Membangun Automasi Perpustakaan Sekolah dengan Software SliMS
Perkembangan teknologi informasi saat ini mengalami perkembangan sangat pesat, dan tidak bisa dipungkiri penggunaan teknologi informasi sudah merambah diberbagai bidang hampir ke semua sektor kehidupan manusia. Berbagai instansi ataupun organisasi baik itu skala kecil maupun besar tidak bisa berjalan tanpa adanya teknologi informasi.
Penggunaan teknologi informasi menjadi sebuah pilihan karena dianggap sangat membantu pekerjaan menjadi lebih cepat, efektif dan efisien. Tujuan dari setiap instansi atau lembaga ialah memberikan layanan yang terbaik untuk publik. Hal ini berlaku juga pada perpustakaan, yang berperan sebagai pelayanan, penyedia, penyalur informasi yang notabene juga sebagai pusat dokumentasi dan informasi selalu dituntut untuk selalu menyediakan informasi yang cepat dan terkini. Inilah salah satu tantangan perpustakaan sebagai sentral pendidikan untuk bisa menyediakan informasi dengan cepat dan terkini.
Kata teknologi informasi merupakan gabungan dari dua istilah dasar yaitu teknologi dan informasi. Seperti yang dijelaskan oleh Petter Salim dan Yenny Salim dalam kamus besar bahasa Indonesia kontemporer (1991:1565) teknologi dapat diartikan sebagai pelaksanaan ilmu. Sedangkan informasi adalah sesuatu yang dapat diketahui. Jadi pengertian teknologi informasi dapat diartikan sebagai suatu teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan informasi.
Kenyataan bahwa pada era informasi abad ini, teknologi informasi dan komunikasi atau ICT (Information and Communication Teclznology) telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan global oleh kita karena itu setiap institusi termasuk perpustakaan berlomba untuk mengintegrasikan “ICT” guna membangun dan memberdayakan civitas akademikanya berbasis pengetahuan agar dapat bersaing dalam era global. Dalam menyikapi perkembangan ICT pada era informasi tahun ini, Perpustakaan berbasis teknologi informasi (komputerisasi) sangat di butuhkan.. Keberadaan perpustakaan berbasis komputerisasi dapat meningkatkan kualitas dan kecepatan proses layanan pada pengguna perpustakaan sehingga dapat memperlancar proses belajar-mengajar di lingkungan Sekolah. Selain itu sistem ini dapat membantu manajemen perpustakaan serta dapat meningkatkan Efektifitas dan efisiensi penatalaksanaan perpustakaan.
Perkembangan perpustakaan berbasis teknologi informasi bagi pengelola perpustakaan dapat membantu pekerjaan di perpustakaan melalui fungsi otomasi perpustakaan, sehingga proses pengelolaan perpustakaan lebih efektif dan efisien. Fungsi otomasi perpustakaan menitikberatkan pada bagaimana mengontrol sistem administrasi layanan secara otomatisl terkomputerisasi. Sedangkan bagi pengguna dapat membantu mencari sumber informasi yang diinginkan dengan menggunakan catalog on-line yang dapat diakses melalui internet, sehingga pencarian informasi dapat dilakukan kapan dan dimanapun ia berada.
Idealnya, setiap perpustakaan memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi untuk mendukung pengelolaan koleksi perpustakaan. Automasi perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). (Nur: 2007) Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer. Faktor penggerak dan alasan membuat automasi perpustakaan menurut Purwono yaitu:
Faktor Penggerak
1. Kemudahan mendapatkan produk TI
2. Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI
3. Kemampuan dari teknologi informasi
4. Tuntutan layanan masyarakat serba klik
Alasan lain
1. Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan
2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan
3. Meningkatkan citra perpustakaan
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global
Cakupan dari Automasi Perpustakaan
1. Pengadaan koleksi
2. Katalogisasi
3. Sirkulasi, reserve, inter-library loan
4. Pengelolaan terbitan berkala
5. Penyediaan katalog (OPAC)
6. Pengelolaan anggota
7. Statistik (Laporan)
Komponen Automasi Perpustakaan
Menurut Arif , Sebuah Sistem Automasi Perpustakaan pada umumnya terdiri dari 3(Tiga) bagian, yaitu :(1) Pangkalan Data (2) User/Pengguna (3) Perangkat
Automasi. Ketiga komponen automasi tersebut dijelaskan sebagai berikut.
