Efektifitas Komunikasi Organisasi Dan Peningkatan Kepuasan Kerja

Efektifitas Komunikasi Organisasi Dan Peningkatan Kepuasan Kerja

Setiap orang yang bekerja, tentunya tidk hanya menginginkan terpenuhinya gaji dan karier yang bagus, tetapi juga untuk memenuhi kebutuhan akan kenyamanan di dalam berinteraksi dan bergaul dengan sesama rekan kerja. Pegawai yang memiliki rekan kerja yang ramah dan mendukung, akan mengantarkan mereka pada hasil kerja yang baik pula. Apabila semua kebutuhan tersebut dapat terpenuhi berarti pekerjaan yang digeluti dapat memberikan rasa kepuasan bagi dirinya. Namun sebaliknya jika kebutuhan tidak terpenuhi dengan baik, maka orang tersebut merasakan pekerjaan tidak memberikan kepuasan dalam hidupnya.

Dewasa ini dinamika organisasi berkembang dengan sangat cepat dan begitu canggih. Organisasi harus mampu bersaing dan berani tampil untuk memenangkan persaingan pasar yang semakin ketat. Untuk itu diperlukan pengelolaan organisasi yang baik dan benar dengan mengoptimalkan segala sumber daya yang dimiliki, terutama sumber daya manusianya. Manusia merupakan sumber daya yang terpenting dalam sebuah oragnisasi karena aktivitas dan tujuan yang ingin dicapai organisasi, semua tidak bisa lepas dari peran sumber daya manusia. Manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap aktivitas organisasi, karena manusia menjadi perencana, pelaku dan penentu terwujudnya tujuan organisasi.

Kualitas kerja akan sangat mempengaruhi roda organisasi dalam meningkatkan produktifitas dan budaya kerja yang sehat. Peningkatan kualitas kerja dapat dilakukan dengan membangun komunikasi organisasi yang baik. Efektivitas komunikasi organisasi yang ada di perusahaan atau instansi, diharapkan akan mampu memberikan pengaruh terhadap kepuasan kerja. Adanya komunikasi yang sehat dan baik antara sub kerja yang satu dengan yang lain, diharapkan akan turut membantu pencapaian kepuasan kerja pegawai di dalam organisasi. Dengan adanya keterbukaan dan pengertian maka pegawai akan merasa lebih akrab dan dapat dijadikan sebagai teman diskusi. Untuk itulah pencapaian kepuasan kerja yang baik dalam sebuah organisasi diharapkan akan mampu bersaing dan tampil sebagai ciri yang mandiri, serta mampu memenangkan persaingan harus diperhatikan.

Tujuan organisasi akan dapat tercapai apabila kerjasama diantara para pelaku organisasi berjalan dengan lancar. Seorang pemimpin atau atasan tidak akan dapat mengendalikan suatu organisasi tanpa adanya kerjasama yang baik dengan bawahannya, hal ini dikarenakan operasionalisasi pekerjaan adalah tugas dari para pegawai. Dalam memberikan tugasnya seorang pemimpin atau atasan terkadang menghadapi berbagai tingkah laku pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Diantaranya pegawai yang cepat tanggap dalam melaksanakan tugasnya, pegawai yang tidak mau atau tidak bisa melaksanakan pekerjaannya, dan pegawai yang acuh dalam menyelesaikan pekerjaannya. Berdasarkan tingkah laku pegawai tersebut, maka setiap pemimpin atau atasan akan selalu berusaha agar para pegawai dapat menyelesaikan tugasnya dengan baik, sesuai dengan yang diharapkan oleh organisasi.

Untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi dibutuhkan sumber daya manusia dengan ketrampilan yang handal dan loyal, maka tentunya harus mendapatkan perhatian secara berkesinambungan baik aspek pembinaan materiil maupun non materiil. Perusahaan atau organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk suatu kepentingan bisnis, profesi, sosial dan berbagai macam keperluan lainnya. Mereka bekerja sama melakukan berbagai kegiatan organisasional yang ada dalam suatu organisasi diantaranya untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai, menyusun rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya, memperlancar pelaksanaan rencana kerja, termasuk menyusun peraturan, mengambil keputusan dan berhubungan dengan berbagai pihak serta memonitor kinerja organisasi atau bisnis perusahaan. Untuk menjalankan tugas-tugas tersebut, mereka beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi. Bahkan lebih dari 70% hari kerja para eksekutif dan staf perusahaan atau organisasi dipergunakan untuk melakukan kegiatan komunikasi. Sehingga komunikasi yang efektif menjadi faktor yang penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi baik organisasi bisnis maupun non bisnis. 

