Pengertian dan Jenis-jenis Anggaran
Penyusunan anggaran berurusan dengan masa depan. Tujuan penyusunan anggaran bagi perusahaan adalah memprediksi tingkat aktivitas operasi dan keuangan perusahaan di masa mendatang.
Menurut Hongren, 2000 dalam Catur Sasongko, 2010, anggaran adalah :
”Budget is the quantitative expression of a proposed plan of action by management for a future time period is an aid to the coordination and implementation of the plan”.
Berdasarkan definisi anggaran tersebut, kita dapat menyimpulkan beberapa hal terkait dengan anggaran :
1. Anggaran adalah rencana kegiatan yang akan dijalankan oleh manajemen dalam satu periode yang tertuang secara kuantitatif. Informasi yang dapat diperoleh dari anggaran diantarannya jumlah produk dan harga jualnya untuk tahun depan.
2. Anggaran membantu manajemen dalam melakukan koordinasi dan penerapannya dalam upaya memperoleh tujuan yang tertuang di dalam anggaran. Anggaran memberikan gambaran kepada manajemen tentang sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melaksanakan kegiatan yang telah ditentukan dalam anggaran. Kemudian, anggaran juga menjelaskan koordinasi antarbagian dalam perusahaan sehingga tujuan bersama perusahaan dapat tercapai (Catur Sasongko, 2010).
Data dan informasi yang diperlukan oleh perusahaan dalam menyusun anggarannya dapat diperoleh dari kegiatan dan kejadian yang terjadi di perusahaan di masa lalu, masa sekarang, dan harapan-harapan yang ingin dicapai di masa mendatan. Dari sumber perolehan informasi untuk menyusun anggaran, perusahaan dapat memperoleh data dan informasi dari sumber-sumber internal perusahaan (misalnya laporan keuangan perusahaan dan laporan tahunan) atau dari sumber eksternal perusahaan seperti laporan penjualan industri, pertumbuhan ekonomi negara, tingkat inflasi, tingkat suku bunga, dan lain-lain.
Anggaran (budget) dapat didefinisikan dalam arti sempit maupun dalam arti luas. Dalam arti sempit, anggaran dimaksudkan sebagai rencana kerja keuangan. Sedangkan dalam arti luas, anggaran merupakan suatu proses yang terus menerus, yang dimulai dari tahap penyusunan anggaran sampai pada tahap pengesahan pertanggung jawaban penggunaan anggaran oleh yang berwewenang.
Anggaran adalah suatu rencana yang dinyatakan secara kuantitatif, umumnya dalam bentuk satuan uang, untuk jangka waktu tertentu. Periode anggaran umumnya satu tahun, atau dikenal dengan nama Anggaran Tahunan (Annual Budget). Anggaran memuat tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh suatu perusahaan, yang penyusunannya biasanya berdasarkan setiap pusat pertanggungjawaban yang ada di dalam perusahaan yang bersangkutan.
Penyusunan anggaran dilakukan, baik oleh organisasi yang berorientasi mencari keuntungan maupun oleh organisasi yang orientasinya tidak semata-mata mencari keuntungan. Bagi organisasi yang ”profit oriented” anggaran tahunan umumnya dimaksudkan sebagai perencanaan laba (profit plan).
Kegunaan anggaran atau manfaat anggaran adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat bantu untuk membuat dan mengkoordinasikan perencanaan jangka pendek (short-range plans).
2. Sebagai alat komunikasi antara rencana yang disusun dengan para manajer pusat pertanggungjawaban.
3. Sebagai alat untuk memotivasi para manajer dalam mancapai tujuan pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.
4. Sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan yang sedang dilaksanakan.
5. Sebagai pedoman untuk mengevaluasi prestasi para manajer dan pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.
6. Sebagai piranti pendidikan bagi para manajer.
(Abdul Halim, 1999)
Budget merupakan rencana kegiatan yang terinci, ditetapkan sebagai suatu pedoman pelaksanaan kegiatan dan sebagai suatu dasar terhadap prestasi kerja manajer.
Selain mencakup ramalan atau perencanaan mengenai pendapatan dan pengeluaran, penerimaan dan biaya, untuk mempermudah proses perencanaan itu sendiri maka semua kegiatan operasi dari perusahaan yang menyusun anggaran, harus dikonversikan dalam bentuk kesatuan nilai uang. Hal ini dimaksudkan agar kegiatan-kegiatan tersebut dapat diukur dengan alat kesatuan yang sama.
Akibat perencanaan ini, biasanya pengeluaran akan dibatasi sampai batas jumlah yang diperkenankan sebagaimana yang telah ditentukan terlebih dahulu. Tipe tindakan ini memanfaatkan anggaran sebagai alat pengendalian. Di lain waktu, orang akan menggunakan taksiran pengeluaran dan penghasilan untuk meramalkan kondisi keuangannya yang akan terjadi beberapa waktu tertentu dimasa yang akan datang. Anggaran terlibat disini hanya ada di benak orang saja, tetapi meskipun demikian dapat dikatakan anggaran karena sudah mencakup rencana mengenai bagaimana memperoleh dan menggunakan sumber daya alam selama beberapa periode waktu tertentu.
