Berkolaborasi dan Berkomunikasi Efektif pada Enterprise Projects

Berkolaborasi dan Berkomunikasi Efektif pada Enterprise Projects 

Pada saat ini, ada banyak kendala atau kesulitan dalam mengelola manajemen proyek terkait dengan kolaborasi dan komunikasi antara anggota tim proyek dan juga dengan pihak manajemen.

Kendala yang dihadapi pada kebanyakan tim proyek adalah sebagai berikut:

• Terpisahnya anggota tim proyek oleh jarak dan struktur organisasi dapat menyebabkan kesalahpahaman, kehilangan produktivitas, redundansi informasi/data, jika tidak ada sistem yang menunjang konektivitas di antara anggota tim proyek. 
• Partisipasi yang rendah dari anggota tim proyek pada keseluruhan proses manajemen proyek. 
• Kesulitan mencari dan menyortir informasi/data yang relevant dengan proyek dari sekian banyak informasi/data yang ada di sekitar organisasi untuk meningkatkan efisiensi proyek. 
• Kesulitan untuk dapat saling berbagi informasi/data antar anggota tim proyek. 

Kendala-kendala di atas dapat menjadi faktor penentu suatu proyek bisa terlambat selesainya (tertunda) dan juga bisa membengkaknya anggaran dana proyek tersebut.

Supaya dapat tercapainya sukses suatu proyek, faktor proses komunikasi yang efektif dapat membuat anggota tim proyek melakukan aktivitas secara berkolaborasi sebagai berikut:

• Berbagi informasi/data 
• Berkerjasama antar anggota tim proyek untuk menyelesaikan tugas dan deliverable proyek 
• Menanggapi secara cepat jika terjadi perubahan selama proyek berjalan (change management) 

Dilihat dari sisi lain, untuk dapat berkolaborasi secara tepat dan benar, komunikasi yang efektif sendiri harus dilakukan secara teratur dan pada semua level. Suatu proyek dapat menyimpang bila komunikasi yang efektif tidak berjalan baik antara manajer proyek, anggota tim proyek dan pihak manajemen sendiri.

Kesuksean dari semua proyek yang sedang atau akan berjalan tergantung kemampuang suatu organisasi untuk saling berbagi informasi/data proyek secara cepat dan mudah. 

Kolabarasi dalam kaitannya dengan manajemen proyek didefinisikan sebagai akses yang terpusat ke sumber informasi proyek dan sumber daya proyek yang dapat memudahkan berbagi pengetahuan (knowledge) antara semua level di dalam organisasi. Komunikasi didefinisikan sebagai kemampuan untuk secara terus menerus dan berinteraksi secara cepat antara semua level di dalam organisasi sehingga proyek dapat berjalan dengan sukses.

Berkolaborasi dan berkomunikasi secara tepat dan benar membutuhkan dukungan dan komitmen mulai dari manajer proyek, anggota tim proyek dan pihak manajemen secara keseluruhan. Aplikasi yang terotomatisasi dapat mempermudah berbagi pengetahuan (knowledge) dan informasi/data di semua level organisasi.

Microsoft, melalui produk Office-nya, menawarkan Microsoft Office Enterprise Project Management (selanjutnya disingkat EPM) 2007, untuk memfasilitasi berkolaborasi dan berkomunikasi efektif. Microsot Office EPM 2007 adalah suatu alat (tool) bantu yang membantu dan menunjang semua level organisasi untuk: merencanakan, mengelola dan mengontrol proyek, program dan portfolio. Microsoft Office EPM 2007 didesain untuk dapat diimplementasikan pada semua tipe organisasi untuk dapat membantu semua level organisasi berkolaborasi dan berkomunikasi pada semua proyek. 

Solusi yang ditawarkan Microsoft Office EPM 2007 adalah kolaborasi proyek yang handal dan berbagi pengetahuan (knowledge) sehingga dapat: melihat, memperbaharui dan menganalisa informasi/data semua proyek.