1. Efektifitas Komunikasi Organisasi

Menurut Hasan Syadily dalam Ensiklopedi Indonesia, secara terminologi efektivitas berarti menunjukkan taraf tercapainya suatu tujuan, suatu usaha dikatakan efektif kalau usaha itu mencapai tujuannya. Jadi, jika seseorang melakukan perbuatan dengan tujuan tertentu, maka orang tersebut dikatakan efektif apabila sasaran atau tujuan dapat tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Dengan kata lain, sesuatu disebut efektif apabila proses kegiatan itu waktunya singkat, tenaga sedikit, hemat biaya, tetapi hasilnya sesuai dengan target.

Komunikasi penting bagi organisasi dan informasi penting bagi komunikasi yang efektif. Seseorang yang mengendalikan informasi akan mengendalikan kekuatan organisasi. Struktur organisasi ditentukan oleh keefektifan komunikasi. Ketika organisasi diharuskan mencapai tujuan, maka anggota-anggota yang berada dalam strukturnya akan bekerja sesuai dengan jabatan dan fungsinya untuk mencapai tujuan dimaksud. Setiap struktur saling melengkapi dan mempengaruhi antara satu dengan lainnya. Konsekuensinya, angggota-anggota di dalamnya akan saling berhubungan melalui metode-metode pencapaian tujuan. Dengan demikian, anggota-anggota organisasi tersusun ke dalam sistem yang saling berhubungan yang mampu menginterpretasikan pesan, baik yang datang dari anggota kelompok/organisai itu sendiri maupun yang datang dari luar, atau mampu mengkomunikasikan sesuatu kepada siapa dan dengan cara apa. 

Wayne Pace, mendefinisikan komunikasi organisasi menjadi 2 bagian yaitu : 1) Definisi fungsional komunikasi organisasi, Komunikasi organisasi didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi tertentu. Suatu organiisasi terdiri diri unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarki antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi organisasi terjadi setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisiasi menafsirkan suatu pertunjukan. Sistem komunikasi organisasi menyangkut pertunjukan dan penafsiran pesan di antara individu-individu pada saat yang sama yang memiliki jenis-jenis hubungan berlainan yang menghubungkan mereka. Mereka mempunyai gaya berlainan dalam komunikasi, yang mempersepsi iklim komunikasi berbeda, yang mempunyai tingkat kepuasan berbeda dan tingkat kecukupan informasi yang berbeda pula, dan metode komunikasi yang berbeda dalam jaringan yang berbeda. 2) Definisi interpretif komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi organisasi adalah “perilaku pengorganisasian” yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertransaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Makna muncul dan berkembang dalam interaksi yang berlangsung. Hubungan antara para peserta, juga konteksnya, akan menentukan apa makna kata-kata yang bersangkutan. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual. 

Conrad (dalam Tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasikan tiga komunikasi organisasi sebagai berikut: fungsi perintah; fungsi relasional; fungsi manajemen ambigu. 

1. Fungsi perintah berkenaan dengan angota-anggota organisasi mempunyai hak dan kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi diantara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut. 

2. Fungsi relasional berkenaan dengan komunikasi memperbolehkan anggota-anggota menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota organisasi lain. Hubungan dalam pekerjaan mempengaruhi kenirja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara. Misal: kepuasan kerja; aliran komunikasi ke bawah maupun ke atas dalam hirarkhi organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan antarpersona yang baik lebih terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dlakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih memacu konflik, kurang ditaati, dsb. 

3. Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal: motivasi berganda muncul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi, demikian juga diri sendiri; tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam organisasi. Anggota berbicara satu dengan lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama. 

Komunikasi dalam organisasi dapat terjadi dalam bentuk kata-kata yang ditulis atau diucapkan, gesture, atau simbol visual, yang menghasilkan perubahan tingkah laku di dalam organisasi, baik antara manajer-manajer, karyawan-karyawan, dan asosiasi yang terlibat dalam pemberian ataupun mentransfer komunikasi. Hasil akhirnya adalah pertukaran informasi dan pengiriman makna atau proses aktivitas komunikasi dalam organisasi.