a. Pangkalan Data
Setiap perpustakaan pasti tidak akan terlepas dari proses pengelolaan koleksi. Tujuan dari proses ini untuk memperoleh data dari semua koleksi yang dimiliki dan kemudian mengorgani-sirnya dengan menggunakan kaidah-kaidah ilmu perpustakaan. Pada sistem manual, proses ini dilakukan dengan menggunakan bantuan media kertas atau buku. Pencatatan pada kertas atau buku merupakan pekerjaan yang sangat mudah namun juga merupakan suatu proses yang tidak efektif karena semua data yang telah dicatat akan sangat sulit ditelusur dengan cepat jika jumlah sudah berjumlah besar walaupun kita sudah menerapkan proses peng-indeks-an. Dengan menggunakan bantuan teknologi informasi, proses ini dapat dipermudah dengan memasukkan data pada perangkat lunak pengolah data seperti : CDS/ISIS (WINISIS), MS Access, MySQL. Perangkat lunak ini akan membantu kita untuk mengelola pangkalan data, ini menjadi lebih mudah karena proses pengindeksan akan dilakukan secara otomatis dan proses penelusuran informasi akan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat karena perangkat lunak ini akan menampilkan semua data sesuai kriteria yang kita tentukan.
b. User/Pengguna
Sebuah sistem automasi tidak terlepas dari pengguna sebagai penerima layanan dan seorang atau beberapa operator sebagai pengelola sistem. Pada sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa tingkatan operator tergantung dari tanggung jawabnya. Dalam setiap program aplikasi, user mempunyai tingkatan yang berlainan. Misalnya di dalam SLiMS (aplikasi Automasi Perpustakaan user dibagi menjadi dua yaitu administrator dan nonadministrator.
c. Perangkat Automasi
Perangkat automasi yang dimaksud disini adalah perangkat atau alat yang digunakan untuk membantu kelancaran proses automasi. Perangkat ini terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu :
1. Perangkat Keras,
2. Perangkat Lunak Automasi.
Tanpa adanya dua perangkat ini secara memadai maka proses automasi tidak akan dapat berjalan dengan baik.
Perangkat Keras (Hardware)
Sebelum memulai proses automasi, sebuah perangkat keras perlu disiapkan. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah sebuah komputer dan alat bantunya seperti Printer, Barcode, Scanner, dan sebagainya. Empat buah komputer sudah cukup untuk digunakan di dalam memulai proses automasi pada perpustakaan kecil dalam hal ini perpustakaan sekolah. Sedangkan untuk perpustakaan besar, diperlukan lebih banyak komputer dan pelengkapnya agar pelayanan kepada pengguna menjadi lancar. Spesifikasi minimal biasanya tergantung dari software yang digunakan.
Misalnya, software senayan (program automasi perpustakaan buatan Diknas RI) minimal menggunakan pentium III. Sebab semakin banyak tampilan berbasis grafis (gambar) maka semakin membutuh-kan spesifikasi yang tinggi.
Perangkat Lunak Automasi (Software)
Sebuah perpustakaan yang hendak menjalankan proses automasi maka harus ada sebuah perangkat lunak sebagai alat bantu. Perangkat lunak ini mutlak diperlukan keberadaannya karena digunakan sebagai alat bantu mengefisienkan dan mengefektifkan proses.
Ada 3 (tiga) cara untuk memperoleh perangkat lunak, antara lain :
1) Membangun sendiri dengan bantuan seorang developer perangkat lunak. Jika instansi Anda mempunyai tenaga programer maka langkah pertama ini bisa dilakukan karena dapat menghemat biaya membeli perangkat lunak automasi.
