Pengertian Pengadaan Fasilitas
Pengadaan adalah kegiatan menyediakan semua keperluan barang/ benda/ jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Pengadaan fasilitas meliputi: tanah, bangunan, perabot, alat kantor/ buku dan kendaraan.
1. Pengadaan Tanah
Cara pengadaan: membeli, menerima hibah, menerima hak pakai, dan menukar.
a. pengadaan tanah dengan cara membeli:
1. Menyusun Panitia
2. Menetapkan tugas panitia: menetapkan syarat – syarat tanah yang akan dibeli (lokasi tanah), meneliti surat – surat tanah yang akan dibeli, mendapatkan penawaran harga, memperhatikan perencanaan tata kota, mendapatkan bukti pembebasan tanah, menyaksikan pembayaran.
3. Memperhatikan syarat – syarat tanah yang akan dibeli misal bebas banjir, fasilitas listrik, air, transport, kondisi lingkungan dan perkembangan.
4. Penyelesaian pembelian tanah
- Membentuk panitia pembebasan tanah (agraria, Pem- Da, PU, Camat, kades)
- Penanda tanganan akte jual beli tanah di depan notaris PPAT atau Camat setempat.
- Pembayaran dilakukan melalui KPN setempat.
- Menyelesaikan sertifikat.
b. Pengadaan tanah dengan cara menerima hibah
Hibah dapat berasal dari pemerintah dan swasta/ seseorang.
- Panitia penerima hibah tanah, anggotanya terdiri dari agraria, pemda, dinas PU, dan dari Depdiknas.
- Panitia mengadakan penelitian kemungkinan kelayakan atas penerimaan hibah.
- Serah terima dilakukan dengan akte serah terima hibah yang dibuat Notaris PPAT.
- Kepala satuan kerja menyelesaikan sertifikat tanah pada Dinas Agraria setempat.
a. Pengadaan tanah dengan cara menerima hak pakai
Dari pemerintah pusat atau pemerintah daerah disertai dengan surat keputusan dari pemerintah yang bersangkutan dengan satuan berita acara serah terima.
b. Dengan cara penukaran tanah
Karena tanah / bangunan dipandang tidak memnuhi fungsinya lagi maka dapat diusulkan untuk ditukar dengan tanah dilokasi lain. Pengusulan pada Mentri Diknas yang dilampiri alasan, taksiran harga tanah lama dan baru. Mentri keuangan kemudian menyetujui, apabila harga disepakati kemudian membuat akte tanah.
2. Pengadaan Bangunan
Cara pengadaan: membangun baru, membeli, menyewa, menerima hibah
a. Membangun Baru
1) Pengertian membangun baru adalah mendirikan bangunan baru dapat berarti memperbaharui (rehabilitasi/ renovasi), memperluas dan mengubah dengan cara membongkar seluruh bangunan gedung atau sebagian gedung.
2) Lingkup kegiatan membangun baru terdiri dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan lapangan.
a) Kegiatan Perencanaan meliputi kegiatan (1) Persiapan perencanaan: penyusunan jadwal kerja, pembentukan organisasi, pengendalian dan pengawasan pembangunan, mengadakan pembebasan tanah sesuai dengan fungsi bangunan dan perencanaan tata kota/ daerah, menyiapkan data pengukuran tanah secara rinci dan teliti. (2) Desain skematik meliputi: rencana situasi secara keseluruhan, rencana denah, potongan dan tampak, perspektif interior dan eksterior, penjelasan dasar perencanaan; (3) rencana akhir merupakan hasil pengembangan perencanaan dari desain skematik dengan luas dan perkiraan biaya yang telah disesuaikan dengan dana yang tersedia.
b) Pelaksanaan
Pelaku dalam pelaksanaan pengadaan banguan baru adalah kontraktor dan pengawas/ direksi lapangan. Kontraktor akan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan fisik. Pengawas/ direksi lapangan mengadakan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan tersebut.
c) Pengawasan lapangan
Menyelenggarakan kegiatan pengawasan di lapanagn yang menyangkut pengendalian kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu penyelesaian.
b. Membeli bangunan
1) Pada prinsipnya membeli banguan yang sudah jadi termasuk tanahnya tidak diperbolehkan tetapi dalam hal – hal yang luar biasa dapat diusulkan kepeda Menteri keuangan dan Bappenas dengan disertai alasan yang kuat.
2) Setelah ada persetujuan dan dananya tersdia, penawaran harga dari pemilik perlu diajukan kepada panitia pembebasan tanah setempat.
3) Apabila harga penawaran dan harga taksiran panitia sudah disepakati, maka akte jual beli langsung diselesaikan di depan notaris/ PPAT dan balik nama sertifikat tanah.
c. Menyewa bangunan
1) Apabila diperlukan, misal untuk gedung sekolah, kantor. Suatu instansi diperkenankan menyewa bangunan atas persetujuan pejabat yang berwenang menurut peraturan.
2) Anggaran untuk membayar sewa bangunan sudah tersedia.
3) Untuk dapat melaksanakan penyewaan bangunan berlaku ketentuan – ketentuan pengadaan dengan cara penunjukan langsung.
4) Setelah ditetapkan sewanya, dibuat surat penjanjian antara pihak penyewa dengan pihak yang menyewakan.
d. Menerima hibah
1) Departemen Pendidikan Nasional dapat meneriima hibah bangunan berikut tanahnya dari pihak lain (pemerintah daerah/ swasta).
2) Serah terima dilakukan dengan Notaris PPAT setempat dan dilaporkan kepada Menteri Pendidikan Nasional.
3. Pengadaan Perabot
a. Menurut buku pedoman umum pengelolaan perlengkapan yang dimaksud dengan perabot adalah barang yang berfungsi sebagai tempat duduk, tempat menulis, tempat istirahat, tempat penyimpanan alat/ atau bahan.
b. Cara pengadaan dengan membeli, membuat sendiri menerima bantuan dan menyewa.
c. Proses pengadaan
1) Membeli. Perabot – perabot yang akan dibeli harus memenuhi syarat – syarat yang sudah ditentukan, misal ukurannya anatomi, teknik konstruksi, dan harga standar.
2) Membuat sendiri. Perabot sekoalah yang dibuat sendiri dimungkinkan hanya dalam rangka praktek serta disesuaikan dengan dana dan kemampuan yang tersedia.
3) Menerima bantuan/ hibah. Perabot yang dihibahkan dapat berasal dari seseorang/ donatur. Penyerahan bantuan harus bersifat sukarela, tidak mengikat dan dilaksanakan dengan perjanjian.
4. Pengadaan Alat Kantor
a. Pengertian
Yang dimaksud dengan alat kantor adalah alat – alat yang biasanya digunakan di kantor seperti mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, alat – alat lain yang menunjang kegiatan perkantoran.
b. Cara pengadaan
Pengadaan alat kantor dapat dilakukan dengan membeli secara serentak atau membeli sendiri dan menerima batuan/ hadiah/ hibah.
1. Membeli alat kantor dapat dilakukan tanpa lelang atau dengan lelang.
2. Mengikuti tatacara atau peraturan – peraturan yang berlaku.
3. Untuk alat – alat laboratorium IPA perlu melalui penawaran dengan prototipenya.
