ia tidak menunjukkan pada suatu pengertian yang terlalu luas.

b. Format Outline

Untuk outline singkat/pendek (short outlines) (hanya tiga atau empat judul dan subjudul), Anda mungkin lebih baik memilih format yang sederhana (simple). Sedangkan untuk outline yang panjang, Anda dapat menggunakan salah satu dari ketiga cara yang tersedia.

Kombinasi angka-huruf (numerical-letter combination) adalah yang paling populer dalam dunia bisnis dan sekolah-sekolah. Sistem decimal (decimal system) lebih banyak digunakan dalam laporan sains dan teknik. Kombinasi huruf-angka lebih banyak digunakan oleh mereka yang senang dengan huruf-huruf sebelurn sampai pada judul utamanya.

Bila Anda menyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu:

1. Tempatkan ide-ide yang paling penting pada tingkatan tertinggi, pertimbangkanpanjanglaporan, subjek, dan pembaca.

2. Sedapat mungkin cobalah untuk menjaga keseimbangan masingmasing bagian. 

3. Jika Anda membagi suatu topik, paling t1dak Anda mempunyai dua subjudul, misalnya A. 1 dan A.2.

4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan terlalu sedikit untuk subjudul.

5. Tidak pernah menggunakan judul Laporan sebagai bagian judul.

C. Paralelisme dalam judul

Semua judul harus paralel, artinya mempunyai tingkat yang sama dalam setiap bagian outline. Ini berarti bahwa mereka harus mempunyai bentuk gramatikal yang sama, seperti merupakan kata benda, frase, atau kalimat. Sebagai contoh, paralelisme kombinasi angka-huruf dapat digambarkan sebagai 1, 11, 111, IV, V; A, B, C, D di bawah 1; 1, 2, 3 di bawah ILA; I dan 2 di bawah ILB; a dan b dibawah II.B.2 dan seterusnya.