2. Kepuasan Kerja

Menurut Lunthans (1995: 126), yang dikutip (dalam Suratman, 2003: 166) “kepuasan kerja adalah suatu keadaan emosi yang menyenangkan atau positif sebagai akibat dari pengalaman atau penilaian kerja seseorang”. 

Menurut Handoko (2003: 193) “kepuasan kerja atau job satisfaction adalah keadaan emosional yang menyenangkan atau tidak menyenangkan para karyawan dalam memandang pekerjaannya”. Menurut Ivancevich dan Matteson (1999: 243) berpendapat bahwa: “Pengertian kepuasan kerja dilihat dari sisi harapan karyawan adalah suatu hasil yang mungkin diperoleh dari perilaku kerja, merupakan hal yang berharga untuk pengembangan kepuasan kerja itu sendiri, dan pengaruhnya terhadap rasa percaya diri dan memupuk kebiasaan-kebiasaan seperti motivasi dan perilaku”.

Menurut Ivancevich dan Matteson (1999: 245) ada beberapa hal yang seharusnya dimengerti tentang kepuasan kerja, hal tersebut adalah:

1) Kepuasan kerja adalah suatu sikap hal-hal yang terkait dengan sikap atas suatu pekerjaan atau lingkungan kerja. Dapat pula diartikan sebagai hal-hal yang terkait pada beberapa dimensi pekerjaan seperti gaji dan supervisi.

2) Kepuasan kerja biasa dijadikan dasar pembanding antara hal yang diinginkan atau hal yang diharapkan dari suatu pekerjaan dan apa yang sesungguhnya dialami. Dapat juga menjadi dasar perbandingan antara pekerjaan yang sedang dilakukan oleh seseorang dengan alternatif yang lebih baik yang mungkin dilakukannya dimasa selanjutnya.

3) Kepuasan kerja bersifat multidimensional yang di bentuk atas beberapa sumber seperti penggajian, pekerjaan, kesempatan promosi, supervisi dan rekan kerja. 

Walaupun diatas telah diungkapkan bahwa kepuasan kerja berkaitan dengan pekerjaan, dalam kenyataan kepuasan kerja bukan semata-mata dipengaruhi oleh pekerjaan, ada hal-hal lain yang mempengaruhi kepuasan kerja. Kepuasan kerja berpangkal dari beberapa aspek kerja seperti upah, kesempatan promosi, penyelia (supervisor) dan rekan kerja.

Dari definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa kepuasan kerja adalah suatu perasaan atau ekspresi sikap yang positif atas pekerjaan yang dilakukan, sehingga mereka terpacu untuk mengerahkan segala sumber daya yang dimiliki dalam rangka memenuhi tugas dan tanggung jawabnya. Dengan demikian, bahwa keberhasilan dari pengelolaan sumber-sumber stres kerja dan kepuasan kerja dapat mempengaruhi tingkat produktifitas maupun prestasi kerja individu dan organisasi secara keseluruhan.

3. Hubungan Komunikasi Organisasi Dan Kepuasan Kerja

Dalam era dewasa ini hampir semua ruang lingkup kehidupan memerlukan komunikasi. Komunikasi erat kaitannya dengan teknologi yang membuat komunikasi antar negara maupun antar kota semakin mudah, maju dan cepat. Hal ini tampak dimana komunikasi memegang peranan yang sangat penting disemua sektor. Pada organisasi atau instansi misalnya, komunikasi sangat diperlukan dalam rangka mencapai tujuan. Organisasi atau instansi biasanya menggunakan alat-alat yang mutakhir sebagai sarana untuk mendukung komunikasi yang lebih baik. Akan tetapi semua itu masih belum dapat menjamin bahwa komunikasi yang terjadi dalam organisasi atau instansi tersebut telah dilaksananakan dengan baik. Dengan kata lain masih dapat terjadi salah pengertian (miss communication) antara bawahan dengan atasan. Oleh karena itu faktor yang paling penting adalah dapat diciptakannya jalinan pengertian antara komunikator (pengirim pesan) dengan komunikan (penerima pesan) didalam berkomunikasi, sedangkan alat-alat mutakhir tersebut hanya sebagai alat atau media bantu untuk memperlancar jalannya komunikasi saja.

