Konsep Dasar Manajemen Dan Manajemen Organisasi Bisnis

Konsep Dasar Manajemen Dan Manajemen Organisasi Bisnis

Organisasi Dan Manajemen

Kata "manajemen" tampaknya sudah begitu sering kita dengar. Manajemen erat kaitannya dengan konsep organisasi. Sehubungan dengan hat tersebut, maka ada baiknya kita memahami dulu pengertian dari organisasi. Menurut Griffin (2002), organisasi adalah a group of people working together in a structured and coordinated fashion to achieve a set of goals. Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu. Atau dengan bahasa lain, penulis mendefinisikan organisasi sebagai sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja sama.

Berbagai organisasi memiliki tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada jenis organisasinya. Organisasi politik, social, bisnis dll. Khusuanya organisasi bisnis bertujuan untuk memperoleh profit. Sekalipun tidak seluruh organisasi bisnis bertujuan untuk profit, namun profit adalah salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi bisnis di mana pun. Jika tujuan dari bisnis adalah profit, maka organisasi bisnis adalah sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan untuk meraih profit dalam kegiatan bisnisnya, sehingga mereka berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja sama di dalam organisasi tersebut. Bagaimana kerja sama dapat dilakukan ketika karakter orang-orang atau kelompok orang yang ada di dalam organisasi sangat berbeda-beda, didorong oleh motif yang berbeda-beda, dan berlatar belakang yang berbeda-beda pula? Selain orang-orang yang berbeda-beda, organisasi juga terdiri dari berbagai sumber daya yang dimilikinya, misalnya peralatan, perlengkapan, dan lain-lain. Griffin mengemukakan bahwa paling tidak organisasi memiliki berbagai sumber daya, seperti sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam (natural resources), sumber daya dana (financial resources) atau keuangan (funds), serta sumber daya informasi (infor­mational resources). Bagaimana keseluruhan sumber daya tersebut dapat dikelola melalui kerja sama dari orang-orang yang berbeda sehingga tujuan organisasi dapat dicapai? Di sinilah peran dari manajemen diperlukan. Manajemen diperlukan ketika terdapat sekumpulan orang-orang (yang pada umumnya memiliki karakteristik perbedaan) dan sejumlah sumber daya yang harus dikelola agar tujuan sebuah organisasi dapat tercapai.

Pentingnya Manajemen

Manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi, karena tanpa ma­najemen, semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen :

Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan untuk menca­pai tujuan organisasi dan pribadi. 

Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang sa­ling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga ke­seimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berke­pentingan dalam organisasi, seperti pemilik dan karyawan, ma­upun kreditur, pelanggan, konsumen, supplier, serikat kerja, assosiasi perdagangan, masyarakat dan pemerintah. 

Untuk mencapai efisiensi don efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satu cara yang umum adalah efisiensi dan efektivitas. 

Efisiensi dan Efektivitas

Dua konsepsi utama untuk mengukur prestasi kerja (perfor­mance) manajemen adalah efisiensi dan efektivitas. Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Ini merupakan konsep matematik, atau merupakan perhitungan ratio antara keluaran (output) dan masukan (input). Seorang manajer efi­sien adalah seseorang yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil, produktivitas, performance) dibanding masukan-masukan (tenaga kerja, bahan, uang, mesin, dan waktu) yang digunakan. Dengan kata lain, manajer yang dapat meminimumkan biaya penggunaan sumber daya-sumber daya untuk mencapai keluaran yang telah ditentukan disebut manajer yang efisien. Atau sebaliknya, manajer disebut efi­sien bila dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas.

Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, seorang manajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metoda (cara) yang tepat untuk mencapai tujuan.

Menurut ahli manajemen Peter Drucker efektivitas adalah mela­kukan pekerjaan yang benar (doing the right things) , sedang efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right). Bagi para manajer, pertanyaan yang paling penting adalah- bukan bagai­mana melakukan pekerjaan dengan benar, tetapi bagaimana menemu­kan pekerjaan yang benar untuk dilakukan, dan memusatkan sumber daya dan usaha pada pekerjaan tersebut. Seorang manajer yang ber­sikeras untuk memproduksi hanya mobil-mobil besar, sedang permin­taan masyarakat justru ditujukan pada mobil-mobil kecil adalah ma­najer yang tidak efektif, walaupun produksi mobil-mobil besar terse­but dilakukan dengan efisien.

Definisi Manajemen

Mary Parker Follett mendefinisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini mengandung arti bahwa para manajer mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang­-orang lain untuk melaksanakan berbagai tugas yang mungkin diperlu­kan, atau berarti dengan tidak melakukan tugas-tugas itu sendiri.

Pengertian manajemen begitu luas, sehingga dalam kenyataannya tidak ada definisi yang digunakan secara konsisten oleh semua orang. Pembahasan kita akan dimulai dengan definisi yang lebih kompleks dan mencakup aspek-aspek penting pengelolaan, seperti yang dikemukakan oleh Stoner sebagai berikut :

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, peng­arahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Dari definisi diatas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses, bukan seni. Mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi Suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan. Manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer, tanpa memperdulikan kecakapan atau ketrampilan khusus mereka, harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan un­tuk mencapai tujuan-tujuan yang mereka inginkan.