Fitur-fitur utama yang didapat dari Microsoft Office EPM 2007 dalam kaitannya dengan kolaborasi dan komunikasi adalah sebagai berikut:

• Informasi/data yang relevan dapat diakses dengan mudah 
• Produktivitas meningkat melalui proses otomatisasi sehingga dapat dengan mudah untuk terus saling terhubung 
• Partisipasi dari semua level organisasi dapat ditingkatkan sehingga ‘performance’ suatu proyek dapat ditingkatkan dan diperbaiki 
• Integrasi dengan aplikasi Office System yang lain untuk berbagi informasi/data yang relevant, berkolaborasi dan berkomunikasi 

Ada dua komponen utama dalam Microsoft Office EPM 2007 untuk berkolaborasi dan berkomunikasi, yaitu: Project Professional 2007 dan Project Web Access 2007. Project Professional 2007 hanya bisa digunakan oleh user dengan role/level Manajer Proyek (Project Manager) dan Manajer Sumber Daya (Resource Manager). Project Web Access 2007 dapat diakses oleh semua role/level. 

Dengan Project Professional 2007 ini manajer proyek selain dapat membuat rencana proyek (project plan) dan sumber daya (resource plan), dapat juga:

• Membuat suatu Project Workspace secara otomatis setelah mem-‘publish’ rencana proyek (project plan) ke Project Server 2007. Project Workspace ini akan digunakan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi antar manajer proyek dan anggota tim proyek. 
• Membuat notifikasi otomatis ke anggota tim proyek lewat e-mail terkait dengan tugas (task) yang sudah ditujukan (assigned) ke masing-masing anggota tim proyek. 
• Meminta informasi/data kemajuan (progress) semua tugas proyek dari masing-masing anggota tim proyek. 
• Membuat, memperbaharui dan mengelola informasi/data yang ada di Project Professional 2007. 

Melalui Project Web Access 2007 inilah masing-masing role/level dapat melakukan aktivitas sebagai berikut:

• Anggota tim proyek (Team Members): memperbahurui status tugas, membuat dokumentasi. membuat/memperbahurui isu dan risiko suatu tugas bila ada. 
• Manajer Proyek (Project Managers): menganalisa dan mengontrol proyek, menyetujui status suatu tugas yang dikirim oleh anggota tim proyek 
• Manajer Sumber Daya (Resource Managers): dapat membuat dan memperbaharui informasi/data mengenai sumber daya (resource manager) pada organisasi. Selain menggunakan Project Web Access 2007, manajer sumber daya (resource manager) dapat melakukan tugasnya dengan menggunakan Project Professional 2007. 
• Manajemen (Executive, Stakeholders, Portfolio Managers): melihat dan menganalisa informasi/data yang relevant dengan proyek, program dan portfolio serta mengambil keputusan yang cepat dan tepat berdasarkan analisa informasi/data yang diperoleh dari Project Web Access 2007. 

Lebih lanjut lagi, antara Manajer Proyek (Project Manager) dan Anggota Tim Proyek (Team Members) dapat berkolaborasi dan berkomunikasi efektif memakai alat (tool) yang ada di Project Web Access 2007, yaitu:

• Project Center: berisi informasi/data tentang semua proyek yang sedang atau pun telah berjalan. Seorang manajer proyek (Project Manager) hanya dapat melihat proyek-proyeknya saja tanpa dapat melihat proyek-proyek yang tidak ditanganinya. Pada Project Center ini, seorang manajer proyek dapat menganalisa secara keseluruhan proyek-proyek yang ditanganinya. 
• Project Details: berisi informasi/data lebih detil mengenai suatu proyek. Interface atau ‘Look and Feel’-nya hampir sama dengan bila mengguanakan Project Professional 2007. Pada Project Details ini, seorang manajer proyek dapat menganalisa semua tugas proyek (task) secara keseluruhan. 
• Project Workspaces: merupakan suatu site tersendiri yang berisi informasi/data yang relevan dengan suatu proyek, termasuk informasi/data semua tugas proyek (task) proyek tersebut dalam bentuk ‘Gantt-Chart’. Pada Project Workspace inilah sebenarnya manajer proyek dan anggota tim proyek benar-benar melakukan kolaborasi dan komunikasi yang efektif. Di dalam Project Workspace terdapat Shared Documents (untuk berbagi dokumen pendukung proyek), Kalendar (Calendar) yang dapat menampung aktivitas rapat, perjanjian, alert dan warning selama proyek berjalan. 
• Task Assignments dan Timesheet: anggota tim proyek dapat melihat dan memperbaharui informasi/data (update) tugas yang telah diberikan ke mereka melalui Project Web Access 2007. Tugas-tugas (task) yang diperbahurui informasi/dataya dari berbagai proyek (bila ada satu anggota tim proyek yang juga menangani proyek yang lain) dapat disatukan dalam suatu manajemen Time Sheet. Ini akan berguna untuk pihak Departemen Sumber Daya Manusia (HR) untuk memantau absensi dan juga bagi bagian Payroll untuk menghitung penggajian serta untuk melakukan ‘charging’ biaya dari beberapa tugas proyek (billable task/project) ke pihak lain. 
• Issues and Risk Management: isu-isu dan risiko yang mungkin terjadi selama proyek berjalan dapat dikelola secara tepat dan benar oleh manajer proyek dan anggota tim proyek. 
• Status Reports: Laporan dapat pula dibuat pada Project Web Access 2007. Laporan ini merupakan laporan konsolidasi dari semua proyek yang ditangani oleh masing-masing manajer proyek dan anggota tim proyek. 

Microsoft Office EPM 2007 dapat pula berintegrasi dengan produk Office lainnya, yang dapat lebih menunjang semua role/level untuk berkolaborasi dan berkomunikasi efektif pada semua proyek, seperti: 

• Outook: tugas (task) proyek dapat disinkronisasikan sebagai ‘task’ Outook. Sehingga anggota tim proyek (Team Members) bisa juga memperbaharui (update) tugas mereka lewat Outook. Begitu juga dengan Time Sheet bisa diperbahurui lewat ‘task’ Outlook. Kalender yang terdapat dalam Project Worskpace, bisa diakses dan disinkronisasikan ke dalam Kalender Outlook. 
• SharePoint Server: memudahkan pengguna Project Web Access 2007, untuk bisa ke SharePoint Server 2007 untuk mengakses informasi/data yang non-proyek tanpa harus perlu membuka dahulu link ke SharePoint Server 2007. 
• Communicator: pada Project Workspace terdapat satu jendela (webpart) berisi informasi siapa saja sumber daya manusia (man resource) yang terlibat dalam proyek. Bila dikombinasikan dengan Office Communications Server 2007 dan Communicator 2007, maka akan terlihat siapa anggota tim proyek yang sedang online. Anggota tim proyek yang sedang online ini akan bisa kita ajak untuk: chatting, rapat (meeting) ataupun bisa langsung telepon (bila terintegrasi dengan VOIP-IP PABX). 
• Live Meeting: pada Workspace: pada Project Workspace terdapat fitur Kalender (Calendar) untuk melakukan aktivitas yang menunjang proyek seperti: perjanjian (appointment), rapat (meeting), alert atau warning. Bila dikombinasikan dengan Office Communications Server 2007 dan Live Meeting 2007, maka rapat secara online (online meeting) pun dapat dilakukan seperti: Audio/Video Conference, Digital Shared Whiteboard atau berbagi (share) Presentasi ke anggota tim proyek yang lain. 

Akhir kata, berkolaborasi dan berkomunikasi efektif menggunakan Microsoft Office EPM 2007 suatu organisasi akan mendapatkan keuntungan, yaitu:

• Proyek lebih terkelola (managable) 
• Proyek lebih dapat dilacak (tracking) 
• Sumber Daya (resource) dapat lebih dikelola dan dipantau ketersediaanya (resource availability) 
• Informasi/data pendukung atau yang relevan dengan proyek dapat dipusatkan (centralized) dalam satu repository (Shared Documents) 
• Komunikasi yang efektif dapat dilakukan secara terus menerus antara semua level organisasi (continous effective communication)