2) Menggunakan perangkat lunak gratis, misalnya : CDS/ISIS, WinISIS, KOHA,
OtomigenX, Senayan Library, dan sebagainya.
Perangkat lunak ini bisa didapatkan dari internet karena didistribusikan secara gratis kepada semua saja yang memerlukan. Walaupun gratis perangkat lunak ini masih banyak kekurangan dan masih harus dimodifikasi lebih lanjut agar memenuhi sesuai dengankebutuhan masing-masing perpustakaan.
3) Membeli perangkat lunak komersial beserta training dan supportnya yang dibangun oleh pihak ketiga. Perangkat lunak komersial, merupakan hasil riset pengembangnya dan mudah untuk diimplementasikan karena hanya perlu dilakukan perubahan fitur sedikit atau tidak sama sekali. Training dan Support juga akan diberikan oleh vendor secara penuh sehingga pengguna dapat langsung menggunakan tanpa harus bersusah payah lagi. Pilihan ini dapat dipilih jika terdapat dana yang mencukupi untuk membeli perangkat lunak.
Pilihan yang dijatuhkan, software harus:
1. Sesuai dengan keperluan
2. Memiliki ijin pemakaian
3. Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
4. Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software
Kebutuhan implementasi SLiMS
Untuk dapat menjalankan sebuah aplikasi perangkat lunak otomasi perpustakaan tentu saja membutuhkan perangkat yang harus dipersiapkan baik perangkat keras, perangkat lunak, dan aplikasi yang lain untuk mendukung jalannya perangkat lunak otomasi perpustakaan. Berikut ini kebutuhan sistem yang harus dipersiapkan untuk mendukung jalannya perangkat lunak Senayan, yaitu:
a. Perangkat keras
Perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak Senayan adalah sebagai berikut:
§ Prosesor kelas pentium III
§ RAM 256 MB
§ Standard VGA dengan dukungan warna 16-Bit
b. Perangkat lunak
Perangkat lunak yang digunakan sebagai persyaratan untuk dapat menggunakan perangkat lunak Senayan yaitu:
§ Engine scripting PHP dengan dukungan ekstension mysql, dukungan XML, dan GD untuk dapat mendukung format PNG, JPG, GIF dan FreeType.
§ Web server, dalam hal ini direkomendasikan Apache 2.2
§ Server database MySQL dan direkomendasikan lebih atau sama dengan versi 5.0
§ Utilitas mysqldump untuk backup database
§ Sistem operasi GNU/Linux atau Windows
§ Browser dengan kapasitas javascript 1.5, AJAx dan CSS 2. sebagai contoh Mozilla Firefox 2
§ Pembaca dokumen PDF seperti Adobe Reader untuk melihat dokumen PDF yang di-generate oleh Senayan
c. Aplikasi pendukung
§ Pembaca barcode untuk memindai barcode saat sirkulasi.
Fitur SLiMS
1.OPAC
2 Pengolahan koleksi (Bibliograi)
3 Pelayanan Sirkulasi (Circulation)
4 Manajemen anggota (Membership)
5 Setting data master (Master file)
6 Setting system (sistem)
7 Laporan (report)
8 Manajemen terbitan berseri
9 Manajemen koleksi digital
10 Katalog Induk
11 Absen Pengunjung (visitor)
Automasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Sistem Automasi Perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi pada pekerjaan administratif di perpustakaan yang menyangkut antara lain: pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan sebagainya. Ada faktor penggerak dan alasan membuat automasi perpustakaan menurut Purwono, 2008.
Faktor Penggerak automasi perpustakaan antara lain: Kemudahan mendapatkan produk TI, Harga semakin terjangkau untuk memperoleh produk TI, Kemampuan dari teknologi informasi, Tuntutan layanan masyarakat serba klik. Sedangkan alasan lain membuat automasi perpustakaan adalah: mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan, meningkatkan citra perpustakaan, pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global, pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global. Cakupan dari Automasi Perpustakaan adalah: Pengadaan koleksi, Katalogisasi, Sirkulasi, reserve, inter-library loan, Pengelolaan penerbitan berkala, Penyediaan katalog (OPAC).