Akhirnya, definisi yang kita gunakan menyatakan bahwa mana­jemen melibatkan pencapaian "tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan" (stated goals). Ini mengandung arti bahwa para manajer organisasi apapun berupaya untuk mencapai berbagai hasil akhir spe­sifik. Hasil-hasil akhir ini tentu saja unik bagi masing-masing organisa­si. Bagaimanapun juga, apapun tujuan yang telah ditetapkan organi­sasi tertentu, manajemen merupakan proses dengan mana tujuan­tujuan dicapai.

Atas dasar uraian diatas, kita bisa menyimpulkan bahwa pada dasarnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perenca­naan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan persona­lia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling).

Masalah identifikasi dan definisi manajemen memang merupa­kan masalah yang sulit. Dan sampai sekarang tidak ada persetujuan universal tentang definisi manajemen. Bahkan telah terjadi banyak perdebatan bertahun-tahun hanya untuk menjelaskan bagaima­na manajemen dapat diklasifikasikan. Banyak penulis menyetujui bahwa manajemen mencakup berbagai tingkat ketrampilan, tetapi di lain pihak juga sikap yang berbeda-beda. Untuk lebih memper­jelas pengertian manajemen akan dibicarakan topik-topik berikut ini .

1. Manajemen sebagai ilmu dan seni

2. Manajemen sebagai profesi

Manajemen Sebagai Ilmu Dan Seni

Luther Gulick mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secarasistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kerrianusiaan. 4) Menurut Gulick manajemen telah memenuhi persyaratan untuk disebut bidang ilmu pengetahuan, karena telah di­pelajari untuk waktu yang lama dan telah diorganisasi menjadi suatu rangkaian teori. Teori-teori ini masih terlalu umum dan subyektif. Tetapi teori manajemen selalu diuji dalam praktek, sehingga manaje­men sebagai ilmu akan terus berkembang.

Hubungan antara teori dan praktek manajemen dapat dijelas­kan pada gambar 1.3. Dari gambar dapat disimpulkan bahwa praktek manajemen seharusnya selalu didasarkan atas prinsip-prinsip teori. Hubungan tersebut adalah praktek → menimbulkan suatu te­ori → menghasilkan prinsip-prinsip yang akan menjadi kai­dah-kaidah dasar pengembangan kegiatan manajemen dalam praktek.

Manajemen merupakan ilmu pengetahuan juga dalam artian bahwa manajemen memerlukan disiplin ilmu-ilmu pengetahuan lain dalam penerapannya; misal, ilmu ekonomi, statistik, akuntansi, dan sebagainya. Bidang-bidang ilmu ini dapat kita pelajari secara univer­sal. 

Gambar  Teori dan praktek manajemen adalah saling tergantung satu dengan yang lain.

Manajemen bukan hanya merupakan ilmu atau seni, tetapi kom­binasi dari keduanya. Kombinasi ini tidak dalam proporsi yang tetap tetapi dalam proporsi yang bermaCam-macam. Pada umumnya para manajer efektif mempergunakan pendekatan ilmiah dalam pembuat­an keputusan, apalagi dengan perkembangan peralatan komputer. Di lain pihak dalam banyak aspek perencanaan, kepemimpinan, komunikasi, dan segala sesuatu yang menyangkut unsur manusia, ha­gaimanapun manajer harus juga menggunakan pendekatan artistik (seni ).

Manajemen Sebagai Profesi

Banyak usaha telah dilakukan untuk mengklasifikasikan manaje­men sebagai suatu profesi. Edgar H. Schein telah menguraikan karak­teristik-karakteristik atau kriteria-kriteria untuk menentukan sesuatu sebagai profesi yang dapat diperinci berikut :

• Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip­prinsip umum. Adanya pendidikan, kursus-kursus dan pro­gram-program latihan formal menunjukkan bahwa ada prinsip-prinsip manajemen tertentu yang dapat diandalkan. 
• Para profesional mendapatkan status mereka karena menca­pai standar prestasi kerja tertentu, bukan karena favoritis­me atau karena suku bangsa atau agamanya dan kriteria politik atau sosial lainnya. 
• Para profesional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya. 

Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, McHugh and McHugh (1997), terdiri dari empat fungsi, yaitu:

• Perencanaan atau Planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilaku­kan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi. 

Menetapkan tujuan dan target bisnis 

Merumuskan strategi untuk mcncapai tujuan dan target bisnis tersebut 

Menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan 

Menetapkan standar/indicator keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis 

• Pengorganisasian atau Organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam orga­nisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.
• Pengimplementasian atau Directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.
• Pengendalian dan Pengawasan atau Controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, di­organisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

Beberapa literatur mengemukakan pengertian yang berbeda, namun memiliki esensi yang sama. Misalnya saja, Griffin mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leading), dan pengawasan (controlling). Griffin berbeda dalam hal leading, di mana Griffin ber­tnaksud untuk mengemukakan bahwa kepemimpinan memiliki pengaruh kuat agar kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan baik. Pendapat Griffin ini sejalan dengan James AF Stoner yang menempatkan fungsi leading sebagai ganti dari directing. 

Selain planing, organizing, directing, dan controlling, Sekalipun para ahli manajemen tersebut memiliki perbedaan pandangan dalam melihat fungsi-fungsi manajemen, akan tetapi esensinya tetap sama, bahwa:

Manajemen terdiri dari berbagai proses yang terdiri dari tahapan-tahapan tertentu yang berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi. 

Setiap tahapan memiliki keterkaitan satu sama lain dalam pencapaian tujuan organisasi.