Dengan memperhatikan pembuatan rencana laba taktis dalam jangka pendek secara formal, kita seharusnya membuat sebuah anggaran biaya yang terpisah untuk setiap pusat tanggung jawab. Ketika telah membahas pembuatan anggaran bahan langsung dan tenaga kerja langsung. Untuk itu membuat rencana produksi yang sejalan dengan rencana laba jangka pendek, deretan anggaran memiliki jenis sebagai berikut :
1. Anggaran biaya bahan langsung dan biaya tenaga kerja langsung; dibuat segera sesudah anggaran produksi diselesaikan dan disetujui.
2. Anggaran biaya overhead manufaktur atau pabrik; dibuat segera sesudah anggaran produksi di uji coba dan disetujui, setelah disesuaikan dengan keluaran yang diharapkan (ditentukan) untuk setiap departemen produksi dan jasa dalam perusahaan.
3. Anggaran biaya distribusi; dibuat bersamaan dengan rencana penjualan karena keduanya saling tergantung atau mempengaruhi.
4. Anggaran biaya administrasi; dibuat segera setelah rencana penjualan disetujui dan (mungkin) anggaran produksi telah disesuaikan dengan aktivitas yang direncanakan untuk setiap departemen administrasi terlibat.
Anggaran biaya yang terperinci untuk setiap pusat tanggung jawab seharusnya dimasukkan dalam rencana laba jangka pendek untuk sejumlah alasan, yang secara prinsip adalah :
1. Agar berbagai pendapatan yang direncanakan dan biaya-biaya yang berkaitan dapat disatukan dalam sebuah laporan laba rugi.
2. Agar arus kas keluar yang diperlukan untuk biaya-biaya dan pengeluaran-pengeluaran dapat direncanakan dengan realistis.
3. Agar suatu tujuan awal dapat diberikan untuk setiap pusat tanggung jawab.
4. Agar sebuah standar untuk setiap biaya dapat diberikan dan digunakan selama periode yang tercakup dalam rencana kepada setiap pusat tanggung jawab untuk dibandingkan dengan biaya aktual yang terdapat pada laporan kinerja (Purwatiningsih dan Maudy W., 2000).
Tujuan utama penyusunan anggaran adalah menyediakan informasi kepada pihak manajemen perusahaan untuk digunakan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan.
Berikut ini adalah tujuan-tujuan yang terkait dengan penyusunan anggaran:
1. Perencanaan. Anggaran memberikan arahan bagi penyusunan tujuan dan kebijakan perusahaan. Sebagai contoh, anggaran penjualan memperlihatkan pada manajemen adanya kenaikan target penjualan pada Cabang A dan penurunan pada Cabang B. Berdasarkan manajemen informasi tersebut, manajemen segera mengambil langkah-langkah perencanaan dengan mengalihkan tenaga penjualan ke Cabang A atau meningkatkan kegiatan promosi pada Cabang B untuk meningkatkan penjualan Cabang B.
2. Koordinasi. Anggaran dapat mempermudah koordinasi antarbagian-bagian di dalam perusahaan. Sebagai contoh setelah anggaran penjualan selesai dibuat, Departemen Pemasaran dapat segera berkoordinasi dengan Departemen Sumber Daya Manusia untuk menentukan kecukupan jumlah staf di Departemen Pemasaran agar mampu memenuhi target penjualan. Selanjutnya, Departemen Pemasaran juga berkoordinasi dengan Departemen Keuangan tentang anggaran pemasaran.
3. Motivasi. Anggaran membuat manajemen dapat menetapkan target-target tertentu yang harus dicapai oleh perusahaan. Sebagai contoh, jika anggaran penjualan memperlihatkan angka penjualan tertentu yang harus dicapai maka tenaga penjual yang ada diperusahaan dapat memperoleh gambaran yang jelas tentang banyaknya barang jadi yang harus dijual.
4. Pengendalian. Keberadaan anggaran di perusahaan memungkinkan manajemen untuk melakukan fungsi pengendalian atas aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan di dalam perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan menetapkan anggaran biaya pemakaian telepon untuk setiap departemen, maka setiap awal bulan berikutnya, diadakan perbandingan antara biaya telepon yang aktual dikeluarkan oleh setiap departemen dengan target biaya yang telah ditentukan sebelumnya. Jika biaya pemakaian aktual berbeda dengan yang telah dianggarkan, maka harus dicari faktor-faktor yang menyebabkan perbedaan tersebut dan dilakukan tindakan perbaikan agar pemakaian biaya telepon di bulan-bulan berikutnya sesuai dengan yang dianggarkan (Catur Sasongko, 2010).