Komunikasi merupakan proses yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi, karena komunikasi dari atasan ke bawahan mempunyai efek terhadap kepuasan kerja pegawai atau bawahan. Pendapat ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Nitisemito (2002:10), proses komunikasi yang dilakukan dalam organisasi dari atasan ke bawahan memiliki pengaruh terhadap kepuasan kerja karyawan. Hal ini dikarenakan seorang pemimpin (atasan) yang mampu menyampaikan informasi dengan komunikasi yang baik akan mudah dimengerti dan mendapat tanggapan yang positif guna memacu pencapaian kepuasan kerja bagi bawahan (pegawai).

Melalui komunikasi, atasan dapat menyampaikan berbagai hal yang harus diketahui dan dikerjakan oleh bawahan agar bawahan menjadi lebih jelas tentang segala informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaannya, sehingga bawahan akan bekerja lebih baik dan dapat meminimalkan kesalahan yang mungkin dapat terjadi selama bekerja, serta pada akhirnya kepuasan kerja pegawai akan meningkat.

Menurut Purwanto (2002:24), bahwa walaupun bawahan memiliki potensi dan motivasi untuk berprestasi kerja baik namun masalah dalam komunikasi dari atasan ke bawahan dapat menghalanginya dikarenakan ketidakmampuan atasan dalam mempengaruhi dan memberikan penjelasan kepada bawahan mengenai beberapa hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan informasi-informasi lain yang dapat mendukung bawahan untuk bekerja lebih baik. Kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi (komunikasi) salah satunya mampu meningkatkan kepuasan kerja.

Suranto (2006) berpendapat, perkantoran yang berfungsi baik, ditandai oleh adanya kerjasama secara sinergis dan harmonis dari berbagai komponen. Senantiasa terjadi komunikasi, kerjasama, saling koreksi, dan terdapat system pembagian tugas antar komponen tersebut. Suatu perkantoran dikonstruksi dan dipelihara dengan komunikasi. Artinya, ketika proses komunikasi antar komponen tersebut dapat diselenggarakan secara harmonis, maka perkantoran tersebut semakin kokoh dan kepuasan kerja pegawai akan mengalami peningkatan yang mana akan berdampak pada peningkatan kinerja perkantoran yang dihasilkan.

Untuk itu efektivitas komunikasi organisasi yang ada di perusahaan atau instansi, diharapkan akan mampu memberikan pengaruh terhadap tingkat kepuasan kerja pegawai. Adanya komunikasi yang sehat dan baik antara sub kerja yang satu dengan yang lain, diharapkan akan turut membantu peningkatan kepuasan kerja pegawai di perusahaan atau instansi. Dengan adanya keterbukaan dan pengertian maka pegawai akan merasa lebih akrab dan dapat dijadikan sebagai teman diskusi. Setiap individu dalam bekerja tidak hanya menginginkan sekedar gaji dan prestasi, tetapi bekerja merupakan pemenuhan kebutuhan akan interaksi sosial. Pegawai yang memiliki rekan kerja yang ramah dan mendukung, akan mengantarkan mereka pada hasil kerja yang baik pula. Efektivitas komunikasi organisasi dapatlah diartikan sebagai keberhasilan komunikasi antara atasan dengan para bawahannya (pegawai).

Menurut Nitisemito (2002:10), proses komunikasi yang dilakukan dalam organisasi dari atasan ke bawahan memiliki pengaruh terhadap kepuasan kerja karyawan. Hal ini dikarenakan seorang pemimpin (atasan) yang mampu menyampaikan informasi dengan komunikasi yang baik akan mudah dimengerti dan mendapat tanggapan yang positif guna mencapai kepuasan kerja bagi bawahan (pegawai). Komunikasi adalah sendi dasar terjadinya sebuah interaksi sosial, antara yang satu dengan yang lain saling tolong menolong, saling memberi dan menerima, saling ketergantungan. Intinya bahwa dengan berkomunikasi akan terjadi kesepahaman atau adanya saling pengertian antara satu dengan yang lain (Nitisemito, 2002:12). Sama halnya dengan pernafasan, komunikasi kita anggap sebagai hal yang otomatis terjadi begitu saja, sehingga kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya dengan efektif.