Peranan Sistem Anggaran
Pada perusahaan yang modern dengan tingkat pekerjaan yang kompleks, pembagian tugas menurut Departementalisasi akan membantu terlaksananya fungsi pengawasan dan pengendalian manajemen. Pembagian pekerjaan menurut departementalisasi pada umumnya dijumpai dalam perusahaan, departemen keuangan dan departemen penelitian.
Kegunaan atau manfaat anggaran adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat bantu untuk membuat dan mengkooedinasikan perencanaan jangka pendek (Short-range plans).
2. Sebagai alat komunikasi antara rencana yang disusun dengan para manajer pusat pertanggungjawaban.
3. Sebagai alat untuk memotivasi para manajer dalam mencapai tujuan pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.
4. Sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan yang sedang dilaksanakan.
5. Sebagai pedoman untuk mengevaluasi prestasi para manajer dan pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya.
6. Sebagai piranti pendidikan bagi para manajer.
Pertumbuhan yang cepat serta kompleksitas dan beraneka ragamnya operasi perusahaan, menyebabkan tugas manajer semakin sulit untuk menjamin kelangsungan hidup perusahaannya.
Organisasi perusahaan adalah suatu sistem mengenai hubungan timbal balik antara satu Departemen dengan departemen lainnya untuk mencapai tujuan bersama.
Keterbatasan-keterbatasan sumber yang tersedia dalam perusahaan juga merupakan batasan bagi setiap manajer, sehingga perlu ada kerangka pengaturan atau pengalokasian sumber-sumber secara efisien dan efektif. Pada dasarnya manajemen adalah suatu proses dimana resources diorganisasikan dan diintegrasikan ke dalam sistem yang bersifat menyeluruh untuk mencapai tujuan perusahaan.
Perlu pula diketahui bahwa setiap departemen, ada yang sejajar adapun yang berlawanan, misalnya departemen produksi menghendaki untuk memproduksi dalam jumlah besar, atau sebaliknya yang terjadi untuk mengatasi kepentingan-kepentingan diantara masing-masing departemen, harus dikoordinasikan ke dalam suatu sistem, supaya operasi setiap manajer dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Kebijaksanaan Penyusunan Anggaran
Keberhasilan setiap anggaran akan ditentukan sebahagian besar oleh cara penyusunan anggaran itu sendiri. Umumnya program anggaran yang lebih berhasil adalah yang memperkenalkan manajer bertanggung jawab mengendalikan biaya, menyusun taksiran anggarannya sendiri. Pendekatan penyusunan data anggaran ini sangat penting terutama jika anggaran digunakan untuk mengendalikan aktivitas seorang manajer setelah data anggaran disusun. Apabila data dari atas dipaksakan pada seorang manajer, maka kemungkinan akan mengakibatkan kekecewaan dan keresahan daripada kerja sama dan peningkatan produktifitas.
Selain dipengaruhi oleh bentuk dan sifat perusahaan, penyusunan anggaran tidak jarang dipengaruhi oleh bentuk dan sifat perusahaan penyusun anggaran tidak jarang dipengaruhi juga oleh perilaku organisasi dan anggota-anggotannya, sehingga anggaran yang berhasil disusun bisa saja sengaja untuk terlalu tinggi atau terlalu rendah dan taksiran terbaik mengenai apa yang akan terjadi.
Penyusunan anggaran dilakukan, baik oleh organisasi yang berorientasi mencari keuntungan maupun organisasi yang orientasinya tidak semata-mata mencari keuntungan. Bagi perusahaan yang profit oriented anggaran tahunan umumnya dimaksudkan sebagai perencanaan laba (profit plan).
Kebijaksanaan yang diharapkan oleh suatu perusahaan dalam menyusun anggaran biasanya disesuaikan dengan bentuk sifat dan kepentingan itu sendiri. Kebijaksanaan anggaran yang ditetapkan oleh perusahaan yang memonopoli dalam usahanya , sedangkan untuk perusahaan yang sifatnya mencari laba kebijaksanaan penyusunan anggaran sudah tentu berbeda dengan perusahaan non profit oriental.
Kesengajaan untuk menyusun anggaran yang berbeda dengan apa yang diharapkan dikenal sebagai budgetary slack (kelonggaran anggaran). Meskipun istilah slack semula dikembangkan dalam lingkup organizational slack. Slack ini akhirnya dialokasikan ke masing-masing organisasi oleh anggaran para manajer akan menciptakan kelonggaran, ini terlalu tinggi biaya. Pemasukan unsur kelonggaran ini didorong baik oleh perkiraan bahwa angka-angka (sementara) dalam anggaran tersebut akan ditetapkan oleh manajemen puncak, atau dengan pengharapan bahwa adanya slack tersebut akan mengakibatkan penilaian tampak lebih baik.