Pelaksanaan proses efektifitas komunikasi Atasan ke Bawahan yang dilakukan manusia di dalam organisasi di dalam instansi nantinya akan dapat mempengaruhi kepuasan kerja pegawai. Dalam kehidupan organisasi profit maupun nonprofit, kepuasan kerja digunakan sebagai dasar ukuran tingkat kematangan organisasi. Salah satu gejala yang menyebabkan kurang baiknya kondisi kerja suatu organisasi adalah rendahnya kepuasan kerja. Sebaliknya bila kepuasan kerja yang tinggi merupakan tanda bahwa organisasi dikelola dengan baik dan pada dasarnya merupakan hasil dari manajemen yang efektif. Kepuasan kerja timbul sebagai respon efektif atau emosional terhadap berbagai aspek pekerjaan. Ketidakpuasan kerja akan menimbulkan sikap yang acuh tak acuh seorang pekerja terhadap apa yang terjadi pada organisasi atau perusahaannya. 

Pihak manajemen organisasi harus senantiasa memantau kepuasan kerja karyawan atau pegawainya, karena hal ini mempengaruhi tingkat absensi, perputaran tenaga kerja, semangat kerja keluhan-keluhan dan masalah-masalah personalia vital lainnya. Kepuasan kerja seseorang berpengaruh terhadap kinerja yang dimilikinya, karena karyawan atau pegawai yang mendapatkan kepuasan kerja akan menjalankan pekerjaannya dengan lebih baik. 

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja pegawai. Salah satunya adalah pelaksanaan hubungan kerja yang baik antara atasan dan bawahannya. Faktor manusia memegang peranan penting dalam mewujudkan peningkatan produktivitas. Apabila faktor manusia kurang berperan dalam aktivitas instansi maka hal tersebut dapat menghambat kelancaran operasional kerja, sebagai akibatnya produktivitas pegawai akan menurun. Agar kegiatan operasional dapat berjalan dengan baik dan lancar, maka instansi perlu lebih memperhatikan pada hubungan kemanusiaan (human relationship), yaitu integrasi dari pegawai kedalam suasana kerja yang sedemikian rupa, dengan tujuan untuk mendorong pegawai bekerja secara produktif, dan untuk mencapai kepuasan pribadi dalam menjalankan pekerjaannya.

Tingkat kepuasan seorang karyawan atau pegawai yang rendah dapat mengakibatkan ketidak-lancaran instansi atau organisasi dalam proses produksi yang dikarenakan tingginya tingkat keterlambatan dan kemangkiran, serta tingginya tingkat keluar masuknya karyawan. Sebaliknya orang yang memperoleh kepuasan kerja akan dapat menimbulkan motivasi diri untuk mencapai prestasi yang lebih besar. Hal terserbut penting bagi suatu instansi karena produktivitas atau prestasi instansi atau organisasi pada umumnya tidak terlepas dari tindakan-tindakan dan prestasi kerja para pegawainya. 

Komunikasi dirasakan sangat penting dalam segala aspek kehidupan. Komunikasi meningkatkan keharmonisan kerja dalam perkantoran. Sebaliknya apabila komunikasi tidak efektif, maka koordinasi akan terganggu. Akibatnya adalah disharmonisasi yang akan mengganggu proses pencapaian target dan tujuan organisasi atau instansi. Dalam sebuah organisasi atau instansi membutuhkan koordinasi antara satu dengan yang lain agar tercipta adanya keharmonisan, saling pengertian, kesepahaman antara sub kerja yang satu dengan yang lainnya. Karena pada dasarnya organisasi dibangun atas dasar interaksi antara satu orang dengan orang lain. Jika kerjasama dalam kelompok dapat terselenggara dengan baik, maka tujuan dari sebuah kelompok (organisasi) akan cepat terwujud, namun jika terdapat distorsi dalam kerjasama tersebut, maka tujuan yang ingin dicapai akan terasa lebih sulit.

Perkantoran yang berfungsi baik, ditandai oleh adanya kerjasama secara sinergis dan harmonis dari berbagai komponen. Senantiasa terjadi komunikasi, kerjasama, saling koreksi, dan terdapat system pembagian tugas antar komponen tersebut. Suatu perkantoran dikonstruksi dan dipelihara dengan komunikasi. Artinya, ketika proses komunikasi antar komponen tersebut dapat diselenggarakan secara harmonis, maka perkantoran tersebut semakin kokoh dan kinerja perkantoran akan meningkat.